淺論高校院系辦公室職能的提升

摘 要：院系辦公室在高校中的樞紐和窗口作用不容忽視，院系辦公室是高校中各學院自主開展教學、科研等工作的樞紐，其運營的好壞與職能的發揮關系到整個院系的形象和高校的整體效能。因此，提升高校院系辦公室的職能是高校有條不紊運行的必然趨勢，應充分關照如下幾個方面的能力提升：一是加強業務人員的政治覺悟和理論素養；二是明確院系辦公室人員的工作范圍；三是提升辦公室工作人員的業務水平；四是建立獎懲機制，充分調動業務人員的主觀能動性，積極為院系辦公室工作貢獻力量。

關鍵詞：高校；院系辦公室；職能提升

高效的發揮高校院系辦公室的作用，在高校的管理體制中發揮著重要作用，因此，積極提升高校院系辦公室的職能勢在必行，筆者試從如下幾個方面對高校院系辦公室工作的開展及職能的提升提出

淺見。

1 加強業務人員的政治覺悟和理論素養

院系辦公室工作人員直接面對的群體是從事高?？蒲信c教學工作的高校教師和在高校就讀的大學生群體，高校教師是知識的傳播者和創造者，承擔著傳道授業解惑的重要責任，大學生群體則是國家和民族的希望，是祖國的棟梁之才，大學階段的教育是莘莘學子走向社會之前的訓練場和儲備室，明日之星們能否擔當的起時代的使命，很大程度上受到大學教育的熏陶和影響。習近平總書記在十九大報告中指出：“青年興則國家興，青年強則國家強。青年一代有理想、有本領、有擔當，國家就有前途，民族就有希望。……全黨要關心和愛護青年，為他們實現人生出彩搭建舞臺……”[1]因而，高校院系辦公室的工作人員一定要有較高的政治覺悟和理論修養，要有為人民服務的精神和意識，響應黨中央的號召“加快教育現代化，辦好人民滿意的教育。全面貫徹黨的教育方針，落實立德樹人根本任務，發展素質教育……加快一流大學和一流學科的建設……”，[2]在日常的辦公室工作中不斷提高自身的政治覺悟和理論修養，為院系教師和廣大青年學生提供良好的教學、科研與求學環境，為祖國的高等教育事業貢獻

力量。

2 明確院系辦公室人員的工作范圍

高校院系辦公室的工作經歷了一個由簡單到復雜的變換過程。最初設置的院系辦公室只負責處理教務方面以及學生管理方面的工作，工作性質相對單一，工作內容相對輕松，管理范圍也較為固定。隨著高校改革和管理模式的不斷調整，高校院系辦公室的工作也日益變得瑣碎復雜，牽涉方面眾多。目前院系辦公室的工作主要涉及如下幾個方面的內容：1）負責教務和學生管理工作；2）教學、科研、圖書資料、師生管理以及后勤服務等諸多方面的組織協調；3）與學校黨委、各部門之間的溝通，重要信息的上傳下達。上述每一方面都需要牽扯到辦公室工作人員的眾多精力，更加需要辦公室工作人員明確工作范圍，劃定工作任務和目標，積極發揮好“承上啟下、協調左右、聯絡內外的中心樞紐作用”，[3]在錯綜復雜的工作中理出頭緒，找出規律，干出水平。

3 提升辦公室工作人員的業務水平

如前所述，高校院系辦公室的工作繁瑣細致，需要較高的業務能力和專業水準。為了更好的擔負起辦公室的工作，則要求其工作人員具備全方位的素質。這主要包括如下幾個方面的素質和能力：1）吃苦耐勞，踏實肯干；2）上傳下達，協調各方；3）改進方法，提高

效率。

具體來講，首先，院系辦公室的工作千頭萬緒，既需要心細如綿，又要有吃苦耐勞，踏實肯干的精神。缺乏縝密的籌劃和未雨綢繆的精神辦公室的工作就很容易出現紕漏，缺乏吃苦耐勞的精神，很多需要體力、腦力、精力相結合的工作就難以順利開展。因此，從事辦公室工作的人員一定要有吃苦耐勞、甘于奉獻的心理準備。其次，如前所述，院系辦公室是一個樞紐部門，對上負責與學校各主管部門的溝通交流，對下負責面向本院系師生開展千頭萬緒的工作，因此，院系辦公室的工作人員要具備思維敏捷、心思縝密、協調各方的能力，要能在最短的時間內安排好上級管理部門安排的各項任務，同時準確、及時的向院內師生傳達，并能夠協調中間出現的各種矛盾和沖突。再次，院系辦公室的工作繁蕪，但從事該項工作的人手卻不見得足夠，這是各大高校都面臨的亟待解決的問題，這就更要求工作人員能夠克服艱難險阻，迎難而上，改進工作方式和方法，提高工作效率。比如，可以安排學有余力的學生來擔任辦公室助理，既達到鍛煉和培養學生的目的，又能一定程度上分擔辦公室工作的壓力，可謂一舉兩得。

4 建立獎懲機制，充分調動業務人員的主觀能動性

院系辦公室的工作雖然瑣碎復雜，但即便長時間從事該項工作，也難以為外界所知曉，很難有顯著的成果問世，因此，要給予辦公室工作人員充分的人文關懷。要綜合考慮辦公室人員的工作性質為其量身定制合理可行的獎懲機制，以此來激發其工作熱情，提升其工作積極性。

古語有云：天下熙熙皆為利來，天下攘攘皆為利往。適當合理的獎懲機制的設置能夠最大程度地提升工作人員的積極性，能夠調動其主觀能動性，更加認真踏實的為院系辦公室的工作獻計獻策，也能更加順利、及時、踏實的完成學校、學院安排給師生的各項工作。主要可以從如下兩方面加以考量：1）加強對辦公室工作人員的業務培訓，視情況予以獎懲；2）確立職稱評定、職務晉升等方面的院系規章制度。

參考文獻

[1]《習近平在中國共產黨第十九次全國代表大會上的報告》，2017年10月28日，載于人民網，網址：http：//cpc.people.com.cn/n1/2017/1028/c64094-29613660.html。

[2]《習近平在中國共產黨第十九次全國代表大會上的報告》。

[3]莊敏.新形勢下高校院系辦公室工作的新思路[J].揚州大學學報（高教研究版），2006，10（5）：29-30。

作者簡介

杜鳳山（1961-），男，漢族，山東濟南人，助理研究員，本科。