淺析如何做好代建項目檔案管理工作

摘 要：代建項目中檔案管理工作的效用對于項目的整體實施與建設都會起到至關重要的作用，而要全面的對項目代建過程中的各種資料進行收集，就是對于代建項目工作提供的十分有效的保障。同時也是為代建企業提供更加完善的風險管理和預防機制。本文結合上海國際旅游度假區迪士尼項目外圍基礎設施建設代建項目管理工作，談談如何做好代建項目檔案管理工作。

關鍵詞：代建項目；檔案管理；工作；決策

1 工程項目代建管理的優勢

1.1 項目決策更加合理

使用代建制后，代建單位將通過專業性的咨詢機構去完成相關前期報告的編制工作。前期工作是整個工程項目的重點，不僅要達到國家規定的標準和要求，符合相關的流程，還要與項目的后續工作相匹配。完成后的報告需按流程向各級主管部門報審，主管部門將聘請有關專家召開評審會議，按意見修改批準后的報告具有嚴肅性和權威性，確定下來的建設內容不得隨意變更，并以此作為以后驗收依據之一。

1.2 進一步提升管理和項目建設的效率

這種通過實際的招標形式來建立的代建單位的選擇制度，不僅能夠及時擁有一批技術水平過硬的專業人員，同時其對于大型代建工程項目的經驗以及熟練程度也勢必會對日后的代建項目管理工作作出一定的貢獻。通過代建單位進行人才的選拔，從而確立起的工程項目的管理模式，也會對于日后的代建工程項目的整體效率起到極大的促進作用。而對于上海迪士尼項目外圍基礎配套設施建設這樣的項目來說，工程項目之多，報批程序之繁雜，從項目管理工作的角度看也是有一定難度的，所以為上海迪士尼外圍基礎設施建設項目成立一家代建管理公司也是非常有必要的，這樣不僅對工程的進度和質量可以從源頭開始掌控，而這整個過程中的所有檔案資料的收集也可以從源頭開始，這樣也能進一步提升項目管理和建設的效率。

2 代建項目檔案管理工作中存在的問題

2.1 代建覆蓋的范圍不夠廣泛，代建管理單位的資質不足

首先來說，當前的代建項目的工作仍然處于一種初級的階段，覆蓋范圍較為狹窄，同時所涉及的領域也不夠完善，因而在實際的代建項目檔案管理工作進行時，就會出現有各種問題亟待處理。對于政府來說，其所建設的基礎性設施較為繁多，因而這些投入較大的項目就會涉及到城市建設的方方面面，這樣就對代建項目的檔案建設提出了較高的要求。但是在實際的代建項目管理中，由于其主要處于一種起步階段，因此就需要較高水平的操作人員和技術人員進行相應的操作，而在實際的生活中能夠符合這些條件的企業卻少之又少。

2.2 代建管理工作易受建設單位影響。

使用代建的方式，雖然能夠及時在合同中明確合同雙方的各種規定，但是在實際工作中，其主要職責就是能夠通過監督和協助的方式來構建起實際的工作流程。但是往往在施工過程中，代建工作還會遇到各種問題，最為主要的就是相關工作的實行必須要經過各級領導的確認才能夠實現，但是這種層層責任的制度缺失會對于代建工作的工作效率產生一定的影響。代建企業又往往考慮以后的經營及客戶滿意度等，因此會顧及建設單位的意見。這樣建設單位實際上也就變成了代建的上級單位，代建在其中就相當于參謀，為建設單位提供技術及管理建議，沒有太大的決定權。代建管理在相關單位中的威信也受到了相應的影響，在開展代建工作中，還是容易受業主主觀因素的影響，專業管理建議有的也很難完全落實，很難按最合理的建議去實施，給代建單位的管理目標實現帶來了較大困難。

3 做好代建項目檔案管理工作的對策研究

3.1 做好項目設計階段的信息收集

設計階段是工程建設的重要階段，在此階段中將會產生一系列的設計文件，其主要都是由政府相關部門進行相應的建設，工程投資規模的大小，以及相應的技術手段的各種規范化要求。同時其中施工要求和各種標準化規模都是實際項目的建設中的重要依據。在設計階段，不僅要及時的確定項目的建設形式以及相應的設計圖紙的水平，還要通過總進度的控制標準進行相應的成本控制和信息搜索。此階段信息的收集范圍廣泛，來源較廣，不確定因素較多，外部信息較多，難度較大，要求信息收集者要有較高的技術水平和較廣的知識面，又要有一定的設計相關經驗、投資管理能力和信息綜合處理能力才能完成該階段的信息收集工作。而對于迪士尼樂園外圍基礎設施項目來說，設計圖紙之多，版本之多也是少有的，這就需要檔案編制與管理的人員和相關人員的做好配合和甄別工作，保證檔案圖紙的準確性和有效性。

3.2 項目施工招投標階段信息的收集

作為一項以政府作為核心的代建項目來說，其招標的過程就是一項極為重要的環節，同時，受到當代人情關系的影響，就使得這個環節變得更加的需要公開與公正。在本階段進行相應材料收集的時候，除了要求相關人員充分了解當前代建項目的具體信息以及相關領域之間的聯系之外，還要要求其熟悉在招標過程中所涉及的一系列的規章制度以及行業準則，同時還要對于合同范本等有一個明確的了解。這樣在充分對于工程項目進行了解的同時，就更加能夠對于代建項目的匯總的招標階段的各項工作作出積極的準備。而迪士尼項目外圍基礎設施建設項目的工程之多，招標量和工程量之大也是少有的，這就意味著項目在施工招投標階段信息的收集是多么的重要，不僅要細還要全，而對于迪士尼項目外圍基礎設施建設項目的建設來說，招投標階段的標書版本也是非常多的，所以這個時候也需要檔案人員與各相關單位與部門做好溝通和銜接，確保招投標文件的版本及時更新和合同內容的準確性。

3.3 工程施工階段的信息收集

1）及時對于施工單位的具體工程規劃有一個明確的了解，通過檔案形式的檢查和管理辦法，能夠及時對于各階段的工作進度以及計劃有明確的把控，對于施工進度以及預定的施工完成日期進行合理完善。根據當前的市場價格的浮動，對于當前的人工使用，機械使用以及材料投入等生產成本的相關問題進行討論，對于資金的明確去向有更加明確的掌控。這是監理單位實行監督的重要依據，也是代建單位對項目總控進度控制的節點控制依據和對資金使用控制的預算依據。

2）對于具體工程施工中的資金流向一直是企業以及其下屬部門所關心的問題，因而在實際的代建項目進行的過程中，就要及時對于工程款項的支付證據以及各項支付指標進行考核，這在一定程度上能夠及時避免經濟方面的糾紛以及保障工程項目的順利實施和進行。在以政府進行的代建工程項目中，由于工程款的批放是經過多種流程來進行的，因此，實際的審批流程會對于工程款的支付起到極大的影響。在進行款項的明確過程中就要及時對于各個支付環節以及資金流向都有一個明確的把握，而工程款支付臺賬的建立，是代建項目管理的重要環節，也是及時了解項目投資控制及對各施工單位進行管理的重要依據。

3.4 項目竣工階段信息資料的收集

主要包括如下內容：

1）工程準備階段文件，如：立項文件、建設用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。

2）竣工驗收記錄文件，如：工程項目進行時進行整體的驗收申請，對于單位的工程質量及時進行抽查、核查，及時檢驗出各種隱患，同時對于各安全相關問題和功能進行有效的保障，對于核查的結果進行全面的記錄，以方便日后的核查，同時還要對工程質量驗收記錄、紀要、建設工程竣工驗收報告、竣工圖、項目委托單位（業主）對工程項目質量驗收認可文件或有關會議紀要等。

4 結束語

綜上所述，在項目的基本代建期間的各項工作都采用嚴格的管理辦法，從而能夠實現最大化的監控力度，進而對于工程項目的整體質量和建設都有極為重要的意義。同時其也是及時有效的保障工程檔案完整，并合法、合規完成檔案編制、進館的切實可行性的又一有效手段。

參考文獻

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[3]許志娟.試論計算機網絡技術在檔案管理中的應用[J].湖北成人教育學院學報，2011（01）.

作者簡介

王燕青（1988-），女，漢，上海，專升本本科學士學位，上海申迪項目管理有限公司，檔案管理。