如何做好中學人事檔案的接收與管理

何菁霞

摘 要：中學人事檔案管理對于中學日常的教學活動有重要的作用，一定程度上可以推動中學教育水平的提高。做好中學人事檔案的管理和接收工作，已經成為判斷中學教學水平的重要因素之一。我國中學的人事檔案的接收和管理工作仍然存在許多問題，需要中學檔案管理層從多個方面完善人事檔案的管理工作。

關鍵詞：人事檔案；中學；檔案接收與管理

中學人事檔案記錄了教職工的工作履歷、獎勵處分情況和思想道德、教學成果等等重要內容，是中學合理配置人力資源的重要依據。我國中學的人事檔案接收和管理過程中，存在著對檔案管理工作不重視，管理方式落后，管理人員水平差等等問題。

1 中學人事檔案接收和管理的重要性

中學的人事檔案中記錄了教職工的個人社會經歷，包括業務能力、思想道德和工作業績等，還包括教師的個人履歷、考核、職稱、學歷等等，以及對教師聘用、獎勵和退休、處分等等材料的記錄和整理，對教師的正常教學和職位調動有重要意義。

人事檔案管理體現了中學教職工的工作情況，詳細記錄了教職工的信息，是組織認可的個人資料，詳細記錄了教職工的教學能力、思想道德和工作經驗，反映出教職工的真實水平[1]。中學人事檔案的有效管理有利于學校的人事變動的科學和合理性，是中學選拔干部的重要依據，對中學的人力資源的合理配置起到了重要作用。

2 中學人事檔案接收和管理中存在的問題

2.1 學校缺乏對檔案管理工作的重視

部分中學缺乏對人事檔案管理的重視，人事檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，不等管理人員甚至是兼職，由有教學任務或其他工作的人員擔任，主要精力放在了教學活動上，在人事檔案的管理上只做到了保管工作，對于人事檔案的接收、整理、查詢都沒有盡到自己的義務，導致中學人事檔案管理不善，無法為學校的人事變動提供依據。

2.2 中學的管理方式落后

多數中學的人事檔案管理使用的還是紙質檔案，缺乏電子化數據庫接收并管理人事檔案。現今對人事檔案管理的要求越來越高，沒有現代化的電子數據庫，很難達到中學全部教職工人事檔案全面、完整的水平。現今以紙質檔案為主的檔案管理方式比較落后，已經不能適應中學對人事檔案管理的需求，也不利于中學的合理的人員配置[2]。

2.3 缺乏專業的檔案管理人才

人事檔案管理需要管理人員具有相應的專業性，具備一定的識別、分類歸納能力。部分中學受人員和資金的限制，沒有聘請合適的專業管理人員，而是選擇退休人員或在職人員兼職，在工作中也缺乏相應的培訓，導致檔案管理人員沒有專業的管理水平，人事檔案管理工作混亂。

2.4 缺乏人事檔案管理規范

部分中學對于人事檔案的接收和管理缺乏完整的制度規范，人事檔案在接收時缺乏一整套的入檔、查閱、歸納程序，導致人事檔案容易發生材料不齊全，紙張規格不一致的問題。在檔案管理過程中，檔案管理工作比較瑣碎，大多資料為員工手寫，在入檔和保存時很容易因為保管不善而造成檔案遺失或損壞。

3 做好中學人事檔案接收和管理的措施

3.1 加強中學對人事檔案接收和管理重視

人事檔案是反映中學教職工工作經歷和經驗的重要依據，對教職工的升遷、中學的人員調動有重要意義。良好的人事檔案管理有利于中學的人力資源開發和教職工的工作發展。因此，中學必須提高對人事檔案接收和管理的重視，提高人事檔案的管理質量，最大限度地開發人事檔案的價值。

3.2 引進先進的檔案管理方式

近年來信息技術逐漸成為檔案管理的重要方式。通過計算機等硬件設施和數據庫等軟件設施，檔案管理已經進入了集電子化、接收、儲存和查閱為一體的無紙化數據庫，大大提高了檔案管理的效率，減少檔案接收時的遺失、損壞的幾率，無紙化辦公也解決了檔案紙張規格不同的問題[3]。引進先進的信息技術軟硬件設施，通過掃面和數據傳輸的方式，將教職工的檔案上傳到中學的人事檔案數據庫中，數據庫可以做到良好的存儲和隨時調取查閱，有利于提高檔案管理工作

效率。

3.3 建立完善的人事檔案管理制度

要做好人事檔案接收和管理工作，就要制定完善的人事檔案管理制度，制定一套規范的接收、存儲、查閱流程程序，對人事檔案接收和管理工作作出嚴格的規定，完善人事檔案管理制度。加強對人事檔案接收和管理工作的監管，督促管理工作人員做好人事檔案接收和管理工作，減少檔案的遺失和損毀現象的發生。

3.4 提高人事檔案管理人員的綜合素質

人事檔案管理人員的專業素質和綜合素養對檔案的接收和管理工作有重要影響。中學要提高人事檔案的管理水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質，通過培訓等形式，提高檔案管理人員的專業素養，加強檔案管理人員對檔案管理專業知識和能力的學習，提高檔案管理人員對計算機技術和數據庫等技能的學習。同時，提高檔案管理人員的職業道德，使人事檔案管理人員在工作過程中能夠盡職盡責，減少檔案遺失或損壞等情況，提高檔案管理、查閱的工作效率。

3.5 中學要培育引進優秀的檔案管理人才

優良的檔案管理人才是中學提高人事檔案管理水平的保證，在人事檔案管理人員多數為教職工兼職，檔案管理人員缺乏專業性的情況下，中學可以聘請專業的檔案管理人才進行人事檔案接收和管理工作，也可以加強對檔案管理工作人員的培訓，提高中學的人事檔案管理水平。

3.6 加強人事檔案傳遞的規范化

人事檔案的查閱、使用都是中學人事檔案在人事調動中的主要用途。人事檔案的傳遞過程也極易造成檔案的遺失和損壞，必須做到規范化傳遞。在人事檔案的傳遞過程中，要抓緊完成檔案材料的審核和歸檔工作，不符合要求的檔案材料要及時整改，保證人事檔案及時歸檔。人事檔案的齊全完整、內容準確和規范性是檔案的基本要求，對于需要接收的檔案，要準確詳細地做好接收清單，將信息輸入電子數據庫。接收后的檔案材料要進行認真審核，按照人事檔案審核標準嚴格把關，不符合要求的人事檔案要及時整改。在檔案傳遞過程中，要嚴格遵循檔案傳遞的規定，防止出現丟失損毀現象，避免出現無頭檔案。在歸檔過程中，要做好移交清單和回執的妥善保管工作[4]。要保證檔案的完整真實，及時歸檔和規范化保存。做好紙質檔案向電子檔案的輸入工作，及時完成檔案的電子化進程，在此過程中要保證檔案的完整齊全。人事檔案反映教職工的個人經歷和工作業績等等，必須要符合客觀實際。在檔案的整理過程中，要檢查與實際情況與個人信息是否符合，檔案基本情況要與本人一致，對檔案內容要做好審核工作，不真實的檔案要及時清除處理，并做好整改工作。

4 結語

中學的人事檔案記錄了教職工的個人簡歷、工作經歷和思想道德等重要信息，在中學的人員調動和人力資源調整中發揮重要作用。中學要做好人事檔案的接收和管理工作，就要加強對人事檔案管理工作的重視，建立完善的人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業素質和綜合素養，有效提高人事檔案接收和管理工作的水平。

參考文獻

[1]李葆華.如何優化中學人事檔案管理工作之我見[J].時代金融，2016（35）.

[2]普瓊.優化中學人事檔案管理工作之我見[J].辦公室業務，2017（10）：139.

[3]劉亦子.淺談人事檔案在中學人力資源管理中的作用[J].卷宗，2016（4）.

[4]于楊.淺析人事檔案在人力資源管理中的重要作用[J].決策與信息，2015（24）：147.