疾控檔案的管理與利用分析

劉美媛

摘 要：疾控中心在處置突發公共衛生事件中扮演著“排頭兵”的角色，突發公共衛生事件關系到國家穩定、社會和諧和經濟發展，如何有效應對突發公共衛生事件一直是社會各界廣泛關注的重大命題。毋庸置疑，隨著疾控信息的重要性愈發突出，疾控檔案對于突發公共衛生事件的緊急處理和防治具有舉足輕重的意義。現階段，疾控檔案朝著檔案現代化的方向發展，檔案管理理念、管理方式和服務模式發生了變化，疾控檔案規范化管理成為疾控事業穩定發展的重要一環。

關鍵詞：管理方式；疾控中心；信息化；疾控檔案；利用

疾控中心在研究疾病源頭、監測疾病范圍和影響、控制疾病蔓延等工作中會產生大量的信息，這些信息能夠幫助疾控中心發現疾病規律和解決問題，抑制傳染病規模化、蔓延華的趨勢。現代化檔案管理理念下檔案管理更加突出主動性，疾控檔案中的疾控信息能夠為研究者提供研究素材，幫助研究者更好的應對未來不同疫情的考研。現階段，疾控中心檔案利用率遠遠低于世界平均水平，管理體制和服務模式上也存在薄弱之處，導致疾控中心檔案管理與疾控事業發展脫軌。筆者從疾控事業可持續發展的角度，對疾控中心檔案管理進行整體性、系統性探討，以期能促進疾控事業檔案管理健康快速發展。

1 疾控檔案概述

疾控檔案是我國檔案事業的重要組成部分，筆者將疾控檔案定義為：疾控中心在開展疾病預防、衛生檢測、衛生監測和衛生評價等各項工作時產生的一系列信息資源的集合體。疾控檔案主要記錄一個地區疾控中心的主要職能，是一個地區疾控中心發展歷史的重要體現。現階段，疾控中心歸檔范圍主要本著綜合性、學術性、分析性和總體性的原則進行劃分。從大范疇來講，疾控檔案屬于醫療檔案的范疇，其具有醫療檔案的共性，也有其自身特性所在。

1）疾控檔案內容范疇具有國際性。隨著世界各個國家、民族聯系的日益加強，加之疾病疫情具有傳染性，疾病和疫情的發生不在局限于某一地域，且這種規律不以人的意志為轉移，疾病和疫情往往發生在多個區域。因此，疾控工作也呈現出全球化的發展趨勢，疾控信息共享已經成為疾控學界和專家的共識。疾控檔案中的內容不僅包括本國關于疾控工作的內容，也包括其他國家疾控工作的信息，具有國際性趨勢。

2）疾控檔案的科研價值較高。疾控中心的重點工作是疾病防控，這一特性決定了在疾病防控領域，疾控檔案相較于一般醫療檔案的價值較高。疾控檔案能夠幫助科研工作者認識傳染病的特性，找出預防傳染病的措施。例如，科研工作者能夠根據某一區域傳染病的流行特征，分析不同處置方式的效果，進一步擬定更為科學性、高效性的防治計劃。同時，這些科研成果又能為疾控中心所用，幫助疾控中心更好的應對實踐工作中的難題，形成良好的循環體系。

3）疾控檔案動態性明顯。疾控中心的各項工作往往具有長期性和系統性，在這一時期，疾控中心會有不同種類的信息形成，疾控檔案中一些信息也需要及時進行更新，這就是疾控檔案的動態性。這種動態性特點決定了疾控檔案管理工作需要及時和連續，確保存在檔案中的信息都是有價值的信息。

2 疾控檔案管理和利用存在的問題

2.1 管理方式滯后

一方面，管理人員利用意識薄弱，對疾控檔案的利用仍然處于被動，許多疾控中心的服務對象僅限于疾控中心的內部工作人員，人為縮小的疾控檔案的利用范圍，疾控檔案的價值被削弱。例如，很多地區疾控中心沒有與其他醫療機構開展“醫防合作”項目，不能通過疾控檔案信息資源共享來推動疾控工作的發展。另一方面，管理手段滯后，對疾控檔案進行管理時缺乏硬性標準，效率低下。部分疾控中心沒有根據本中心工作重點和工作薄弱環節，有針對性的制定檔案管理制度，導致實踐中存在編目不清、整理歸檔拖延、利用不便甚至檔案丟失的現象。同時，沒有將信息化技術融入到疾控檔案管理工作中，檔案管理沒有實現網絡化，許多疾控中心只能利用計算機進行簡單的編目工作，不能將信息技術擴大到檔案收發、歸類和利用等各個領域，與檔案現代化管理目標相差較遠。

2.2 軟硬件設施不達標

經費短缺一直是制約疾控中心檔案管理的重要因素。由于檔案發揮價值往往具有隱蔽性和滯后性，檔案利用的成效在短期內不顯著，難以明確衡量，這就導致疾控檔案工作不能得到應有重視，在經費投入上占比較低。疾控檔案工作現階段要實現管理網絡化，解決日益增多的檔案，必須依賴于信息化軟硬件設備，這就需要大量的資金支持。許多疾控中心要么沒有引入檔案管理自動化系統，要么引入的系統沒有進行更新，不能在計算機上一站式實現檔案管理和服務。同時，在硬件設施上缺乏高容量硬盤、高速計算機和零邊距掃描儀，紙質檔案數字化錄入效率慢、質量低。

3 疾控檔案管理和利用的突破

3.1 發展信息化建設

信息化社會，檔案數字化和信息化已成為疾控檔案管理工作的中心和突破點，檔案數字化建設能夠極大程度上提升檔案的檢索效率和查全率。首先，疾控中心要購置相應的電子檔案管理系統，對電子文件進行一站式管理，建立集查詢、管理和利用一體化的檔案服務中心。同時，疾控中心可以與政府和醫院聯合建立相應的信息資源數據庫，實現疾控檔案管理利用主動化，在發生公共性突發事件時能夠實現信息的互通有無，在群眾心中樹立起一個開放的新形象。其次，軟硬件設施是信息化管理的基礎和依托，因此，有必要加大在軟硬件方面的經費投入比重，鞏固并升級現有的軟硬件設備，使信息化建設落到實處，解決傳統管理方式中與疾控工作不相適應的短板。最后，要擬定電子檔案管理制度，檔案信息化管理與傳統檔案管理存在很大的不同，有必要根據信息化管理的特性制定相應的管理制度，主要包括崗位責任制、獎懲制度和分級管理機制等三個方面。

3.2 加強管理隊伍建設

一方面，要合理配置人力資源，優化隊伍結構。要加強培訓力度，利用培訓來培養應用型、創新型和復合型管理人才。疾控中心要根據本單位實際制定詳細的培訓計劃，有組織的開展系統性的培訓，培訓主要圍繞信息技術、網絡系統操作技能和檔案管理現代化知識等三個方面。同時，疾控中心要鼓勵檔案管理人員參加學術交流活動和參與到科研建設當中，通過學習來掌握檔案管理的新技術和新方法，運用新思路實現管理模式的創新。另一方面，要以提升人才隊伍質量為核心，堅持內訓與外引相結合，適當地引入競爭機制。人才隊伍的優化能夠保障檔案管理各項工作有序、高效的開展，實現人力資源利用效率的最大化。

4 結語

隨著政府、社會公眾愈發重視健康問題，疾控中心在我國醫療體系中的地位愈發重要。疾控檔案管理人員要轉變思維方式，從信息化和現代化的視角來研究檔案管理，根據本中心的疾控工作開展實際來創新檔案管理模式。同時，疾控檔案的規范化管理有賴于國家檔案局、國家衛生計生委的共同發力，只有從宏觀上出臺相關文件來規范管理標準、細分檔案類別，才能使疾控檔案管理和利用呈現出新的面貌。由于筆者思維的局限性，本研究還有許多不盡人意的地方，在今后的檔案管理中，筆者會繼續對檔案管理理論的學習，不斷發現并解決實踐中的難題，更好的服務于疾控檔案管理工作。

參考文獻

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