高校檔案管理中檔案登記備份制度的思考

任家英

摘 要：檔案登記備份制度是檔案管理的一項(xiàng)制度創(chuàng)新，給高校電子檔案文件時(shí)間管理提供了新的思路。本文從實(shí)踐層面梳理高校檔案登記備份制度創(chuàng)新與實(shí)踐開展情況，并結(jié)合理論分析，從制度創(chuàng)新的手段、應(yīng)急管理、績效評(píng)估、保障條件等方面探討登記備份制度創(chuàng)新實(shí)踐的可持續(xù)性。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；電子文件；登記備份

1 高校檔案登記備份制度創(chuàng)新與實(shí)踐開展

1.1 檔案登記備份制度實(shí)施過程

首先結(jié)合高校檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)高校檔案實(shí)施等級(jí)備份制度進(jìn)行調(diào)研，主要調(diào)研方向?yàn)楦咝n案、電子文件管理的安全，以及電子檔案管理模式，結(jié)合調(diào)研結(jié)果思考如何保障數(shù)字環(huán)境下檔案盒電子文件的安全，并結(jié)合高校檔案管理實(shí)際構(gòu)建安全體系。其次制定檔案登記備份制度，并在高校檔案館范圍內(nèi)進(jìn)行試點(diǎn)運(yùn)行，內(nèi)容包括原則、備份范圍與內(nèi)容、計(jì)劃等。最后是拓展推廣階段，結(jié)合試運(yùn)行的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案登記備份制度進(jìn)行總結(jié)和完善，然后依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在高校內(nèi)全面開展檔案等級(jí)備份制度，對(duì)所有電子文件、數(shù)字檔案等進(jìn)行登記備份工作實(shí)施。

1.2 檔案登記備份制度目的

針對(duì)高校檔案管理而言，檔案登記備份制度的目的主要包括確保檔案的真實(shí)性，強(qiáng)化檔案憑證價(jià)值；確保檔案安全性，提高抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力；強(qiáng)化檔案監(jiān)督職能，確保檔案從前端到最終存儲(chǔ)的控制；有效整合檔案資源，建立高校檔案信息數(shù)據(jù)庫；帶動(dòng)高校檔案事業(yè)各項(xiàng)服務(wù)業(yè)務(wù)的建設(shè)，拓展高校檔案館功能布局；改善檔案發(fā)展環(huán)境，促進(jìn)高校檔案社會(huì)化服務(wù)發(fā)展。

1.3 檔案登記備份制度實(shí)施方案

首先要確定高校檔案登記備份工作流程，依據(jù)文件運(yùn)動(dòng)理論，檔案登記備份工作分為四個(gè)階段，即前期處理階段（整理寶貝數(shù)據(jù)、填寫備份表、審核情況表）→報(bào)送移交階段（生成備份包并自檢、按有關(guān)保密規(guī)定報(bào)送）→受理、審核、反饋階段（檢驗(yàn)完整、安全及有效性，填寫《備份數(shù)據(jù)移交、接收檢驗(yàn)表》，一式兩份并蓋章備案）→利用階段（申請(qǐng)恢復(fù)數(shù)據(jù)、填寫《數(shù)據(jù)恢復(fù)申請(qǐng)報(bào)》、審核申請(qǐng)單、恢復(fù)數(shù)據(jù)、移交申請(qǐng)）。

其次明確高校檔案數(shù)據(jù)形式的備份要求，包括三種形式，即電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子公文、檔案數(shù)字化成果，這三類檔案數(shù)據(jù)對(duì)登記備份的要求不同，環(huán)境依賴度也不同，在數(shù)據(jù)接收時(shí)應(yīng)采取不同的備份策略和方法，需要在不同的工作流程階段制定嚴(yán)格、清晰的備份要求。

最后高校需結(jié)合工作實(shí)際構(gòu)建檔案登記備份中心的實(shí)施框架，可分為三個(gè)層級(jí)，即初級(jí)、中級(jí)和高級(jí)，每個(gè)層級(jí)都應(yīng)滿足基本功能要求，包括數(shù)據(jù)備份管理、數(shù)據(jù)備份安全、數(shù)據(jù)加密傳輸、數(shù)據(jù)恢

復(fù)等。

2 高校檔案登記備份制度推進(jìn)中需注意的問題

2.1 從剛性向柔性的手段轉(zhuǎn)變

高校檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，推行檔案登記備份制度需要一個(gè)推進(jìn)過程，實(shí)施手段需從剛性向柔性的轉(zhuǎn)變。通過柔性滲透，形成一種固化的實(shí)踐模式，通過不斷的實(shí)踐進(jìn)行制度定型，引導(dǎo)檔案管理人員自愿、自主的配合等級(jí)備份制度推行，這才是等級(jí)備份制度持續(xù)性的關(guān)鍵。由于高校檔案的生成涉及多個(gè)部門，檔案的收集、保存等不僅僅是檔案部門的責(zé)任，因此高校應(yīng)自上而下構(gòu)建多部門合作機(jī)制，解決單一檔案部門開展登記備份工作中遇到的人力、物力、財(cái)力不足的問題，使登記備份工作成為高校檔案自動(dòng)化辦公的一部分。

2.2 注重可持續(xù)發(fā)展的保障條件

高校檔案登記備份工作的開展需要可持續(xù)發(fā)展的保障，一般包括三個(gè)方面，即人員保障、技術(shù)保障與資金保障。人員保障方面，高校需依照檔案登記備份工作內(nèi)容建立專業(yè)人員隊(duì)伍，培養(yǎng)專業(yè)人才，比如檔案人才、計(jì)算機(jī)人才、信息管理人才、復(fù)合人才等。高校應(yīng)加強(qiáng)在職人員的培養(yǎng)和繼續(xù)教育，提升在職人員的綜合素質(zhì)，充實(shí)檔案登記備份所需的人才隊(duì)伍，可通過招聘、自主培養(yǎng)、兼職等形式完成。在檔案登記備份工作中，可設(shè)立課題小組，通過邀請(qǐng)專家參與的形式，提升工作效率。在技術(shù)保障方面，檔案登記備份系統(tǒng)應(yīng)參照已有系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，建設(shè)合理的檔案登記備份中心。在經(jīng)費(fèi)保障方面，高校檔案部門一方面積極爭(zhēng)取學(xué)校資金支持，另一方面加大檔案開發(fā)利用的力度，通過檔案服務(wù)爭(zhēng)取資金支持。

2.3 注重績效評(píng)估

作為新公共管理的重要內(nèi)容，績效評(píng)估直接關(guān)系高校檔案登記備份制度實(shí)施的效果。高校檔案館應(yīng)從效益與效率角度出發(fā)，采取有效的評(píng)估手段，從定性與定量兩個(gè)層面對(duì)檔案登記備份工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，這樣可以解釋發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。績效評(píng)估在高校檔案登記備份工作中具備突出的功能，比如監(jiān)督支持功能、引導(dǎo)促進(jìn)功能、資源優(yōu)化功能等。高校檔案登記備份績效評(píng)估需建立科學(xué)合理的評(píng)估體系，明確績效評(píng)估內(nèi)容，包括四個(gè)方面，即計(jì)劃和目標(biāo)的達(dá)成程情況和工作成果，登記備份工作對(duì)其他檔案工作的影響，對(duì)檔案文件形成部門的影響，以及投入產(chǎn)出定量評(píng)估。高校需建立統(tǒng)一的績效評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)檔案部門、檔案文件形成部門進(jìn)行有效的引導(dǎo)與激勵(lì)。高校還需運(yùn)用科學(xué)的評(píng)估方法，比如滿意度調(diào)查，點(diǎn)線面相結(jié)合等。

2.4 建立應(yīng)急管理機(jī)制

從檔案管理理論與實(shí)踐來看，檔案登記備份本身就是一種檔案安全的應(yīng)急管理機(jī)制，通過檔案?jìng)浞菽軌驅(qū)崿F(xiàn)應(yīng)急狀態(tài)下的檔案恢復(fù)，以確保檔案信息的安全性、完整性。此外即使檔案登記備份，以不能確保檔案百分百安全，因此進(jìn)一步建立應(yīng)急管理機(jī)制，也是對(duì)檔案登記備份的安全保障。高校應(yīng)結(jié)合檔案管理實(shí)踐，多部門聯(lián)合建立應(yīng)急管理機(jī)制，采取一系列必要的措施，包括建立應(yīng)急預(yù)警機(jī)制，建立應(yīng)急預(yù)案演練機(jī)制，完善應(yīng)急運(yùn)行機(jī)制等。

高校檔案登記備份制度主要依托檔案登記備份中心建立，為抵御各種突發(fā)事件而建立應(yīng)急管理機(jī)制，這能夠有效的保障高校檔案信息安全，使高校檔案信息資源長久的保留在檔案館中。

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