淺談企業管理類文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制

摘 要：本文闡述了編制企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的目的和意義，詳述了此項編制工作的步驟，并對此項編制工作提出了作者的看法，希望為檔案歸檔整理工作提供更好的參考。

關鍵詞：企業管理類文件材料歸檔范圍與保管期限表；編制

1 引言

一般而言，企業管理類文件材料的歸檔范圍，是指已辦理完畢的文件材料該歸檔及不應歸檔的范圍。歸檔范圍是本單位在各項生產、工作活動中形成的具有保存價值的，或者相關機關單位下發的和本單位有密切聯系的各類文件材料的范圍，包括公文、會議、圖紙、合同、名冊、影音像資料等。保管期限是根據各類文件材料、實物等的保存價值所確定的保存年限。企業管理類文件材料歸檔范圍和保管期限表（以下簡稱：歸檔表），是用表冊的形式列舉應歸檔的內容、形式和保存期限的文件。

國家檔案局發布了10號令，即《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，并在全國范圍內組織開展各企業單位對本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作。

2 歸檔表編制的目的和意義

歸檔表，是企業檔案部門進行檔案管理工作的指導性、標準性文件。它是各單位檔案部門鑒定文件材料的價值、確定本單位應歸檔文件材料的范圍、確定檔案保管期限的依據，是工具性文件。歸檔表可以讓檔案管理人員正確地界定文件材料的歸檔范圍，準確地劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用檔案。這樣才能夠達到確保國有企業檔案完整與安全的目的，才能推進國有企業檔案工作法制化、規范化進程。[1]

歸檔表的編制工作在企業檔案管理的業務工作中地位顯著突出，有十分重要的作用。它是企業檔案管理整體工作的奠基石，是企業開展檔案管理工作的信息基礎和依據，它產生影響的時效時間長，有與時俱進的特點。歸檔表的編制工作，對于促進企業檔案管理工作有十分重要的意義。

3 歸檔表編制的步驟

3.1 明確歸檔表編制工作的主導地位和協同人員

檔案管理人員應該占據整個歸檔表編制的主導地位，其它機關職能、業務部門協同配合。

3.2 通讀、熟悉10號令

檔案部門負責人和參與編制歸檔表的檔案管理人員應通讀、熟悉10號令和10號令的附件表（即：企業管理類檔案保管期限表）。

3.3 分解10號令附件表

分解出適合本單位各部門修改的歸檔表的分表。

3.4 下發公文，成立編制領導小組和成員小組

編制成員小組包括：分管檔案工作的本單位負責人，檔案部門負責人，檔案管理員，各機關職能部門和業務部門的檔案負責人和兼職檔案員。

3.5 培訓

開展對各職能部門、業務部門檔案負責人和兼職檔案員的培訓。講解國家檔案局發布的10號令的相關內容。培訓如何填寫檔案管理人員已分解好的分表，并要求各部門填寫時突出本部門的職能或業務特色。培訓時，應充分發揚民主，讓各部門暢所欲言，提出疑問，并解答。

3.6 編制歸檔表總表

檔案管理員根據各部門上交的分表和國家檔案局的10號令，按本單位檔案管理的總要求，并運用檔案專業技術理論知識進行歸檔表總表的編制。

3.7 修訂、審核，并上報

修改總表，審核總表的結構、格式、條款內容、序號等等方面，對審核后需修改的內容再次進行修改。修訂總表、審核總表，再次修訂總表、再次審核總表。最后，最好以EXCEL表的形式向上級機關上報。

4 對歸檔表編制的幾點看法

4.1 主導編制和協同配合有機統一

歸檔表的編制，檔案管理部門不能大包大攬，不能完全由檔案管理人員閉門造車地自己編寫，這樣寫不出本單位歸檔表的特色。但是，檔案管理人員在編制工作中占據主導地位，完全由各部門自行填寫分表，也是不可取的。畢竟，隔行如隔山，各部門的兼職人員不可能短時間就掌握并看懂、理解懂檔案專業術語，也不可能短時間就理解懂如何編制歸檔表。經常會出現，培訓后，還不知道如何填寫，還要反復找檔案管理人員咨詢的情況。因此，對于有可能擴展的條目，對于一些可能被各職能、業務部門忽視的條款，在歸檔表編制的從始至終，檔案管理人員應該依靠已累積的檔案專業技術知識與對各職能、業務部門的了解，主動地去找各職能、業務部門溝通，積極努力地去了解各職能、業務部門的主職工作，并提醒、督促、解疑、指導。這在歸檔表的編制中，是很關鍵、很重要、不可缺少的一個環節。如果有爭議、有分歧，檔案管理部門和各職能、業務部門可以反復多次溝通。只有檔案管理部門和各職能、業務部門有機統一地協調配合起來，才能做好歸檔表的編制工作。

4.2 合理細化

10號令附件中“企業管理類檔案保管期限表”的各條款是相對于全國范圍內而言的。條款的“線條”相對比較“粗曠”。實際編制歸檔表時，應針對本單位的特色進行合理的細化。對照10號令和本單位各部門職責進行分析，將本單位業務范圍內的內容合理有效地補充進本單位編制的歸檔表總表中。既要有本單位的綜合性條款內容，也要有本單位專項工作的條款內容。對于10號令附表中過于籠統、操作性不強的條款內容需進行細化，并對新補充的內容設置合理的檔案保管期限。

4.3 正確樹立對歸檔范圍的認識

有的部門，認為以前沒歸檔到檔案室的各部門自己保管的文件材料就不是檔案的范圍，編寫檔案歸檔表時不納入。這種想法是錯誤的。這屬于有業務工作而沒有開展歸檔工作，是以前歸檔工作不完備的表現。這種不完備的做法，現在是需要改進的。檔案管理部門要積極督促、監督，將以前沒有歸檔到檔案部門的相關文件材料內容補充加入，納入歸檔表總表的編制范圍內，為后續開展完善的歸檔工作提供依據。

4.4 努力排除歸檔表編制過程中的干擾因素

在歸檔表的編制過程中，各職能、業務部門填寫歸檔表的分表時會出現以下問題，對于這些干擾因素，檔案管理人員應努力排除干擾，把那些會漏掉的材料內容補充進歸檔表。

1）一些部門檔案意識淡薄，有一定的“惰性”，認為檔案工作不是本部門的主職工作，常常不填寫什么內容，直接就把歸檔表的分表交回檔案管理部門了，特色性的細化條目嚴重缺失，容易出現有業務工作，而不知道應歸檔的內容的現象。

2）各職能、業務部門里有的員工，把平時應歸檔的材料，看成是無足輕重的材料，或者直接當成無用的材料給處理了，不注意平時的收集歸檔。

3）有的部門認為有一份合同給財務報帳就行了，就算歸檔了，其它的應歸檔的相關材料就都自行保管或自行處理了，不歸檔。這種現象導致他們在填寫歸檔表分表時，直接在分表上畫“×”。這干擾了總表的編制。

4）對于歸檔表中有的條款，雖然涉及到有的職能、業務部門工作職責，但是這項職責工作還未深入開展，還未產生成套材料，部門在填寫“歸檔表”的分表時，會直接在這項條款上畫叉，這是不對的。檔案管理人員應該從發展的角度來看待歸檔表的編制，把一些未來幾年肯定會產生的，而現在已產生的材料還不多的條款都納入編制的歸檔表中。

5 結論

綜上所述，歸檔表的編制工作要以“突出本單位特色”為主，兼顧便于檔案歸檔、整理及后續檔案工作的開展。[1]歸檔表的編制工作要循序漸進，要有章法。只有這樣，才能編制出充分體現本企業特色的歸檔表，才能讓歸檔表切實發揮工具性、指導性、引領性作用，才能確保企業管理類文件材料被完整、有效、安全、齊全地歸檔，才能促進企業檔案工作更好地向規范化發展。

參考文獻

[1]閆愛鳳.《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作之我見[J].北京：經濟研究導刊，2012，27：243-307.

作者簡介

梁旭（1969-），女，碩士研究生，工程師，研究方向：檔案管理。