新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策探究

祝光慧

摘 要：作為信息社會發展的產物，電子檔案的管理是單位管理中必不可少的工作內容。現代檔案要加強管理，就要正視問題，對于管理中存在的技術類問題等加以分析，適應信息化時代的要求，進行電子檔案的管理工作。本文分析新形勢下電子檔案的管理問題，對于新形勢下的電子檔案管理的對策加以建議。

關鍵詞：電子檔案；存在問題；解決對策

利用計算機形成的管理技術之一，電子檔案是較具顯著信息技術特征的管理內容。其存儲在特定的介質內，以代碼形式，形成了檔案管理工作中能夠應用的產物。這種檔案現代化的顯著標注是電子檔案的標簽，其形成現代化手段，在存儲、輸出、處理等方面，比紙質檔案有著無法超越的優勢。電子檔案中的文件載體，不同于傳統的檔案，記錄形式也有所不同，新型的電子檔案給檔案工作帶來的活力和生機。在管理方法和管理形式上給工作人員提出了新的要求。

1 新形勢下電子檔案管理存在的問題

黔西南州航務管理局是隸屬于州人民政府交通主管部門的副縣級水路交通運輸管理機構，機構的管理宗旨和業務范圍包括：貫徹執行航務管理法律法規，促進水路交通事業發展。

業務范圍為貫徹執行《中華人民共和國港口法》、《中華人民共和國航道法》、《國內水路運輸管理條例》和《貴州省水路交通管理條例》等法律法規，負責港口建設和管理；港口行政、水路運政管

理[1]。

機構的規格為黔西南州航務管理局為承擔行政職能類副縣級事業單位，隸屬黔西南州交通運輸局管理。下設辦公室：負責文電、會務、機要、檔案等日常運轉工作；負責勞動人事、工資管理工作，協調全局各部門、各基層單位之間的工作；負責內部保安和后勤保障工作；負責局本部財務會計和全州水路交通計劃統計工作。

港航管理科：負責組織編制和執行年度水路運政管理、港口管理工作計劃、規費征收計劃；按管理權限對基層辦理水路運輸、港口經營許可事項，對須經局許可的水路運輸、港口經營事項提出審核意見；對基層運政、港口管理業務進行檢查、督促、指導，組織業務

培訓。

法規安全科：負責全州水路交通法律法規的貫徹執行和監督檢查，維護全州水路交通運輸安全生產，制訂行業安全生產、勞動保護規章制度并監督執行；負責做好安全事故的調查、統計、分析和上報工作，參與重特大惡性事故的調查處理；負責水路交通法律法規政策咨詢、行政法律事務、行政復議以及訴訟工作。

機構對電子檔案架構的設置，改變了傳統的檔案管理的思路。由于電子檔案的出現較晚，因此，在實際操作中，由于儲存的空間占用和信息的處理效率上存在很大的優勢，因此，在認識和利用上存在一些突出的問題。

第一，一些領導對于電子檔案存在意識上的誤區，認為電子檔案就是保管的事務性工作，對于單位和部門的運營起不到實質性的作用，因此，在電子檔案的管理上重視度不夠。一些基層的檔案管理人員在觀念上很陳舊，沒有對變化的工作環境和對象及時加以關注。電子檔案的差異性實際上是需要在思維上適應和調整的。但是守舊和封閉，只能使得檔案管理電子化的進程變慢。

第二，由于電子檔案的管理范圍較大，因此，依靠計算機系統方能完成。如果管理的范圍不狗明確，就會帶來系統和數據文檔等的丟失。定期備份也好，硬盤保管也好，容易在系統文件等方面出現管理的問題。在電子檔案的管理中，存在電子檔案保存不完整不連續的問題，在電子檔案的管理中，主要漏洞包含光盤、U盤等介質，在紙質檔案上列入備份數據檔案的時候，進行登記簿的的放置，在進行待女子檔案的放置的時候，容易發生拷貝丟失的技術情況，列入檢查內容之后，會在一定程度上影響電子檔案的運營[2]。

第三，由于當前很多電子檔案管理工作人員過高估計安全性，但是隨著全球化和信息化以及網絡化的到來，待女子檔案在接收、發送、保管時容易受到病毒的侵害，甚至出現竊聽、泄密、篡改和偽造的情況。電子文件檔案存儲的信息并不是完全安全的。在利用過程中可能存在前在的風險。電子檔案的利用與紙質檔案的利用比起來，顯著的特點就是快捷和迅速，通過計算機網絡平臺進行信息的讀取，放置被修改。在電子檔案利用的過程中，由于相關的信息容易被覆蓋和改動，會對原告進行破壞，因此應該將檔案保管部門在電子檔案進行利用之后進行檢驗，保證電子檔案的完整性和原始性。

2 強化新形勢下電子檔案管理的有效對策

第一，進行電子檔案的管理，需要將機構領導的意識加以提高。從以人為本的戰略高度，強化對電子檔案的規律的探索，總結經驗，防止電子檔案出現原件和文件形式的失誤。依靠制度和信息技術的支持，通過計算機加密、簽署和身份驗證等方式，加強電子文件的安全性和真實性，通過加強電子文件管理制度，轉換登記制度和載體制度，杜絕信息失真的發生。檔案人員通過技術處理，將歸檔的電子文件改為制度，從保護電子文件的原始結構，保障電子文件的可靠性[3]。

第二，采用以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論山給可以進行長期的保存，因此此種方式的信息的讀出是無接觸式的，在電子文件進行實際貯存的時候，由于電子文件中原始信息的長期保存有待檔案工作者進行探討和研究，采取嚴格的安全措施和安全的數據備份手段，將有檔案價值的電子文件制作成為紙質和縮微膠片拷貝件，一旦發生數據的丟失和損壞，進行相應的數據修復，保證電子檔案的完整，對電子文件依附的載體壽命，進行保存標準和載體質量的標準的制定，使得這類載體具有更長的保存期限，使用搞笑的網絡安全防范軟件，防止出現非法的攻擊和破壞以及病毒入侵，確保電子檔案信息的存儲和傳輸的安全出現問題。

第三，完善歸檔制度，探索電子檔案管理規范化的道路。通過制定電子文件歸檔和電子檔案管理規范以及電子文件歸檔和管理范圍，從電子文件的定義以及收集方面，進行檔案的管理、移交和保管利用，通過詳細的固定，為文檔管理規范化奠定基礎，結合單位的實際情況，從電子檔案文件的產生途徑、類型出發，明確歸檔電子文件的管理計中，劃定歸檔電子檔案文件的范圍，加強歸檔電子檔案文件的保護，購入電子檔案歸檔的管理系統軟件，形成電子文件的管理

方法。

第四，對檔案進行電子化管理，必須前期就開始對檔案管理的人員加以培養，讓管理人員學會電子數據的使用、存儲、傳輸和檢索操作，掌握電子檔案管理的基礎知識和管理環節，理解電子檔案的保存嚴重性和必要性，實施電子文件的整理和鑒定，適應信息技術的發展，重視電子文檔的管理和培養。檔案管理人員也要采取積極的措施，抓好知識的更新，提高自身的素質，適應文檔工作的發展需求[4]。

3 結語

電子檔案對文件的管理，已經成為當前信息時代勢不可擋的潮流，在電子檔案的資源管理方面，采用檔案信息高速公路的研究方法，建立和發展檔案信息網絡系統工程，從實際出發，加強文件管理，采用高度的責任心，運用專業的科學的檔案管理平臺，進行電子信息文件的平臺接收和管理，突出信息管理安全，促進單子檔案管理事業的科學化發展。

參考文獻

[1]肖秋會，詹欣然.《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）解讀[J].北京檔案，2018，（5）：26-29.

[2]王爽.電子檔案信息安全評價指標體系結構設計[J].微型電腦應用，2018，（3）：50-52.

[3]陳曉暉.我國電子檔案管理相關標準[J].蘭臺世界，2018，（3）：25-32.

[4]張文杰.高中電子檔案與紙質檔案并存管理的思考[J].學周刊，2018，（21）：183-184.