地勘單位文書檔案數字化的建設

莫艷

摘 要：地勘單位在工作開展中，文書檔案是整個工作的重點其保密性關系著整個單位的工作實施，因此必須對文書檔案管理的手段及技術進行優化發展。隨著網絡技術的大面積普及，文書檔案數字化的建設已被部分地勘單位應用實施，為了更好的實現數字化建設的普及性對其進行分析研究，具體如下。

關鍵詞：數字化建設；文書檔案；地勘單位；分析研究

近幾年，隨著地勘項目的批量性增加，傳統老套的文書管理方式及手段已經很難滿足現在的發展局面。因此必須結合實際對現存的管理缺陷及技術應用進行完善整改，將更先進的更簡便的文書檔案數字化建設應用到實際工作中來，從而更好的提高管理效率及工作效率。

1 文書檔案在地勘單位的現狀及數字化建設的意義

1.1 文書檔案在地勘單位的現狀

雖然信息化技術已普遍應用，但部分地勘單位任使用傳統的方式對紙質文書檔案進行歸類整理，導致在各地勘單位文書檔案管理上出現各式各樣的問題。最常見的有：1）在行資料整理或查找時比較費時；2）遇到潮濕地段資料會出現受潮現象；3）隨著時間的不斷推移檔案資料越堆越多所占空間也會越來越多，而且地段分布不同，資料歸類整理也不盡相同，這就導致管理所需成本要相對高額化；4）現如今還有很多地勘單位對于資料管理重視度不是很高，沒有專門的檔案管理部門，導致在文書整理上比較混亂，容易出現丟檔或泄露內部檔案資料的現狀[1]。因此必須對文書檔案的管理進行加強改善，將更多新科技新手段應用到現有管理技術之上。

1.2 應用數字化建設的意義

綜上述得知，傳統的文書管理方法存在很多顯性及隱形的問題，因此有必要對傳統管理方式進行變革完善，將數字化建設應用到地勘文書檔案管理中來，不僅能解決現有的問題還能使現有的文書檔案管理手段更加完美，因此應用數字化建設的意義就顯得非常重要。該意義主要體現在：1）替代傳統化縮短與現代信息科技之間的距離；2）文書檔案管理的安全性及工作效率性得到了提升改善；3）積極響應了國家相關檔案管理機構頒發的各項數字信息化建設的要求。總之，在科學技術的不斷提升下，為了保證后期資料的真實可行性需對文書檔案的管理進行創新完善。

2 數字化建設的措施及內容

2.1 建立完善的管理系統

想要將數字化建設在地勘單位文書檔案管理中更好的應用實施，必須建立完善的檔案管理體系及管理系統。這就需要上級管理層領導對其進行重視，制定相關的管理體系，并且引進先進的計算機數字化設備，建立數據庫系統，從而提高整個數據管理的工作效率及數字的精準性。進行系統數據錄入時需對管理人員進行心系統的培訓，從綜合角度出發不僅要對系統操作進行專業的指導培訓，對于工作者的責任心與耐心也許進行培養完善，確保工作質量[2]。同時將資料數據錄入系統時，為了保證資料數據的準確程度，可借助掃描系統對文書檔案進行掃描錄入，慢慢將其添加至計算機系統之中，該操作簡單且節約時間而且在進行檔案校對時容易對漏掉的文檔進行及時的填補

完善。

2.2 建立獨立的網站系統

管理系統逐漸添加完善后，為了實現全網資料鑒定查詢就需要對網站系統進行初步建立及完善。主要是對文檔資料進行共享模式的實施，這就需要技術人員將網絡信息技術應用到其中，實現資料共享模式，從而提高地勘單位文書數字化建設的真正實施[2]。在建立網站系統時需要與相關政府人員進行干預溝通，在取得獨立網絡系統權限后開展實施網絡共享，為了更方便后期工作者對檔案資料的查詢應用，須慢慢完善資料查詢方式。如根據項目類型查詢或根據區域范圍進行查詢，總之完善查詢方式提高工作者系統操作水平可以更好實施網站系統的作用。

2.3 建立合理的監管體系

科學合理的管理體現可以提高工作效率，在建立好管理系統及網絡系統之后需建立合理的監管體系，只有這樣才能提高文書檔管理的質量，提高地勘單位的整體工作效率。因此在進行科學合理的監管體系建立時須做到以下幾點：1）確保原文檔資料信息錄入的真實性；2）在進行數字化文書檔案系統建立時對電子文件進行監管完善，重視錄入及收集方式；3）文書檔案數字化系統在投入使用后，工作人員需對使用過程中出現的問題及不足之處進行記錄反映，為系統技術維修人員提供系統優化依據，從而更好的提高整體工作效率[3]。

3 數字化建設在文書檔案應用中的注意事項

3.1 保管原文件確保依據性

地勘單位文書檔案形式多樣化，實施電子檔案錄入時須對各個檔案進行拆檔錄入會出現不同程度的混亂現象，尤其是在傳統書面性文檔管理之下。稍不留意就會出現錯錄、漏入的情況。因此，工作者在進行電子文檔錄入時必須建立完善的錄入措施。如實施兩人一組協作錄入，或根據檔案時間或類型分批錄入等，在進行原文件錄入時可對同一檔案袋里的內容進行編碼錄入，這樣在進行原文檔電子掃描時可以減少混亂現象，提高掃描件質量。

3.2 加強文書檔案檢查保證質量

想要確保文書檔案質量，加強初審、復審環節是最有效且最關鍵的途徑之一，因此必須注重該環節的實施。在進行文書檔案核對時必須對這幾點進行嚴密的校驗核對，掃描圖像的清晰度包括數字、文字、圖標等；整個文檔是否完整，包括文檔排序是否正確、有沒有漏件等，從而更好的體現文書檔案數字化建設實施。

3.3 做好保管工作實現保密性

文檔資料是整個地勘單位的重要文件，因此必須對保密性進行嚴格的把控管理。如對高密性的文檔進行加密管理或設立專門的管理人員進行管理，對于紙質文檔直接采取保險柜管理或成立專門的檔案室。只有這樣才能更好做好文檔保密性，確保資料信心不會外漏[4]。

4 結束語

總之，隨著競爭局勢的日益增加，地勘單位對于文書檔案管理工作越來越重視。想要將數字化建設更好的應用與各個地勘單位文書檔案管理中，需結合實際情況對文書檔案管理措施及管理技術進行不斷的完善改進，更好的適應信息化時代的發展，實現優質化工作效率。

參考文獻

[1]李曉彤.地勘單位文書檔案數字化的建設研究[J].現代企業文化，2017（14）：104-104.

[2]李亞琴.探析地勘單位檔案數字化管理的路徑[J].大陸橋視野，2016（14）：42-42.

[3]張帆.淺析建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].現代經濟信息，2017（2）：444-444.

[4]樊艷霞.對新形勢下地勘單位檔案管理工作的幾點體會[J].辦公室業務，2016（20）：148-148.