高校教學檔案管理及有效利用方式解讀

摘 要：本文主要以高校教學檔案管理及有效利用方式解讀為重點進行闡述，結合當下各所高校規模及師資力量情況為主要依據，首先介紹高效教學檔案的基本含義；其次分析高校教學檔案管理和利用存在的缺陷；最后說明高校教學檔案管理策略及有效利用方式，包括：實現檔案一體化和實現檔案的網絡化、智能化兩個方面。旨意在為相關研究提供參考資料。

關鍵詞：高校；教學檔案；管理；有效利用

隨著社會經濟的不斷發展，教育體制不斷更新，我國高等教育模式發生了相應的改變，教學方向也隨之面向大眾化。中國高校教育在教學模式、教學方式等方面取得進步，使教育發展機制和教育結構呈現了新變化，加強將教育理念滲透到學校創建的工作中，體現出高校教育教學多樣性特點。如今，各所高校將教學作為重點，教學檔案就會隨之增加，其內容也會日漸復雜，以此，高校教學檔案管理工作有待加強。

1 高校教學檔案的認識

高校教學檔案指在教學管理和應用中具有價值和意義的文字、圖片及視頻制成的教學文件和教學材料。其既是高校教育教學活動的原始材料，也是教師愛崗敬業、學生努力學習的表現。各高校在教育教學期間都要制作教學檔案，為教育教學設定目標，教師依據教學檔案內容設計教學的章節和課節，從而有計劃的開展教育教學活動。教學檔案記錄了教學內容、教學活動、教學實踐的的相關信息，是提升高校教學質量和整體水平的保障[1]，給高校教育改革、教育制度完善指明了前進方向。

2 高校教學檔案管理和利用存在的缺陷

依據我國目前的高等教育事業的發展速度，高效教學檔案的管理模式存在不足，其仍然用以往的管理模式進行工作，沒有及時按照檔案的內容，使用信息技術將其整理，這樣不僅會阻礙教學檔案管理質量下降，還會影響教學檔案內容的有效利用，具體如下：

現有的教學檔案管理模式不能跟緊新時代前進步伐，基本流程是先將紙質檔案信息傳遞給有關部門，再由部門篩選提取有價值的內容備檔，最后在年末時把相關文件放到學校檔案處存檔，學校檔案處的工作人員對其整合、分類和立檔，形成檔案文件，只有規模較小的學校才可以順利完成此項工作。但如今每所高校皆在擴大招生，使得學校的教學文件和檔案大量增加，這樣就增加了高校方案管理的工作難度。同時，由于學校包含的職能部門、教學單位、教師和學生數量較多，教學內容隨之豐富多樣，檔案工作人員在篩選和提取相關檔案文件時就會毫無頭緒，沒有方向，不能將檔案材料具體化、實用化。此外，許多教學文件幾乎是以電子文檔方式做成的，在年末上交檔案時轉化為紙質文件，檔案工作者在立檔時只能手動尋找所需材料，會導致整理水平質量不佳的情況發生，進而影響高校檔案的管理效率[2]。

檔案管理模式阻礙了教學檔案內容的有效利用主要有幾個原因：首先管理方式比較傳統，如今許多信息科技已經誕生，高校檔案有關部門還在用傳統的手動式整理檔案資料，浪費大量時間；其次能夠提取利用的檔案資料不夠充分，不能體現檔案內容的新穎性和多樣性；最后檔案工作不夠嚴謹，有些高校在查檔時將工作交給學生完成，這樣學生在沒有經驗的情況下只能盲目對待，不能有針對性的提取出有效的信息資源，影響教育教學的深化和改革。

3 高校教學檔案管理策略及有效利用方式

高校教學檔案管理的目標是教學檔案信息的有效利用，要想實現這一目標，就要合理利用教學檔案信息價值，把信息資源應用在教學和科研工作中。許多高校雖已經采取措施改善教學檔案的管理和利用方式，卻沒有意識到檔案管理及應用之間的內在關系，影響檔案信息利用率[3]?；诖耍鞲咝Ｔ谕晟茩n案信息管理和利用方法的同時，結合兩者之間的聯系引進先進技術，從而找出最佳解決方案。

3.1 實現檔案一體化

檔案一體化是指依據文件管理和檔案管理的信息內容，在不改變文件內容和結構的基礎上，將檔案的立檔過程完整化。文件管理是有效實現檔案管理基礎，檔案管理是文件管理的關鍵，檔案工作者需考慮到兩者之間的關系，才會提高檔案管理和利用的有效性。檔案一體化可以利用管理系統自動對信息進行整理，節省文件的接收、整理和轉發工作的時間，不但能夠使管理和利用過程簡單操作化，還能提高檔案信息的準確性。

檔案一體化管理模式為高校教學檔案管理工作提供便利條件，但教學檔案種類繁多，數量龐大，具有多樣性和分散性，所以檔案管理工作只能由經驗豐富的工作者來完成。檔案工作者對文件進行針對性篩選，能夠有效減少檔案的分析和整理工作負擔，提升工作質量。第一，教師利用業余實踐制作教學文件；第二，檔案工作人員依據檔案形成要求對其分析、審查、記錄；第三，檔案工作人員將檔案文件發送給檔案立檔部門，進而完成檔案管理工作。在此期間需注意的是，用信息技術制作的電子文件應將原件發送到檔案管理的接收器中，在電子檔案審查記錄后不能進行更改，高校的管理人員在確定信息的有效性后即可立檔。此外，檔案一體化能夠增強各檔案工作部門工作人員的協調性、合作性，通過溝通交流，促使部門之間建立和諧融洽關系，進而提高檔案管理的有效性[4]。

目前許多高校具有的辦公設備及軟件，不需置辦有效工具就能夠實現檔案一體化，這對檔案管理工作具有十分重要的作用。

3.2 實現檔案的網絡化、智能化

隨著我國高等教育事業的不斷發展和強大，使得高效教學檔案的利用率日益提升，相關資料顯示，我國高校教學檔案已引起家長、社會甚至國家的高度重視。以往的手動核查、人工檢索不能在短時間內實現高校檔案的有效利用，要想改變這一現狀，各所高校需實現高效教學檔案資源利用的網絡化、智能化。高效教學檔案的智能化和網絡化具有形式上的差異，現實生活中許多人沒有分清兩者的區別，對其盲目利用，減小了資源的有效利用率。一般來講，網絡化是實現在網絡環境的資源共享，將原始資源直接共享到各個平臺，其中資源的授權與應用方面受到制約，授權利用可以將數據進行合理分散傳播，實現資源的廣泛利用。從某程度來說，網絡化較為簡單和廣泛；高校檔案的智能化，是在網絡化讀取數據的基礎上進行智能利用。高效教學檔案數據的多樣性和復雜性影響著檔案的有效利用，各高校要想改變這種困難局面，要利用智能化對教學檔案資源進行審查和應用，同時結合網絡化的全面、新穎、高速等特點，及時對檔案資源實施提取、分析、探究和記錄，把散亂、復雜的檔案信息重新進行整理、審查，檔案工作人員要把這項工作視為重點操作的一項任務，切合實際實現高校檔案的高效利用?；诖耍粌H會提高檔案工作人員的綜合素質和能力，而且會有效實現檔案資源的廣泛應用。

4 結束語

綜上所述，高校教學檔案管理及有效利用對高校的前進發展具有重要意義。國家應采取相關措施對教學水平進行檢測，借助先進技術合理對高效教學檔案進行篩選、提取、記錄和立檔，同時做好檔案部門相關工作，協調梳理各部門之間的友好合作關系，提高各所高校教學檔案管理及應用，不斷提升各所高校的教學水平和教學質量。

參考文獻

[1]嚴瑛，楊永潔.加強高校教學檔案建設和管理的意義及途徑[J].青島大學醫學院學報，2012，48（2）：177-179.

[2]李淑艷.高校教學檔案管理的創新模式思考[J].中國科技信息，2005（12）：47-47.

[3]劉俊.高校教學檔案管理和利用策略[J].北京教育學院學報，2011，25（3）：53-57.

[4]張曉陽.高校教學檔案管理和利用工作的幾點設想[J].陜西檔案，2009（3）：37-37.

作者簡介

劉玲（1974-），女，漢，云南陸良，大學本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。