如何做好基建檔案的收集與整理

摘 要：基建檔案的收集與整理工作是一項繁雜而十分重要的工作，要搞好基建檔案收集與整理離不開專門人員的重視，我們首先應該具備較強的檔案收集與整理意識，將基建檔案收集與整理工作列入到基建檔案的重要位置，建設項目中具有獨立設計文件、可獨立組織施工，但建成后可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程，所以要配備專門人員和制訂嚴格的管理制度。

關鍵詞：基建檔案；檔案收集；檔案整理

基建檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相等的、有保存價值的真實記錄和實際反映，它記載著建筑物、構筑物、地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改擴建等活動中形成的檔案文件。基建檔案的收集管理工作是一項繁雜而十分重要的工作，要搞好基建檔案收集管理離不開領導的重視，領導首先應該具備較強的檔案收集意識，將基建檔案收集工作列入到檔案收集管理的重要位置，同時配備專門人員和制訂嚴格的管理制度。基建檔案不僅是檔案工作的需要，也是整理規劃、建筑質量安全、建設發展的需要。

檔案是一項嚴謹的工作，不論是在收集還是整理過程中都非常重要。在接收一項工程項目時往往收集檔案會遇到一些問題，我們就針對收集檔案時探討一下存在的問題并提出一些措施進行處理。

1 基建檔案收集存在的問題

目前基建檔案在收集管理工作中主要存在以下一些問題：

1）前期資料收集不完善；2）忽略文字材料的收集；3）每年移交的建設項目類檔案比較多，未注重平時收集的累積工作；4）一些施工單位往往注重紙質資料，忽略了電子文件的清晰度與丟頁少章之類的重要環節。

2 加強基建檔案收集管理工作的一些措施

針對以上基建檔案收集管理工作中存在的問題，我認為應采取如下方面措施。

2.1 加強基建檔案收集的一些措施

2.1.1 注意工程前期資料的收集

每一個完整的基建項目檔案不僅要記錄工程的施工管理，還應涵蓋工程前期的資料。建設項目在施工中，對工程局部進行變更、優化是不可避免的。但凡工程項目有變更，設計單位都會提供設計變更圖紙或在竣工驗收資料上加以說明。一個基建項目不論它周期的長與短，都是以項目為單位進行建設的，其檔案表現出顯著的整體性、成套性和不重復性。只有將基本建設前期、后期的歸檔材料收集齊全，才能確保基建檔案的完整統一。

2.1.2 要注意文字材料的收集

從某種意義上講基本建設是設計圖紙的具體體現，圖紙在基建中的作用非常重要，但同時我們也不能忽視文字材料的收集。它對辦理后續的手續、處理各種糾紛、應對各種檢查和工程的維修維護起著至關重要的作用。因此，檔案工作人員應重視基本建設檔案文字材料的收集。通常采取的收集方法有：根據基本建設文字材料形成的時間順序，分為前期、中期、后期三個不同階段進行收集；根據文字材料形成的不同渠道，分為上級機關批文、業務部門的批文、自身形成的文字材料、協作單位形成的文字材料等進行收集；根據建設單位、施工單位、監理單位、跟蹤審計單位形成的材料，分類進行收集。只有既重視基建圖紙又重視建設文字材料的收集，才能確保基本建設檔案材料的齊全與完整。

2.1.3 注意平時材料的積累

由于建設項目專業性強、工作量大，單靠集中的收集是不夠。為了做到基建工作檔案收集的不缺、不漏和不重，平時收集就顯得尤為重要。要做好建設項目類檔案的平時收集工作應處理好兩個關系：一是處理好與基建工作人員的關系。基建工作人員最清楚哪些基本建設資料最重要。因此，檔案工作人員應經常與他們溝通，取得他們的信任與支持。將檔案工作人員的被動收集變為基建工作人員的主動提供。二是處理好歸檔與日常使用的關系。對有正副本的資料存正本，平時使用副本；對存檔的文件，使用重份件或復印件平時使用建立借閱制度，盡可能為利用提供方便。

2.1.4 進一步做好電子檔案的收集、歸檔工作

基建檔案管理人員要熟練應用計算機及其他辦公自動化設備，提高檔案建設管理中的數字化水平，為檔案的檢索、開發利用創造良好的條件。這方面要加強培訓，有待進一步提高。如上所述的電子檔案全部收集、歸檔齊全，那么沒有對應電子檔案產生的紙質、實物基建檔案，均能通過掃描、拍攝數碼照片的形式轉換成對應的電子檔案，從而形成與實物、紙質檔案一一對應的完整電子檔案，給基建檔案的檢索和開發、利用帶來極大的便利，并能有效地保護紙質、實物檔案，這是基建檔案建設管理數字化的初級階段。

2.2 加強基建檔案管理的一些措施

基建檔案整理工作就是將從各相關單位收集的各種形式的原始記錄，進行分類、組卷、排列和編目，組成有序體系的過程。其原則是尊重文件的形成規律，保持文件間的有機聯系，便于檔案的保管利用。基建檔案整理一般可分為分類、組卷、卷內文件整理、編寫卷內目錄與備考表、填寫案卷封面、裝訂、編制檢索工具等步驟。

2.2.1 組卷基建檔案的紙質材料一般可分為管理性文件、基礎資料、圖紙

管理性文件一般按問題組卷；基礎資料組卷時應首先將材料性質如開工報告、質量評定表、隱蔽工程驗收記錄、技術聯系單、原材料試驗記錄、竣工報告等分開，然后同一性質材料可按工程部位劃分或時間順序組卷；圖紙一般按專業的順序組卷，每個專業組成一卷。

2.2.2 給與檔號

每一工程項目組卷合格后，檔案人員應按照文字材料在先、圖紙在后的順序，一次給與整個項目的檔號。

2.2.3 裝盒、貼標簽上架

采用建設項目相應規定的檔案卷套，按著檔號的先后順序一次裝入盒內，在盒脊上貼上標簽，進入建設項目類檔案庫房。

2.2.4 項目檔案的整理

在接收項目的同時，必須要求每個項目資料的完整性，這樣進入庫房后，方便借閱人員的查找。

總而言之，做好基建檔案文件材料的收集與整理，是確保基本建設檔案成套性的重要前提，是考核基本建設檔案完整體的重要指標，是豐富和優化檔案館藏的重要標志，要搞好這項工作除了需要領導重視，制定相應的管理制度以及配備具有基本專業知識且責任心強的專門人員之外，還要依靠各個相關部門齊心協力，共同來收集、整理好基建檔案，使基建檔案能發揮其應有的作用。

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作者簡介

王雪瑩（1987-），女，黑龍江大慶，2009年畢業于江西贛州大學，現從事檔案工作。