大數據背景下事業單位文書檔案管理研究

摘 要：事業單位由于其性質的特殊性，其管理工作尤為重要，在事業單位的管理工作中，文書檔案的管理是其中十分基礎也十分重要的工作內容，文書檔案管理工作的質量，直接影響著事業單位工作的正常開展，但是目前我國很多事業單位并沒有對文書檔案管理工作進行充分的重視，其文書檔案管理工作也存在很多問題。在大數據時代，事業單位的文書檔案資料數量只會越來越多，這無疑又給文書檔案管理工作帶來了更大的困難，因此本文就針對大數據背景下事業單位的文書檔案管理工作進行探討，促進事業單位文書檔案管理工作的開展。

關鍵詞：大數據；事業單位；文書檔案管理

文書檔案管理工作作為企事業管理工作中的重要內容，在企業和事業單位的發展過程中，都有著至關重要的作用，尤其是在大數據時代下，事業單位在開展工作的過程中，其產生和面臨的數據信息更多，龐大的數據資料給事業單位的文書檔案資料管理工作，帶來了更大的困難，信息爆炸的特點使得事業單位的文書檔案管理工作效率也隨之降低。所以在大數據的背景下，事業單位要更加重視文書檔案管理工作，提高管理效率和質量。

1 大數據時代事業單位文書檔案管理工作的意義

大數據指的就是數據規模龐大，無法用傳統的技術和軟件進行統計和管理，所以在大數據時代，想要進行文書檔案管理工作，就需要應用新型的數據處理和保存技術，提高數據的管理效率和質量。因此在大數據背景下，事業單位的文書檔案管理工作也會呈現出很多優勢。

1.1 保障勞動者合法權益

在大數據的時代背景下，事業單位文書檔案資料的數量顯著增多，所以檔案管理已經成為一種新型的勞動保護模式，通過檔案資料的完善和及時更新，能夠對勞動者的工作態度、工作經歷等進行真實和詳盡的記錄，從而使得檔案資料成為了勞動者智力和體力勞動成果的展示。所以在大數據時代背景下進行文書檔案管理，也是對勞動者勞動成果的一種保障，可以保護勞動者的合法權益。

1.2 改變管理模式

在大數據時代背景下，事業單位想要順利開展文書檔案管理工作，必須要借助大數據技術，而這也需要充分調動起事業單位內部員工的工作積極性，需要事業單位內部各個部門進行配合。所以在大數據模式下，事業單位的文書檔案管理工作，能夠充分調動起員工的積極性，從而改變傳統的管理模式，提高管理的效率和員工的工作責任感。

1.3 促進信息化建設

在大數據時代背景下，事業單位會利用大數據技術提高檔案管理工作的效率和質量，在傳統的事業單位檔案管理工作中，由于技術的落后，使得檔案管理工作效率比較低下，內容也不全面，檔案管理工作的科技含量以及管理效率都比較低。但是在大數據背景下，事業單位加強了對信息技術的重視，所以在檔案管理工作中，也應用了很多先進的信息技術，使得事業單位的文書檔案管理工作信息化水平提高，促進了檔案管理工作的信息化建設。

2 大數據時代事業單位文書檔案管理工作面臨的挑戰

2.1 管理理念和流程

大數據背景下，事業單位的文書檔案管理工作與傳統的管理工作存在著很大的差別，其中最根本也最顯著的就是管理理念和流程的差異。在傳統的文書檔案管理工作中，管理人員會將文書檔案根據內容進行分類，做好標記，然后進行單獨管理，在后期需要根據文書檔案的類型進行查詢和使用。但是在大數據時代，事業單位的文書檔案資料和信息數量極為龐大，信息數據的交叉性十分明顯，所以在進行檔案的管理工作時，就不適用于傳統的管理理念和管理方法，無法使用傳統的方法來對文書檔案進行分類和管理，就不利于文書檔案的后期保存和使用。

2.2 檔案保存形式

在傳統的文書檔案保存管理工作中，由于文書檔案都是以紙質資料的形式為主，所以保存時，只需要對這些紙質資料進行分類的保存管理。但是在大數據背景下，事業單位的文書檔案資料不僅僅為紙質資料，還包括了很多視頻、電子圖片和電子文檔等，這些文書檔案資料無法采用傳統的管理方式進行保存管理，這就要求了文書檔案管理方式的多樣化。

2.3 管理人員素質

在大數據時代，由于信息技術的發展，事業單位的文書檔案管理工作，對于管理人員的素質提出了更高的要求。在大數據時代，由于信息技術和網絡技術發展十分迅速，所以事業單位的文書檔案數據資料極為龐大，而且這些資料也呈現出不同的形式，這就對文書檔案管理人員提出了更高的要求，需要其既擁有專業的文書檔案管理專業知識，還需要能夠熟練應用專業的信息技術和軟件，這對于工作人員的專業素質和綜合素質都提出了比較高的要求。

3 大數據背景下事業單位文書檔案管理的對策

3.1 改變文書檔案管理理念和流程

在大數據背景下，文書檔案管理工作的理念和流程發生了很大的變化，所以想要在大數據背景下，開展有效的事業單位文書檔案管理工作，就需要改變傳統的管理理念和流程，對傳統的管理理念和流程進行創新，提高管理的效率和質量。由于傳統的文書檔案管理工作是簡單的對數據資料進行分類管理，而在大數據背景下，數據之間的交叉性增強，所以在管理時，需要管理人員轉變傳統的管理理念，不能對數據資料進行簡單的分類，需要考慮到數據之間的交叉性和關聯性，建立一個專業的數據庫，利用數據之間的交叉性和聯系性，對數據進行存儲和管理，這樣在進行后期的文書檔案調取使用時，就能夠通過搜索關鍵數據和關鍵詞的方式，查詢到相關的所有文書檔案資料，提高文書檔案的利用效率。

3.2 創建多元化的文書檔案管理形式

在大數據背景下，事業單位的文書檔案資料信息，已經不僅僅只是紙質的文字資料，而更多的以電子文檔、視頻和音頻等方式呈現，所以在進行文書檔案管理時，也需要針對多元化的文書檔案資料和信息，創建多元化的管理形式。在管理時，所有的檔案信息都要進行掃描備份，將其存儲在計算機中進行管理和利用，這樣能夠有效保護原始數據，防止數據發生丟失或損壞。

3.3 對管理人員進行綜合培訓

大數據背景下，事業單位的文書檔案管理工作，對管理人員的綜合素質提出了更高的要求，所以為了提高文書檔案管理工作的質量和效率，就需要對管理人員進行綜合培訓，需要在掌握專業的文書檔案管理知識之外，還需要能夠掌握專業的信息處理技術，從而使其能夠在工作的過程中，能夠利用先進的技術，提高管理效率。

3.4 加強文書檔案數據的安全性

在大數據背景下，文書檔案管理工作還需要重視數據的安全性，在大數據背景下，各種新技術的應用，使得事業單位的文書檔案數據隨時面臨著安全問題，加強了文書檔案數據丟失的危險性。所以在管理工作中，需要加強管理人員的數據保存安全意識，時管理人員養成隨時殺毒和補丁的習慣，提高信息系統的安全性，防止病毒木馬等對數據信息的破壞。

4 結束語

這些技術的發展，我國也進入了大數據時代，大數據時代背景下，事業單位的文書檔案管理工作面臨著很多新的機遇和挑戰，這無疑給事業單位的文書檔案管理工作提出了更高的要求。所以在大數據時代的背景下，事業單位需要改變傳統的文書檔案管理理念和方法，利用新的管理技術，提高管理的效率和質量。

參考文獻

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作者簡介

劉雅（1990-），女，漢族，湖北天門，大學，助理館員，研究方向：檔案管理。