中學文件檔案工作的規范化標準化管理探討

曾凌

摘 要：隨著我國經濟社會的不斷發展，我國的教育事業也獲得了迅速的發展，加上教育改革的不斷深化，是我國的教育事業發展速度不斷加快，學校的教育水平和管理水平顯著提高。在學校的管理工作中，文件檔案管理工作是其中十分重要的內容，其管理水平也直接影響著學校的建設。隨著我國教育事業的不斷發展，學校除了教育功能之外，其管理工作也受到人們的普遍重視，所以在當前中學的管理工作中，文件檔案管理工作的重要性不斷提高，文件檔案管理工作的規范化和標準化已經成為了重要標準。所以本文就針對中學文件檔案管理工作的規范化和標準化進行探討，提高中學的文件檔案管理工作效率和質量。

關鍵詞：中學；文件檔案；規范化標準化；管理

無論是任何企業和單位，在管理工作中，文件檔案管理工作都是其中十分基礎也十分重要的工作內容，文件檔案管理工作的質量直接影響著單位和企業的建設發展。隨著我國教育事業不斷發展和教育改革的不斷深入，我國的中學在建設發展過程中，管理工作的質量要求也顯著提高，文件檔案管理工作也是在管理工作中的重要內容。所以為了提高中學的文件檔案管理工作質量和效率，需對其進行規范化和標準化的管理，下文就針對中學文件檔案工作的規范化和標準化管理進行探討。

1 中學文件檔案管理的現狀

1.1 管理工作水平低

當前我國中學的文件檔案管理工作根本無法滿足國家檔案法中規定的要求，大部分的中學在開展文件檔案管理工作時，相關領導人員、工作人員、機構設置、管理流程以及文件管理的標準等，都存在很多問題。中學文件檔案管理工作過于混亂，文件檔案的整理和后期管理工作都存在很多問題，導致了其管理水平比較低，檔案也難以在實際的使用中發揮出應有的作用。

1.2 管理工作不平衡

當前我國中學在文件檔案管理工作上存在著很明顯的不平衡問題，各個學校之間的文件檔案管理工作水平相差較大。對于一些綜合建設水平比較高的中學，其內部的文件檔案管理工作受到學校領導的重視，相關的制度和管理流程比較完善，檔案管理工作水平比較高，檔案資料具有較高的真實性和全面性，能夠更好的服務于學校的建設發展；但是我國還有很多的中學在文件檔案管理工作上存在著很多問題，有很多學校對于檔案管理工作，學校內部也沒有設置專業的文件檔案管理的相關流程和制度，管理工作十分混亂，管理水平低。

1.3 管理意識淺薄

目前我國大部分的中學，對于文件檔案管理工作，仍然存在著重視程度不足的問題，很多中學學校的領導缺乏對文獻檔案資料的管理意識，認為文件檔案管理工作并不會對學校的建設產生直接影響，所以也就對其進行我忽視，認為其可有可無，也沒有將文件檔案管理工作作為學校日常管理工作中的主要內容，使得學校的文件檔案管理工作水平比較低，發展十分滯后。

2 中學文件檔案管理的基本要求

2.1 管理人員需要有較高的綜合素質

中學文件檔案管理工作中，首先要求相關的管理人員具有較高的綜合素質，這里的綜合素質不僅僅只是管理人員的文件檔案管理工作專業素質，還包括管理人員自身的文化素質，要求管理人員能夠在工作的過程中，具備較高的業務水平和管理能力，能夠對文件檔案資料進行有效的分類整理，并進行針對性的管理。另外管理人員在工作的同時還要不斷擴展自己的知識面，提高自身的文化素質，豐富自身的專業知識，從而不斷提高業務能力。

2.2 檔案資料必須要齊全完整

檔案資料的齊全性和完整性，直接影響著檔案管理工作的質量，因此在管理工作的過程中，必須要保證檔案資料的完整性和真實性，要保證檔案資料能夠充分反映學校的發展。隨著計算機技術和信息技術的不斷發展，中學文件檔案資料也呈現出多元化的特點，檔案資料包括了文字、音頻和視頻等，在管理的過程中，必須要對這些檔案資料進行完善的收集和整理，保證能夠通過這些檔案更好的了解學校的建設發展。

2.3 做好檔案保護

中學文件檔案管理工作中，文獻檔案資料的保護是其中十分基礎的工作內容，學校的不斷建設和發展，學校的文件檔案資料數量只會逐漸增多，這無疑給文件檔案管理工作帶來了較大的負擔，使得文件管理的過程中，文件損毀、遺失等問題發生的頻率顯著增加。因此在文件檔案管理工作中，需要實施集中化和統一化的文件檔案管理，防止在管理過程中出現檔案的遺失損壞。

3 中學文件檔案標準化規范化管理的措施

3.1 加強學校領導的重視

在中學文件檔案管理工作中，想要促進其規范化和標準化管理，就必須要加強學校領導對檔案管理工作的重視，讓學校領導將文件檔案管理工作視為學校建設管理工作中的基礎工作內容，提高學校上下對文件檔案管理工作的認識。因此學校領導要在學校的會議上，向教師和其他的管理人員強調文件檔案管理工作的重要性，是學校內的工作人員都能夠了解到文件檔案管理工作對于學校建設發展的重要意義，并將文件檔案管理工作作為學校日常管理工作中的重要內容，加強文件檔案管理工作的相關資金技術支持，從而提高文件檔案管理工作的質量。

3.2 建立完善的管理制度

一個完善的檔案管理制度，能夠提高檔案管理工作的質量和效率，因此在中學文件檔案管理工作中，需要建立起一個完善的文件檔案標準化規范化管理制度，對文件檔案的規范化和標準化管理工作進行制度規范，對學校文件檔案進行集中化和規范化的管理，并在制度中提出規范化的管理要求，對于文件檔案管理工作的相關流程進行規范，從而提高文件檔案管理工作的規范化和標準化水平。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

文件檔案管理工作人員的素質，直接影響著文件檔案管理工作的水平，因此，想要促進中學文件檔案的規范化和標準化的管理，就是要想辦法提高檔案管理人員的綜合素質，對工作人員進行專業培訓，學習掌握文件檔案管理工作的標準化和規范化管理流程以及相關技術，提高工作人員的業務能力，使其加強對規范化和管理標準化管理制度的了解，這樣在工作的過程中，就能夠使工作人員進行規范化和標準化的檔案管理。

3.4 加強檔案開發與科研工作

學校在建設發展的過程中，還需要對檔案管理工作進行進一步的研究，進行檔案的深入開發和科研工作，利用檔案充分反映出學校的發展歷史和特點，使檔案資料能夠更好的為學校的建設發展提供服務。因此在學校的檔案管理工作中，需要不斷進行檔案的開發，進行學校檔案管理制度和管理平臺的信息化建設，并不斷積極開展科研工作，提高檔案管理工作的信息化水平，這樣能夠為中學文件檔案的標準化和規范化管理工作創造活力。

4 結束語

我國教育事業的不斷發展的學校的管理工作也提出了更高要求，而在中學的管理工作中，文件檔案管理工作是十分基礎的工作，但是卻對學校的建設發展有著重要影響。因此，在當前中學文件檔案管理工作中，需要采取多種措施，父親檔案管理工作的標準化和規范化。

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