基于數字信息技術視域下完善財務檔案管理的途徑分析

呂翠敏

摘 要：隨著社會經濟與科學技術的發展，傳統的財務檔案管理模式與手段已經不再適用，在數字信息技術視域下，必須對傳統的財務檔案管理進行創新與完善，做到與時俱進，跟上時代的腳步，從而使企業在激烈的市場競爭中生存并得以進一步發展。為此本文基于數字信息視域下介紹了當前財務檔案管理中存在的問題，并根據實際情況提出了一些完善途徑，以供參考。

關鍵詞：數字信息技術；財務檔案；檔案管理；途徑

企業的財務檔案管理工作由于受到技術、經驗、理念等各種因素的影響，一直存在著很多問題，使得企業的財務檔案管理工作的效果不佳，其所起到的作用也無法發揮，對企業的發展造成了影響。數字信息技術的出現與發展，為財務檔案管理帶來了機遇，通過對當前財務檔案管理的問題進行分析與研究，結合實際情況，充分的應用數字信息技術，必然可以完善財務檔案管理，從而推動企業的可持續

發展。

1 財務檔案管理工作中存在的問題

由于企業的規模、理念、經驗等方面的原因，企業的財務檔案管理工作中存在著很多的問題，這些問題不僅會制約企業財務檔案管理工作，使其無法發揮作用，同時還會對企業的發展造成不利影響，甚至因此導致企業的經濟效益受到損失。筆者根據工作經驗，對財務檔案管理工作中存在的問題進行了總結，具體有以下幾方面：一是理念方面的問題，企業由于規模等方面的原因，對于財務檔案管理工作不夠重視，沒有意識到財務檔案管理工作的重要性，上行下效，其他工作人員對于財務檔案管理工作也有所輕視，導致了財務檔案管理人員缺乏積極性，進而出現消極、怠慢的情況發生。二是管理制度方面的問題，財務檔案管理中的內容復雜，工作量大，具有一定的管理難度，而部分企業缺乏完善的管理制度，導致了管理工作無章可依，工作人員的行為缺乏約束，使得檔案管理工作無序、混亂，無法發揮應用的作用，這種情況在中小規模企業中尤為嚴重。三是缺乏人才，部分企業的眼界不開闊，更注重經濟效益，因此無論是在招聘人才還是培養現有工作人員時，都更加注重相關的生產經營部門，而對于財務檔案管理人員則十分忽視，由此導致了檔案管理人員的素質不高，無法更加有效的進行管理工作，尤其是部分檔案管理人員是從其他部門調任的，其本身不具備相關的專業知識、技能與經驗，對檔案的管理、分類、儲存、備份與日常維護等工作缺乏了解，因此導致了財務檔案損壞或者丟失，從而使企業的經濟效益遭受損失。

2 完善財務檔案管理工作的途徑

2.1 完善財務檔案歸檔制度的信息化

歸檔是財務檔案管理工作中最基礎的環節，該工作完成的好壞將直接影響到整個財務檔案管理工作的效果，若財務檔案的歸檔工作出現漏洞，必然導致檔案的缺失、不準確、不完善等情況發生，其后的管理工作建立在這種存在缺陷的檔案上必然會導致錯誤進一步擴大，進而影響到整個企業的決策，使企業的發展受到影響，甚至因此而造成經濟效益的虧損，乃至破產[1]。隨著數字信息技術的出現、發展與應用，財務檔案管理的內容增加，除了傳統的財務檔案外，還增加了財務系統的管理檔案，內容的增加，導致了歸檔工作的難度與工作量增加。因此為了使財務檔案管理工作更加有序的進行，對于基礎環節的歸檔工作必須要根據實際情況制定完善的歸檔制度的信息化，進而約束且使檔案管理人員的行為有制度可依。

2.2 完善財務檔案保管制度的信息化

數字信息技術的應用必然使得整個財務檔案管理工作發生變化，這其中也就包括了財務檔案的保管制度，保管制度的信息化是將傳統的紙質檔案數字化，使其轉變成電子檔案進而儲存到計算機、云端等網絡平臺中，隨著電子檔案的出現，傳統的檔案保管工作也隨之改變，相關的檔案權利人員必須要學會相關的計算機技術，定期對電子檔案數據進行整理，若該過程出現數據的損壞，要尋求專業人員的幫助，避免出現電子檔案數據丟失的情況，為了避免這種情況的發生，利用公眾云或者私有云對電子檔案進行備份是很有必要的。另外，雖然電子檔案具有很多優勢，但這并不意味著紙質檔案完全被淘汰，部分單據以紙質的形式存在仍然很有必要，因此除了對對檔案保管工作進行信息化管理，傳統的手工管理方法仍具有存在的意義，因此檔案管理人員要做好紙質檔案的管理工作，定期進行除塵、清理、防火等工作[2]。

2.3 完善財務檔案借用制度的信息化

財務檔案涉及到了企業的財務狀況等重要信息，對于整個企業而言至關重要，若出現檔案泄露、丟失等情況，必然會使企業的經濟利益受到損失，因此而導致企業破產的情況也十分常見，傳統的紙質檔案是通過人工進行管理的，這種情況使得檔案管理工作會受到人為因素的影響，很容易出現無權調閱、私自閱讀、私自復制的情況發生，且由于大部分企業缺乏有效的監督，導致即使出現上述的違反規章制度的行為出現，也很難被發現，尤其是在市場競爭日益激烈的當今，競爭對手很容易了利用這些漏洞盜取企業財務信息，使企業遭受巨大的損失。因此必須要建立起嚴格的檔案借閱的規章制度，通過借用制度的信息化，企業內部人員要想借閱相關檔案，必須在企業內部的網絡登陸后瀏覽權限范圍內的內容，并且需要經過管理人員的批準方可進行。除此之外，在企業工作人員瀏覽財務檔案時，需派遣專人進行監督，避免出現私自復制等情況的發生。

2.4 完善財務檔案備份制度的信息化

傳統的檔案因其為紙質很容易因為各種因素出現破損、丟失等情況的發生，因此必須要對檔案進行備份，以在檔案出現破損、丟失的情況時可以避免或減少損失。在數字信息技術的條件下，財務檔案的備份工作發生了很大的變化，通過云端等方式對檔案進行備份是很多企業都使用的手段，另外為了避免企業內部的網絡受到非法侵害，從而導致企業的原始數據與備份同時丟失的情況發生，可以采用異地備份的方法，并定期派遣專門的工作人員進行檢查與更新。

2.5 完善財務檔案保密制度的信息化

隨著數字信息技術的應用，檔案管理工作的效率與質量得到了很大的提高，但與此同時也帶來了安全問題，隨著網絡信息技術的普及與發展，網絡安全問題隨處可見，企業的財務檔案也很容易受到非法入侵，進而出現丟失或者破壞的情況，因此必須要建立嚴格檔案管理制度的信息化，對于非機密檔案，可以在企業內部的網絡中共享，而對于機密檔案則只有有權限的人員才可以瀏覽，若無權限的工作人員需要瀏覽時，必須通過相關管理人員的批準，在專人監督的情況下方可閱讀。除此之外，一些極為重要的檔案要保存到沒有聯網的計算機中，避免黑客通過網絡進行非法入侵與破壞。

2.6 培養高素質的檔案管理人才

無論是傳統財務檔案管理還是數字信息技術條件下的財務檔案管理，檔案管理人員的素質高低都是影響到檔案管理質量與效率的重要因素，因此必須要培養高素質的檔案管理人才。由于紙質檔案還將存在很長的一段時間，所以檔案管理人員必須要具備管理紙質檔案的技術與經驗。除此之外，在數字信息技術條件下的電子檔案管理工作也十分重要，因此檔案管理人員必須要熟練的掌握計算機技術，可以對相關的軟件、管理系統進行操作與維護[3]。另外，為了避免檔案管理人員監守自盜，其還需具備良好的職業道德。只有具備上述條件的檔案管理人員才可以稱之為高素質的人才，也只有這種高素質的檔案管理人才才可以更好的提高財務檔案管理工作的質量與效率，并且在日常工作中發現并及時解決問題，同時還可以根據工作經驗對企業的財務檔案管理制度、手段、方法、模式等進行創新，從而使檔案管理工作充分的發揮作用，推動企業的發展。為了培養高素質的檔案管理人才，企業必須詳細的了解自身的實際情況與檔案管理人員的水平和能力，定期組織相關內容的培訓，財務檔案管理人員只有在培訓后通過考核方可重新回到工作崗位，沒有通過考核的財務檔案管理人員需要重新進行培訓。為了提高財務檔案管理人員參加培訓的積極性與效果，可以建立合適的獎懲機制，根據培訓后的考核結果給予其適當的獎勵或懲罰，以此激發財務檔案管理人員的熱情，使其更加專注的投入到培訓中。

3 結束語

綜上所述，要想充分應用數字信息技術完善企業的財務檔案管理，進而使其發揮作用，推動企業的發展，企業的管理人員與相關的工作人員必須要改變思想觀念，對其給予充分的重視，在人力、資金等方面予以適當的傾斜，從而使財務檔案管理工作進一步完善與創新。基于數字信息視域下的財務檔案管理工作的完善過程必然是一個長期的工作，因此必須要有足夠的耐心，并在日常工作中不斷實踐，望本文有所幫助。

參考文獻

[1]譚麗明.財務檔案管理現狀及改善對策[J].中國市場，2018（17）：113-114.

[2]劉冶.事業單位財務檔案管理信息化特點與發展趨勢[J].科技經濟導刊，2018，26（09）：141+143.

[3]孫戰芳.財務檔案管理中的問題及優化方式研究論述[J].科技資訊，2018，16（01）：128-129.