淺論高校院系辦公室職能的提升

摘 要：院系辦公室在高校中的樞紐和窗口作用不容忽視，院系辦公室是高校中各學(xué)院自主開展教學(xué)、科研等工作的樞紐，其運(yùn)營的好壞與職能的發(fā)揮關(guān)系到整個(gè)院系的形象和高校的整體效能。因此，提升高校院系辦公室的職能是高校有條不紊運(yùn)行的必然趨勢(shì)，應(yīng)充分關(guān)照如下幾個(gè)方面的能力提升：一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的政治覺悟和理論素養(yǎng)；二是明確院系辦公室人員的工作范圍；三是提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)水平；四是建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)人員的主觀能動(dòng)性，積極為院系辦公室工作貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：高校；院系辦公室；職能提升

高效的發(fā)揮高校院系辦公室的作用，在高校的管理體制中發(fā)揮著重要作用，因此，積極提升高校院系辦公室的職能勢(shì)在必行，筆者試從如下幾個(gè)方面對(duì)高校院系辦公室工作的開展及職能的提升提出

淺見。

1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的政治覺悟和理論素養(yǎng)

院系辦公室工作人員直接面對(duì)的群體是從事高校科研與教學(xué)工作的高校教師和在高校就讀的大學(xué)生群體，高校教師是知識(shí)的傳播者和創(chuàng)造者，承擔(dān)著傳道授業(yè)解惑的重要責(zé)任，大學(xué)生群體則是國家和民族的希望，是祖國的棟梁之才，大學(xué)階段的教育是莘莘學(xué)子走向社會(huì)之前的訓(xùn)練場(chǎng)和儲(chǔ)備室，明日之星們能否擔(dān)當(dāng)?shù)钠饡r(shí)代的使命，很大程度上受到大學(xué)教育的熏陶和影響。習(xí)近平總書記在十九大報(bào)告中指出：“青年興則國家興，青年強(qiáng)則國家強(qiáng)。青年一代有理想、有本領(lǐng)、有擔(dān)當(dāng)，國家就有前途，民族就有希望。……全黨要關(guān)心和愛護(hù)青年，為他們實(shí)現(xiàn)人生出彩搭建舞臺(tái)……”[1]因而，高校院系辦公室的工作人員一定要有較高的政治覺悟和理論修養(yǎng)，要有為人民服務(wù)的精神和意識(shí)，響應(yīng)黨中央的號(hào)召“加快教育現(xiàn)代化，辦好人民滿意的教育。全面貫徹黨的教育方針，落實(shí)立德樹人根本任務(wù)，發(fā)展素質(zhì)教育……加快一流大學(xué)和一流學(xué)科的建設(shè)……”，[2]在日常的辦公室工作中不斷提高自身的政治覺悟和理論修養(yǎng)，為院系教師和廣大青年學(xué)生提供良好的教學(xué)、科研與求學(xué)環(huán)境，為祖國的高等教育事業(yè)貢獻(xiàn)

力量。

2 明確院系辦公室人員的工作范圍

高校院系辦公室的工作經(jīng)歷了一個(gè)由簡(jiǎn)單到復(fù)雜的變換過程。最初設(shè)置的院系辦公室只負(fù)責(zé)處理教務(wù)方面以及學(xué)生管理方面的工作，工作性質(zhì)相對(duì)單一，工作內(nèi)容相對(duì)輕松，管理范圍也較為固定。隨著高校改革和管理模式的不斷調(diào)整，高校院系辦公室的工作也日益變得瑣碎復(fù)雜，牽涉方面眾多。目前院系辦公室的工作主要涉及如下幾個(gè)方面的內(nèi)容：1）負(fù)責(zé)教務(wù)和學(xué)生管理工作；2）教學(xué)、科研、圖書資料、師生管理以及后勤服務(wù)等諸多方面的組織協(xié)調(diào)；3）與學(xué)校黨委、各部門之間的溝通，重要信息的上傳下達(dá)。上述每一方面都需要牽扯到辦公室工作人員的眾多精力，更加需要辦公室工作人員明確工作范圍，劃定工作任務(wù)和目標(biāo)，積極發(fā)揮好“承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用”，[3]在錯(cuò)綜復(fù)雜的工作中理出頭緒，找出規(guī)律，干出水平。

3 提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)水平

如前所述，高校院系辦公室的工作繁瑣細(xì)致，需要較高的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水準(zhǔn)。為了更好的擔(dān)負(fù)起辦公室的工作，則要求其工作人員具備全方位的素質(zhì)。這主要包括如下幾個(gè)方面的素質(zhì)和能力：1）吃苦耐勞，踏實(shí)肯干；2）上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)各方；3）改進(jìn)方法，提高

效率。

具體來講，首先，院系辦公室的工作千頭萬緒，既需要心細(xì)如綿，又要有吃苦耐勞，踏實(shí)肯干的精神。缺乏縝密的籌劃和未雨綢繆的精神辦公室的工作就很容易出現(xiàn)紕漏，缺乏吃苦耐勞的精神，很多需要體力、腦力、精力相結(jié)合的工作就難以順利開展。因此，從事辦公室工作的人員一定要有吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)的心理準(zhǔn)備。其次，如前所述，院系辦公室是一個(gè)樞紐部門，對(duì)上負(fù)責(zé)與學(xué)校各主管部門的溝通交流，對(duì)下負(fù)責(zé)面向本院系師生開展千頭萬緒的工作，因此，院系辦公室的工作人員要具備思維敏捷、心思縝密、協(xié)調(diào)各方的能力，要能在最短的時(shí)間內(nèi)安排好上級(jí)管理部門安排的各項(xiàng)任務(wù)，同時(shí)準(zhǔn)確、及時(shí)的向院內(nèi)師生傳達(dá)，并能夠協(xié)調(diào)中間出現(xiàn)的各種矛盾和沖突。再次，院系辦公室的工作繁蕪，但從事該項(xiàng)工作的人手卻不見得足夠，這是各大高校都面臨的亟待解決的問題，這就更要求工作人員能夠克服艱難險(xiǎn)阻，迎難而上，改進(jìn)工作方式和方法，提高工作效率。比如，可以安排學(xué)有余力的學(xué)生來擔(dān)任辦公室助理，既達(dá)到鍛煉和培養(yǎng)學(xué)生的目的，又能一定程度上分擔(dān)辦公室工作的壓力，可謂一舉兩得。

4 建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)人員的主觀能動(dòng)性

院系辦公室的工作雖然瑣碎復(fù)雜，但即便長(zhǎng)時(shí)間從事該項(xiàng)工作，也難以為外界所知曉，很難有顯著的成果問世，因此，要給予辦公室工作人員充分的人文關(guān)懷。要綜合考慮辦公室人員的工作性質(zhì)為其量身定制合理可行的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此來激發(fā)其工作熱情，提升其工作積極性。

古語有云：天下熙熙皆為利來，天下攘攘皆為利往。適當(dāng)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制的設(shè)置能夠最大程度地提升工作人員的積極性，能夠調(diào)動(dòng)其主觀能動(dòng)性，更加認(rèn)真踏實(shí)的為院系辦公室的工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，也能更加順利、及時(shí)、踏實(shí)的完成學(xué)校、學(xué)院安排給師生的各項(xiàng)工作。主要可以從如下兩方面加以考量：1）加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，視情況予以獎(jiǎng)懲；2）確立職稱評(píng)定、職務(wù)晉升等方面的院系規(guī)章制度。

參考文獻(xiàn)

[1]《習(xí)近平在中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會(huì)上的報(bào)告》，2017年10月28日，載于人民網(wǎng)，網(wǎng)址：http：//cpc.people.com.cn/n1/2017/1028/c64094-29613660.html。

[2]《習(xí)近平在中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會(huì)上的報(bào)告》。

[3]莊敏.新形勢(shì)下高校院系辦公室工作的新思路[J].揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)（高教研究版），2006，10（5）：29-30。

作者簡(jiǎn)介

杜鳳山（1961-），男，漢族，山東濟(jì)南人，助理研究員，本科。