高校檔案社會化服務的實施與對策

姚秀峰

摘 要：高校是知識產生和傳播的基地，凝聚著高校教育工作者、科研工作者的心血和汗水，是重要的信息資源。隨著社會對信息資源利用深度和廣度的加深，高校檔案開發與利用面臨全新的機遇和挑戰。本文從檔案社會化服務的視角，對高校檔案開發利用中的社會化服務策略進行研究分析，并提出針對性的建議。

關鍵詞：高校檔案；檔案管理；社會化服務

1 引言

高校檔案具有較高的社會價值，高校檔案館應強化社會化服務意識，加強檔案宣傳，采取多種形式為社會提供優質、高效服務。從高校檔案開發利用的現狀來看，檔案服務多集中于校內教學、教研和科研層面，以及向校友提供學歷證明、學籍查詢，向社會中介機構、用人單位、或少量團體提供一般性咨詢服務，這與真正的高校檔案社會化服務還有很大的差距。高校檔案開展社會化服務擁有諸多優勢，比如信息資源保存優勢、信息資源價值優勢、人才優勢等，因此立足高校檔案服務現狀，進一步拓展、創新社會化服務模式，是高校檔案管理工作的重點之一。

2 高校檔案社會化服務的實施

一是文化記憶服務，近些年來隨著我國高校教育的跨越式發展，高校檔案服務應突破傳統知識、信息服務的局限，拓展文化服務功能，推陳出新，塑造良好的社會形象。比如編寫《校史紀念冊》、《大學年鑒》、《教育文化傳承》等主題檔案資料，發掘高校文化資源，開展各類文化記憶宣傳展示活動。

二是決策參考服務，檔案是高校信息的重要載體，記錄了高校發展中的各類有價值的事件，這些能夠為社會經濟建設、社會組織管理等方面提供借鑒和參謀作用，是相關領域決策的科學依據和參考資料。比如高校檔案館通過數字化、信息化、網絡化建設，有針對性的編制《教學成果匯編》、《規章制度匯編》、《科研成果匯編》、《基建成果匯編》、《黨建成果匯編》等，為社會提供決策服務。

三是查證咨詢服務，主要面向校友、用人單位、社會組織等，這是高校檔案服務走向開放、現代化的標志。可提供的主要查證咨詢服務包括檔案證明、學歷證明、檔案利用翻譯等。這些服務的提供，可借助當前網絡技術，開展網絡服務。

四是學術交流服務，高校檔案具有較高的學術價值，依托檔案資源拓展學術交流渠道，提升文化含量，努力成為文化交流的窗口與紐帶，這是高校檔案服務的重要內容。高校檔案部門可與其他部門實現系統資源整合，共同探索智慧校園建設。高校檔案社會化服務的學術交流主要是科研成果推廣應用，并在此基礎上與社會各行業加強合作，共享成果，開展各種學術交流活動。

五是市場服務，高校檔案服務要順應市場發展，深挖檔案社會服務資源，滿足社會的各類需要，比如成績證明、檔案代寄存、紀念冊、歷史主題檔案冊、一定權限的成果開發等。

六是展覽教育服務，高校檔案信息資源豐富，主題鮮明，通過檔案展覽能夠起到很好的宣傳教育作用。在檔案內容選擇方面，應盡可能選擇典型、有代表性、主題突出、特色鮮明的檔案信息，能夠更好的反應高校文化、高校特色，進而通過展覽擴大社會影響。

3 提高檔案社會化服務的對策建議

3.1 強化社會化服務意識

高校檔案管理工作者必須轉變傳統觀念，強化社會化服務意識，樹立良好的現代化檔案服務理念，重視檔案社會化服務工作。在檔案服務工作中堅持“以用戶為中心”，對每個用戶一視同仁。在檔案社會化服務中，服務人員盡可能減少主動干預措施，適應角色轉換，提供多元化服務。此外高校檔案館應加強檔案社會化宣傳，通過舉辦檔案展覽活動，提升高校檔案的社會影響力。檔案管理人員采取多樣形式，為檔案利用者提供優質、高效的服務，包括個性化服務、主動推送服務等，在信息服務上擴大服務范圍，將檔案展覽工作常規化，積極參與各類社會公共活動，積極宣傳高校檔案服務。

3.2 建設館藏特色數據庫

在眾多高校檔案資源中，要想凸顯檔案價值，需結合高校自身特色，建設館藏特色數據庫，推出特色檔案服務。具體操作上，加強檔案收集與征集范圍，與群眾需求緊密聯系；根據學校名人檔案征集辦法，對學校知名校友、知名學者等名人檔案、特色檔案和歷史珍貴照片，要注意接收征集，尤其是散落于個人手中的檔案資料，建立特色主題檔案；檔案館要不拘泥于個體，借助互聯網共建檔案系統，實現檔案網絡共享，整合檔案資源，拓展社會服務功能；學校必須根據自身特點，有側重點的開展特色服務。

3.3 實現檔案信息服務聯合協作

在高校檔案信息化、數字化、網絡化發展的背景下，高校檔案館要抓住機遇，加大數字化、網絡化建設，積極與其他檔案服務單位建立合作關系，實現檔案信息資源共享。通過互聯網或檔案信息系統，系統內各單位相互合理調配信息資源，相互協作解決問題，提高檔案社會化服務的質量和效率。比如許多高校檔案館開展館際合作、校際合作、省級交流合作等，以及跨行業合作，比如檔案館與圖書館的合作，檔案館與博物館的合作，檔案館與機關宣傳單位的合作等，這些合作模式都能夠提升高校檔案社會化服務的水平。

3.4 推進檔案信息數字化發展

無紙化是高校檔案管理發展的趨勢，因此高校檔案館應加強電子文檔建設，加快傳統檔案的數字化轉換。具體操作上，對于利用頻率較高的檔案要優先進行數字化轉換，尤其是利用頻繁的學籍卡、成績單等，轉換為數字檔案并錄入數據庫系統，使檔案館提供社會化服務時，用戶檢索、查閱更為便捷。高校檔案館從檔案信息資源入手，通過不斷梳理業務流程，分析用戶需求，建設多層次、多功能、多樣服務的高校檔案信息系統，為社會用戶提供更為豐富的服務。

在信息化發展的社會環境下，用戶個性化需求越來越凸顯，高校檔案館應立足長遠，擴展檔案社會化服務功能，打破傳統思維，突破界限，“以用戶為中心”，凝聚社會力量，擴大交流、合作與資源共享，進而提升高校檔案社會化服務的水平。

參考文獻

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