基層檢察院檔案信息化建設芻議

張靜靜 張喜鴿

摘 要：當前司法體制改革正在全面推開，深化司改離不開提供信息源的檔案，這就要求檔案工作要實現信息化，與司法改革工作相匹配。但基層檔案工作普遍存在管理滯后問題，筆者結合工作實際，就檔案工作面臨的問題、改進的方向出發，從軟硬件兩方面進入探討，以期促進基層檢察檔案的信息化。

關鍵詞：檢察檔案；信息化；利用率

檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統工程。[1]檢察檔案是人民檢察院在依法履職過程中形成的具有查考利用價值的原始記錄，是按照有關規定立卷歸檔，并集中管理的訴訟文書、聲像材料及其他材料的總稱，是以文字、音像、實物等形式儲存下來的記載檢察機關歷史活動的第一手信息資料，也是記載著檢察機關全面發展的重要專業文獻。隨著大數據時代和“科技強檢”的不斷推進，檢察檔案的數字化、信息化價值顯得更為迫切。筆者結合工作實際，就檢察檔案發展存在與檢察工作發展不相匹配的問題，分析檔案信息化工作的現狀、面臨的問題及改進的方向，進行粗淺探討，以其促進檢察檔案工作的數字化進程。

1 當前檢察檔案工作的現狀、問題及其原因

1）檔案管理“庫房化”，專業化程度不明顯。在基層檢察機關，司法檔案與人事檔案是檔案工作的主要組成部門，在當前情況下，人事檔案由檢察機關政工部門負責管理，司法檔案由案管部門負責收集、審核，對司法檔案的質量負責，辦公室檔案室僅負責編號、定期、入庫、上架等外圍工作，因為存在收管“兩張皮”問題，檢察檔案的專業化水平不高。此外，從管理體制上看，檢察院檔案室與本地縣級檔案管理部門、上級院檔案部門對下級檔案的指導、監督不夠，檔案工作停留在粗放管理水平，僅能保證檔案整理歸檔時間等基礎工作。

2）電子、紙制檔案分離，信息化水平落后。隨著社會社會分工的不斷細化，檢察統一應用系統的規范化程度越來越高，雖然紙制案卷不會缺項，但與檔案的信息化不相一致，紙制檔案與檢察統一應用系統檔案部門內容不符，形式審查紙制檔案與監管嚴格的電子檔案往往難以對應。此外，檔案信息化建設也面臨多樣化、個性化、深度化、精確化、規范化需求。但基層檢察院受條件所限，存在信息庫存不完善、檢索覆蓋面不夠等短板，除了用了辦案查詢、達標升級這些途徑外，檔案工作存在使用缺陷，信息化水平有待加強。

3）檔案工作“零碎化”，復合型人才嚴重不足。信息化建設往往需要既懂技術、又懂業務的復合型人才，他們齊心協力才能完成。但當前既懂檢察業務、檔案管理，又精通計算機軟件技術的人才極為匱乏。以江蘇省徐州市泉山區檢察院為例，檔案工作有兩名同志負責，檔案電子、數字化水平不高，造成原始紙質檔案的破損，且由于申請省一級檔案室對電子目錄、全文數據庫、制度匯編等有嚴格要求，從事檔案升級等工作必須借助第三方社會力量，自身能力力不從心。同時，檔案員要兼顧檔案工作和辦公室工作，面對日益繁多的工作量和復雜的檔案存儲，疲于應付日常工作，很難進行檔案開發利用。

2 檢察檔案工作的新要求和新理念

強化檢察檔案的開發利用是新時期檢察檔案工作的重要任務，也是檢察工作需要。[2]隨著信息技術的發展，檢察檔案工作應該進行系統化構建、規范化管理、服務化利用，推進信息技術與檔案工作的深度融合。

1）推動檢察檔案工作由系統內部向社會公眾開放。檢察檔案是檢察機關在依法履職的過程中產生，是化解社會矛盾的存證，它在服務檢察系統的同時，也應注重協調社會矛盾、服務人民群眾。在司法體制改革的背景下，律師、法官、檢察官、法律教育工作者已經成為一個“法律職業共同體”，以實現司法公正為共同目標。在司法實踐中，經常有律師、公安乃至案件當事人到檢察機關申請調取檔案，在符合有關規定的情況下，應當為申請人提供服務，如此檢察檔案的社會化程度在不斷加強，檢察機關應積極適應這一變化，以此為契機，并且不違反監督工作的要求和保護當事人合法權益的前提下，掌握好檔案的公開范圍，以信息化建設為契機，采取多種形式向社會提供利用，滿足社會不斷增長對檢察院各類檔案的信息需求。

2）推動檢察檔案工作的標準和規范化。如果檢察檔案的數據標準不統一，將對數據的采集、加工、保存以及信息化共享帶來問

題。[3]作為基層檢察院，要從實際需要出發，提前規劃，從網絡平臺建設、軟件投入、硬件投入、技術服務等方面出發，著眼于未來檢察檔案工作的發展和數字化的推進，完備設施，形成體系，再加安全設備的日常性維護，在檔案部門、檢察業務部門及技術人員的的共同參與下，破解瓶頸性問題，最大程度地整合現在檢察檔案資源，實現檢察機關基礎信息化和檔案信息化的共同推進。

3）推動檔案工作從輔助化到數字化轉變。要在檢察機關內部，整合專、兼職檔案員的力量，積極做好宣傳工作，提升領導對檔案工作的認知和了解，讓他們有機會認識、認可檔案工作，提升檔案工作參與度。工作重心要由收集、保管向綜合利用轉換。當之前工作重點放在了檔案的收集、保管齊全、完整上，對鑒定銷毀等工作開展采取了消極等待的態度，這已經不能適應新形勢的需要。要抓檔案利用工作這個核心，以信息化建設為切入點，主動預測、捕捉檔案工作中出現的新情況、新問題，并公布或提供服務的范用、內容，體現檢察檔案的價值。

3 推進檔案與司法改革工作同頻共振的對策和建議

在當前的檢察機關中，訴訟案卷在歸檔時，各部門內勤對案卷材料應逐一檢查，不符合質量要求的應重新整理，發現遺漏及時補齊，并與收案登記對照，檢查是否收齊，最后統一保管，每年及時向檔案室移交檔案和清冊，以保證檔案室收集的各類檔案準確、有序、按時完成錄入、入庫等工作，確保歸檔檔案文件質量。

1）突出重點，嚴格規范立卷歸檔基礎工作。訴訟檔案是檢察機關最為專業、最為重要、利用率最高的檔案類型。檔案部門在工作中應突出訴訟檔案這個重點，加強與業務部門的溝通對接，爭取每本卷宗都做到材料齊全完整、目錄詳細規范、頁碼編制準確、全年檔案及時歸檔，為后期的掃描、檔案信息化打好基礎。同時，檔案部門應加強與技術部門、上級部門和涉密信息系統運維公司的溝通協調，取得支持，改善涉密信息系統和檔案軟件運行狀況，消除檔案軟件無法使用的障礙，提高檔案工作的效率。

2）提升效率，確保信息共享與安全兼顧。一要加快檢察檔案信息資源的開發利用工作，實現信息共享。檢察檔案工作的開展，除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應大力加強檢察檔案信息資源的開發利用工作。因此，檔案員、技術人員應增強做好檔案信息資源開發利用工作的責任感和緊迫感，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制科學、適用的檢索工具，建立健全檢索體系，及時、系統、完整地提供所需檔案信息，最大限度地實現信息共享。二要積極推進檔案信息化建設，把檢察檔案的信息化建設納入檢察機關工作規劃，促進檢察檔案信息化建設與檢察總體工作同步發展，在確保檔案信息資源保密安全的前提下，嚴格檔案管理流程，實現檔案信息資源共享，為檢察工作提供優質的檔案信息服務。

3）提升檔案人員綜合素質，適應信息化建設要求。檔案信息化建設對檔案人員、案件承辦人提出了更高要求，因此提升專、兼職檔案員的綜合素質迫在眉睫。對此，一是要加強對檔案人員的培訓教育。注重在實用性上下工夫，加強全體干警的檔案意識，強化崗位學習和訓練，不斷提高業務素質和工作效率，更好地適應檔案工作信息化管理的要求。二是要加強對檢察人員的培訓教育。要以培養復合型專業人才為目標，對檔案員進行專業化的培訓，使之掌握專業的檔案知識與技能、法律業務知識和計算機操作能力，適應檔案信息化工作的模式和方法，更好地發揮檢察機關檔案信息資源的社會效益。

參考文獻

[1]龔瑛，李才庭，王濱.《開展檔案信息化建設的做法和體會》，載《法制與社會》2011年第7期（上）.

[2]何樂，翁琴琴.《淺析檢察檔案信息化建設與利用》，載《法制與社會》2013年第6期（中）.

[3]張曉然.《基層檢察院檔案信息化建設的探討》，載《辦公室業務》2014年第4期.