檔案的意義

孫宏宇 宋玉紅 劉穎

摘 要：檔案，無論是個人檔案、事業單位檔案還是企業檔案都會有憑證和參考的作用，整理、保全好檔案具有重要的意義。

關鍵詞：檔案；意義

檔案是社會的共同記憶，在所有的國家財產中，檔案是最為珍貴的。它們是一代人留給另一代人的禮物，我們對它們的愛護程度標志著我們文明的程度。構成國家、民族真實歷史的，并不是那些偶然的插曲、浮在表面的文件，而是國家結構、社會機體的本質面貌，對于這一點認識得越清楚，檔案就越會得到重視和妥善的保管。沒有任何一個國家的人民可以被認為已經完全掌握了自己的歷史，除非是它們被收集起來，妥加管理并整理得便于研究者調閱和查考的公務案卷經過了系統的研究，它們內容的重要性經過了鑒定。

1 檔案對于個人的意義

其實這檔案還真是個挺重要的事，除了認定工齡，它還能涉及到諸如技術職稱、入黨、學歷、職務和工資晉升等方面。從一類履歷材料，四類學歷材料，六類黨團材料，到十類諸如體檢表、自愿生育一個孩子登記表（獨生子女表）等，正規的每個人都應該有一大本！比如工齡計算，還有黨團時間，參加工作、退休時間等的認定，都是以檔案中原始表為準的，說白了退休的時候你的生日和工齡不是以戶口本、身份證或者自己、單位說了就算的，都是以檔案里的最初記載為準！ 所以不論是否在給共產黨打工，或者在外企、私企工作或者自由職業者，提請大家注意這個檔案的問題！

2 檔案對于事業單位的意義

事業單位是否具有業績或者是否具有一定的管理水準的重要體現是檔案管理工作是否科學規范。一個事業單位在發展過程中會有很多優秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，而要想了解單位的歷史經營業績就必須通過檔案來查詢，所以單位的科學發展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理和經營管理結合，這樣就把單位的資源配置制定了，從而就體現出了單位在未來的發展情況，這對單位的經營和管理都具有非常重要的意義。

事業單位的檔案是在長期社會實踐活動中形成的，是對過去工作的真實記錄和單位歷史發展情況的客觀反映，對單位的經營管理和領導決策具有重要的輔助作用。單位工作人員可以通過分析檔案資料，對過去的工作進行總結，吸取前人的經驗教訓，并根據現階段事業單位的發展現狀制定科學合理的發展規劃和管理決策。可以為相關部門和人員提供信息資料的查找等服務，一旦事業單位涉及到司法訴訟等情況，檔案查詢功能就能夠很好的發揮作用，從而確保事業單位的合法權益不受侵害，實現持續發展。

3 檔案對于企業單位的意義

檔案工作在整個企業運營中，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐企業日常經營運轉，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業檔案在企業發展中發揮了重要作用，檔案是企業發展的有力支撐。

一個企業從創立到不斷的發展壯大，在這過程中所形成的文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果等等都是企業的檔案，它可以提高企業的科學決策，優秀的企業通過分析企業檔案中的各種資料，總結經驗，查找不足，對企業的發展和管理做出更好的決策，獲得發展優勢，企業通過檔案信息可以借鑒以往的教訓，提高企業的管理效率，做出重大決策時，可以從以往的檔案中分析總結不足，吸取有效的經驗財富，促進企業發展，在進行維權時，檔案也起到有效的憑證作用，維護企業的合法權益。

檔案在科研中意義重大，科研檔案對于科研人員具有無可替代的參考價值，有了科研檔案，研發就不是憑空想象，檔案為科學研究提供了一個上升的平臺。

“人事檔案、證書、基建檔案司法檔案”等不同的種類，不同的視點，體現出檔案在個人就職、升遷、福利待遇、甚至司法憑證方面的重要作用，一旦丟失，將給我們的生活和工作帶來不可估量的

損失。

眾所周知，無論檔案以電子媒介還是以紙質保存，都是記錄人生的第一手材料，但是，這些年因為檔案的無序和混亂，改變了一些人的命運，甚至是毀掉了他們的一生。有的學生落榜，通過買通學校、派出所，篡改檔案、冒名頂替別人考上大學，有的低學歷，通過人事部門，偽造檔案，變成碩士、博士，走上重要的領導崗位；有的車輛檔案被泄露，真正的車主飽受損失。

別以為檔案就是那幾張薄紙，你寒窗十載，奔波半生，如果沒有那幾張薄紙就白忙活了。沒有檔案，也許人生就會顛倒黑白，在我國現行體制下，檔案與個人升遷、福利待遇等息息相關，維護公民權利，保障社會公平必須妥善保管好檔案。

4 建立好檔案管理體系

檔案管理體系，是機構依法履行檔案管理職責和活動的整體化工作平臺。涉及檔案管理體制架構、檔案人員隊伍培養、檔案工作機構和工作崗位、檔案工作制度和標準、檔案信息管理系統、文件材料形成過程控制、文件材料歸檔管理、檔案分類整理和編號標識、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案信息資源配置與開發利用、檔案信息安全、檔案工作數據統計分析等諸多要素的統籌、協調、完善和功能。最大化開展企事業文件運行過程的有效控制，主要是針對企業各類文件材料在產生和使用過程中兩個關鍵性責任者進行的，一個是文件材料形成的責任部門，另一個是文件材料形成的責任人。在實際工作中，我們設計并試行了文件登記和文件積累兩項管理制度（細則），效果明顯。企業文件數據積累，是指企業各工作崗位任職人員針對自身形成和處理的各類文件數據所開展的規范化留存，此項工作既是各崗位日常工作內容，也是保證文件數據高質量歸檔的基礎。檔案積累做到：人人有責，時時有活兒，件件登記，年年整理。企事業檔案清理，就是將企業在各項工作中、各個部門（崗位）中產生和處理的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據，以及其他載體或數字格式的記錄等），進行有計劃的排查，并根據文件數據的有關特征將其系統化，從而使企業各類信息數據類有所依，運行線路清晰，相關責任明確，為企業文件數據的歸檔管理提供準確的數據基礎。

檔案是歷史的真憑實據，是生產活動的參考依據，是科學研究的基礎和前提條件，是文藝創作的基礎，是大眾進行歷史和傳統教育的生動教材，正因為檔案有這么多的作用，所以檔案工作既是一項基礎性工作，又是一項服務性工作，充分認識檔案的重要性和價值，使檔案的意義更為重大。