辦公室檔案規范化管理研究

王樂琤

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，信息化技術得到了全面的應用，越來越重視信息化管理，而單位的辦公室檔案管理也逐漸被相關人士所關注，注重辦公室檔案管理的建設和發展，逐漸成為單位發展的關鍵性因素之一。在單位的建設和發展過程中，辦公室檔案規范化管理不僅是衡量單位發展水平重要因素之一，也是目前單位發展的重要內容之一，實現辦公室檔案規范化管理，不僅可以實現現代化單位管理還能提高辦公室工作效率。本文主要通過分析目前辦公室檔案規范化管理的必要性，辦公室檔案管理的特征以及存在的問題，并提出相應的改善措施。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；規范化；問題；改善措施

辦公室檔案規范化管理對提高單位工作效率具有重要作用，并在單位發展過程中得到了普遍的應用，辦公室檔案管理是一項比較系統、要求較高的工作，檔案管理包括起初的建立、裝訂、封存、入檔，還包括后期的調閱，都需要有專業的技能和認真負責的態度才能實現高效的檔案管理，在檔案管理的每一個環節都需要有嚴格的制度要求，實現規范化管理，避免因一點小錯誤而影響到相關決策，所以辦公室檔案規范化管理特別重要。

1 辦公室檔案管理的特征

1.1 工作資料的收集和保存

資料的收集和保存是辦公室檔案管理的重心，也是主要內容，檔案重點對人事物以及過程的詳細真實記錄，對單位的發展來說具有重要意義，為領導的決策提供了數據依據。那么實現辦公室檔案規范化管理，必須把管理的重心放在檔案的收集和保存上，確保資料足夠齊全和詳細，特別是單位的業務和生產方面的資料，收集后采用系統的方式進行分類整理保存，并充分發揮信息化技術的優勢，實現科學的管理[1]。

1.2 資料種類較為復雜

單位的日常運營包括很多方面，這也就決定了辦公室檔案資料種類的復雜性，對所有的資料進行有效的整理、分類和保存，是一件工作量較大和相對復雜的工作。辦公室檔案管理包括所有的合同、協議書、會計資料和行政部門的資料，當然還有音頻文件，所以辦公室檔案管理不僅是內容豐富還是工作量較大，實現辦公室檔案規范化管理，可以將更多的資料進行及時的分類和整理，提高了辦公室檔案管理工作的效率。

2 目前辦公室檔案管理存在的不足之處

目前大多數單位辦公室檔案管理都存在較多的問題，是當下必須首先要解決的問題。最嚴重的問題之一就是單位領導不重視辦公室檔案管理工作，那么就會導致辦公室檔案管理工作的相應制度不健全，檔案管理崗位不被重視[2]；其次就是目前辦公室檔案管理者來自各個崗位，有的管理人員甚至是通過走后門方式進入檔案管理崗位，不具備專業的管理技能，管理水平整體上偏低，另管理者的整體素質較低，在其他人眼里檔案管理工作比較輕松，這也就導致了辦公室檔案很容易出現錯誤，在很大程度上阻礙了辦公室檔案管理工作的發展。最后就是由于不重視辦公室檔案管理，很少投入資金，使檔案管理設備不足，不能實現信息化管理，限制了辦公室檔案規范化的發展。

3 辦公室檔案規范化管理的必要性

3.1 有利于提高單位管理水平

辦公室檔案管理主要是對單位的業務、程度和人力資源相關數據記錄，為辦公室工作人員提供了重要依據，加強對辦公室檔案規范化管理，方便單位部門之間內部溝通和交流，可以快速找到需要的資料，節約了更多的查閱時間，大大提高了辦公室檔案管理的工作效率。辦公室檔案管理規范化不僅可以有效的推動單位工作的發展，還能提高檔案管理水平，實現科學化管理。

3.2 有利于豐富管理方式

隨著信息化技術的不斷發展，信息技術逐漸引入到辦公室檔案管理工作中，使管理方式更加豐富。利用計算機對辦公室檔案進行管理，可以有效的提高辦公室檔案管理工作效率，使辦公室檔案管理方式更加科學、系統和規范化，對辦公室檔案規范化管理的實現具有推動型作用[3]。實現信息化辦公室檔案規范化管理，不僅可以降低管理者的工作壓力，還能減少管理人員整理檔案時間，大大的提高了辦公室檔案管理工作效率，還保證了工作質量。

3.3 有利于提高管理人員的綜合素質

在辦公室檔案管理工作中，檔案管理工作人員的綜合素質對檔案管理的質量有著決定性因素，所以對檔案管理人員具有較高的要求，包括政治素質、個人能力和管理水平方面都有較高的要求，所以辦公室檔案管理必須要盡量選擇作風端正的人員進行檔案管理，促進檔案管理工作的健康發展。隨著社會經濟的不斷發展，為了滿足發展的需要，必須對檔案管理人員進行培訓，不斷提高檔案管理技能，提高管理者的素質，促進管理人員的全面發展。

4 實現辦公室檔案規范化管理的措施

4.1 加強辦公室檔案管理規范化建設

在辦公室檔案管理工作中必須對管理人員提出嚴格的要求，嚴格按照要求執行檔案管理工作，日常工作中注重對檔案資料的維護和更新，必須規范檔案管理工作流程[4]，使辦公室檔案管理程序更加規范化，且需要嚴格執行和監督管理工作，確保檔案資料的準確性和真實性，還需要對檔案管理程序不斷優化，在保證工作質量和效率的前提下，優化檔案管理程序，節約人力和物力。

4.2 實現辦公室檔案信息化管理

在科學技術發展的今天，信息技術在各行各業得到了廣泛引用，辦公室檔案管理要重視計算機的利用，并對管理人員進行信息化技術知識培訓，改變傳統的管理模式，提高管理人員的計算機技能，實現辦公室檔案信息化管理，可以有效的推動辦公室檔案規范化建設[5]。

4.3 全面提供檔案管理人員的綜合素質

辦公室檔案規范化管理必須要提高管理人員的綜合素質，這樣才能提高檔案管理的工作質量，實現檔案規范化管理。單位需要定時或者是不定時對管理人員進行專業技能和管理理念方面的教育和培訓，注入更多的新管理知識，全面提升管理人員綜合素質，加快辦公室檔案規范化管理的實現。

5 結語

辦公室檔案規范化管理對單位發展具有重要性作用，必須要重視辦公室檔案規范化管理的發展和建設，提高辦公室檔案管理水平，提高檔案管理工作效率和質量，建立健全檔案管理制度，并嚴格規范管理工作，使管理工作更加規范化，注重信息化管理，提高管理人員的綜合素質，全面推動單位的健康發展。

參考文獻

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[2]肖艷艷.新時期辦公室檔案管理規范化研究[J].辦公室業務，2016，（10）：131-131.

[3]張菊花.淺談中職院校辦公室檔案管理規范化研究[J].現代職業教育，2016，（17）：174-174.

[4]嵇煒.高校辦公室檔案日常管理與優化研究[J].當代教育實踐與教學研究（電子刊），2018，（3）：56.

[5]田甜，周成超.淺談醫院風險管理檔案的規范化管理及應用[J].辦公室業務，2018，（3）：134.