如何在檔案利用中做好檔案宣傳工作

徐瑩

摘 要：檔案利用是檔案管理業(yè)務(wù)諸環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)，做好檔案利用工作，對于發(fā)揮檔案的價值和作用具有重要意義。而檔案宣傳則是檔案部門增強檔案影響力，促進檔案利用的重要途徑。如何在檔案利用中做好檔案宣傳工作，是檔案部門和檔案機構(gòu)需要思考和實踐的一個重要問題。鑒于此，本文是對如何在檔案利用中做好檔案宣傳工作進行研究和分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案利用；檔案宣傳

在新時期，機關(guān)單位要想充分發(fā)揮檔案的價值和效能，使其更好地為本機關(guān)建設(shè)服務(wù)，同時確保不發(fā)生失泄密問題，就必須正確認(rèn)識和處理檔案利用與保密之間的關(guān)系。一方面，檔案部門可以加強檔案管理，強化保密意識和管理意識，積極做好檔案保密工作；另一方面，檔案部門還可以充分運用各種有效手段進行檔案管理，并逐步建立健全檔案管理監(jiān)督機制。

1 檔案宣傳工作的必要性

1.1 增強檔案工作影響，提高社會檔案意識

社會檔案意識是人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的反映和認(rèn)識，是社會對檔案和檔案工作的認(rèn)識和反映程度的整體觀念。檔案宣傳是向人們傳播檔案、檔案工作相關(guān)的知識等，從而影響人們行為的過程。通過定期與不定期的檔案宣傳工作，加深普通公眾對檔案工作的了解與認(rèn)知，使檔案越來越貼近公眾，從而擴大檔案工作影響，提高普通公眾的檔案意識。

1.2 為黨和國家的中心工作提供支持

檔案是對一個國家歷史的真實記載，具有原始性和可靠性。因此，檔案在社會的各項工作和活動中，發(fā)揮著憑證作用，是人類認(rèn)識歷史的重要依據(jù)。2008年拉薩“3·14”事件是由境內(nèi)外“藏獨”分裂勢力策劃煽動的嚴(yán)重毀壞社會秩序的事件。事件發(fā)生后，國家檔案局利用檔案，制作了5個專題網(wǎng)絡(luò)視頻，以鐵的事實證明西藏從元代起就是中國的一部分，揭露各種分裂謊言。這凸顯了檔案的史實價值，為黨和國家的中心工作提供了強有力的支持。

1.3 增強我國檔案工作國際影響力，傳播中華文化

1980年，我國正式向國際檔案理事會提出申請，被接納為甲類會員國。從此不斷地參加國際檔案理事會及其所屬的有關(guān)專門委員會、地區(qū)分會的活動。1996年9月，在中國北京召開了第13屆國際檔案大會，進一步加強了我國檔案工作的國際合作與交流。檔案的文化屬性從本質(zhì)上看，體現(xiàn)出的是歷史文化的真實。對歷史檔案等信息資源的開發(fā)利用，再通過一定的檔案宣傳工作的開展，既能共享檔案信息資源，又能傳播中華文化，有利于增強國人的文化自信。

2 在檔案利用中做好檔案宣傳工作

2.1 因時、因事制宜，采取多種宣傳方式

傳統(tǒng)的檔案宣傳方式包括檔案書籍與期刊、檔案展覽等，具有較強的權(quán)威性、專業(yè)性和導(dǎo)向性。如：1978年中國人民大學(xué)創(chuàng)辦的《檔案通訊》（現(xiàn)《檔案學(xué)通訊》）。隨著自媒體時代的到來，智能手機的普及，各檔案部門和檔案機構(gòu)的工作人員與時俱進，借助于時效性強、受眾范圍廣的微博、微信等平臺，向公眾傳播與檔案有關(guān)的信息工作有。如：《圖情招聘》、《檔案那些事》等微信公眾號。不管是采用傳統(tǒng)的宣傳方式，還是采用現(xiàn)代的宣傳方式，都應(yīng)當(dāng)因時、因事制宜，注重實效，切不可空洞的說教。

2.2 注重自身建設(shè)，提升宣傳品質(zhì)

決定檔案宣傳工作效果的關(guān)鍵在于檔案部門的自身建設(shè)。無論是在傳統(tǒng)媒體環(huán)境下，還是新媒體環(huán)境下，豐富的檔案資源、高效率的檔案工作、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)態(tài)度本身就是最有效的宣傳方式。因此，各檔案部門和檔案機構(gòu)應(yīng)注重自身建設(shè)，打造屬于自已的品牌，形成“品牌效應(yīng)”，使各檔案部門和檔案機構(gòu)本身就能成為一張宣傳自我的名片，做到自我宣傳。加強自身建設(shè)，提升宣傳品質(zhì)，需要從以下幾個方面入手：1）豐富并改善檔案信息資源結(jié)構(gòu)。巧婦難為無米之炊，豐富的館藏量才是滿足檔案利用者利用需求的前提。因此，檔案部門和檔案機構(gòu)應(yīng)多渠道收集檔案資料，擴大檔案的接受范圍和門類，形成一個種類齊全，結(jié)構(gòu)合理的檔案信息資源保障體系。2）改進檔案利用的方式，編制檔案利用手冊。長期以來，我國主要是在檔案閱覽室開展檔案利用工作的，大多為檔案原件，這種“陣地”式的利用方式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代社會利用的需要。因此，檔案部門和檔案機構(gòu)應(yīng)大力改進和完善檔案利用的方式，在檔案利用中的過程中，要盡可能地使用計算機技術(shù)和現(xiàn)代縮微技術(shù)，以縮微復(fù)制品、復(fù)制件替代檔案原件。一直以來，我國的檔案部門和檔案機構(gòu)過分強調(diào)保密性，導(dǎo)致多數(shù)公眾對檔案和檔案館沒有準(zhǔn)確的認(rèn)知，不知如何查找利用檔案，檔案意識水平偏低。因此，檔案部門和檔案機構(gòu)應(yīng)從普通公眾的實際需要出發(fā)，編制開放檔案目錄，并將開放檔案目錄編印出版，便于公眾熟悉。除此之外，館藏單位還應(yīng)將本單位所收錄的各種類型的檔案告知公眾，便于公眾利用。有些普通公眾并沒有檔案利用的經(jīng)歷，出于一種獵奇的心理，走進了館藏單位。對于這些沒有檔案利用經(jīng)歷的潛在顧客，檔案部門和檔案機構(gòu)可根據(jù)以往檔案用戶的查檔經(jīng)歷，把那些使用頻率較高的檔案編制成檔案目錄并打印出版，從而引導(dǎo)公眾用好檔案。

2.3 增強檔案宣傳的持久性

檔案宣傳工作并非一朝一夕的事，切不可采取突擊式的、階段性的宣傳方式，需要循序漸進地開展，利用線上線下的方式，做到持續(xù)性的宣傳。例如在一些文化中心、體育場、公園、旅游景點等公共娛樂、休閑場所舉辦巡回流動的宣傳展覽，讓檔案活動時時刻刻出現(xiàn)在公眾面前。除此之外，檔案部門和檔案機構(gòu)要做到對本單位檔案網(wǎng)站的持續(xù)更新，切不可讓檔案網(wǎng)站成為了擺設(shè)。檔案部門和檔案機構(gòu)還可開通本單位的微信公眾號，以微信公眾號的方式向公眾推送檔案信息，做到持續(xù)宣傳。因此，只有做到連續(xù)的宣傳，才能夠獲得預(yù)期的效果，讓更多的社會大眾認(rèn)識檔案，利用檔案。

3 結(jié)束語

檔案人員肩負(fù)著檔案管理與保密工作的重任，必須從思想上重視起來，盡可能地防止檔案泄密。正確認(rèn)識和處理檔案利用和保密間的關(guān)系問題，是新時期開展檔案利用工作需要認(rèn)真對待和解決的問題。檔案只有被合理利用，才能體現(xiàn)檔案的價值。我們需要加大對檔案的利用，做好檔案的宣傳工作。

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