在企業檔案管理中推行精細化管理

楊淑芳

摘 要：企業檔案管理工作是企業管理中重要組成部分，企業檔案管理的內容是將企業活動中所需要的零散的、分散的、雜亂的文件通過管理、分類歸檔、整合等方式將企業檔案制度化、秩序化、標準化，目前我國企業檔案管理工作中存在制度不健全不完善、管理人員素質低等問題，影響了企業的正常管理工作。在企業檔案管理中推行精細化有利于提高企業檔案管理的水平，規范企業檔案管理工作。

關鍵詞：企業檔案；管理；精細化

前言

精細化的概念最早是由日本在20世紀50年代提出的，精細化管理以常規管理為基礎，最大可能的減少資源的消耗，降低管理成本，提高經濟效益，精細化管理是經濟發展到一定階段的必然要求，在企業檔案管理中推行精細化管理可以減少不必要的損耗，最大可能的提高工作效率。檔案管理的精細化可以為企業領導決策提供科學的信息，為企業的發展指引正確的方向，促進企業經濟效益的提高。本文首先介紹了企業檔案管理精細化的內涵和特點并介紹了在企業檔案管理中推行精細化管理的途徑。

1企業檔案精細化管理的內涵與特點

1.1企業檔案精細化管理的內涵

精細化管理是一種區別于傳統管理模式的新型管理模式，基本內涵可以概括為4個字“精、準、細、嚴”。精是指精益求精，準是指保證工作內容準確無誤，細是指細致不要出現誤差，嚴即指對自己工作嚴格也指公司要求嚴格。在企業檔案管理中推行精細化管理，可以充分發揮企業的引領作用，充分調動員工的積極性，促進企業提高經濟性，促進企業更好的發展。

1.2企業檔案精細化管理的特點

計算機技術的飛速發展為精細化管理創造了條件，實現了檔案管理的信息化，使檔案管理更加細致化、準確化。目前檔案管理已實現檔案管理自動化、檔案管理數字化，促進了企業管理水平的提高。與傳統的管理模式相比，精細化管理最大的特點是重視細節、重視過程、重視落實、重視效果，力求做到精益求精，調動檔案管理人員的積極性，提高企業的工作效率，提升企業的經濟效益。

2在企業檔案管理中推行精細化管理的方法

2.1管理理念精細化

目前我們對企業檔案管理工作的認識度還不夠，并沒有深刻的認識到企業檔案管理精細化的重要性，企業并沒有成立專門的部門機構去管理檔案，企業檔案管理工作中普遍存在著資金不充足的情況，影響了企業檔案管理工作的正常開展。企業的領導要重視企業檔案管理工作，制定相關政策，撥發足夠的資金，企業領導既要注重思想工作，又要組織相關的實踐活動。目前檔案管理正不斷著朝著信息化、數字化的方向發展，這是經濟發展到一定階段的必然結果。企業領導必須重視企業檔案管理的工作，找尋過往工作中的不足，從實際工作中找尋經驗，發揮檔案信息的自身作用。

2.2管理體制精細化

檔案管理普遍還存在著一個問題是檔案管理體制不健全，管理水平低，檔案管理部門沒有發揮應有的作用，企業檔案管理部門并沒有納入企業的發展中，檔案管理部門有名無實，檔案管理部門所管理的檔案混亂、不易查詢，無法為決策提供正確的信息。體制健全良好是促進檔案管理工作發展的重要保證，企業必須創新企業檔案管理體制，提高檔案管理工作的效率，促進檔案管理信息化、數字化，企業要改變以往紙質版單一的檔案信息的管理，運用現代的信息技術計算機技術，將檔案信息數字化，并且做到將企業檔案信息紙質化與數字化同時發展，為企業發展提供準確的信息，提高企業的經濟效益。

2.3檔案信息精細化

目前企業雖然成立了檔案信息管理部門，但檔案信息管理部門的職能卻沒有得到應有的發揮。檔案室雖然做到了將信息記錄保存，但卻沒有做到合理的歸檔，造成了檔案信息管理不夠制度化、規范化、合理化。企業員工查詢資料困難、不方便，增加了工作量。此外檔案信息中不僅包括文字記錄，還包含相關照片、錄音內容等。隨著社會的飛速發展，可持續發展已經是國家發展、社會發展的一個新命題，企業要用科學的態度看待這一問題，企業應該組織建立自己的區域網，將資源信息進行統一的整合，真正的做到一體化管理、信息化管理。

2.4檔案人員精細化

我國企業普遍存在著檔案管理人員素質低、能力低下的問題，根本原因是我國沒有對檔案管理工作給予足夠的重視，沒有認識到檔案管理工作對企業發展的重要性。我國現階段的企業檔案管理人員工作積極性不高。為促進企業工作效率的提高，企業經濟效益的提高，企業應提高工作人員的素質，招聘高素質的檔案管理人員，組織相關的講座，建立獎勵機制，調動員工工作的積極性，建立相關的考核制度，考察員工的工作能力，加強員工的責任感。

3總結

目前我們所處的時代，社會發展逐漸復雜，經濟發展逐漸加快，精細化管理是社會經濟發展的必然趨勢，我們要重視企業檔案精細化管理這個問題，建立企業的區域化網絡，實現檔案管理的信息化、數字化，培養企業員工對工作的責任感，增加員工對檔案管理的意識，促進企業更好的發展。

參考文獻

[1]楊南雁.企業檔案精細化管理的措施探討[J].企業改革與管理，2015（19）：29-30.

[2]王巍.關于企業檔案管理精細化的探討[J].辦公自動化，2016，21（23）：51-55+59.

[3]王瑾.企業檔案精細化管理的實踐與探索[J].浙江檔案，2012（06）：54-55.

[4]潘新嬌.淺談企業檔案精細化管理方略[J].辦公室業務，2016（15）：125.

[5]謝秀麗.關于提升企業檔案管理工作質量的思考[J].當代經濟，2018（06）：114-116.

（作者單位：浙江大唐國際紹興江濱熱電有限責任公司）