辦公室秘書工作的角色定位及素質培養

張先峰

摘要辦公室秘書在現代企業管理中發揮著服務領導、輔助決策、溝通協調、督促檢查、中介樞紐等高度復雜的綜合性職能.其工作能力和工作效率在很大程度上影響著企業決策和管理運行的質量與效率。本文主要探討現代企業如何提高秘書的專業素質，從而更好地為企業發展提供有力支持。

關鍵詞辦公室秘書 專業素質

辦公室秘書是辦公室這個樞紐部門的核心管理人員。隨著現代經濟社會的飛速發展，知識經濟、信息經濟等新經濟形態層出不窮，企業所面臨的發展環境、競爭形勢瞬息萬變，需要學習的各類知識、需要管理的各類信息、需要做出的各種決策、需要處理的各類事務、需要協調的各種關系日益龐雜，辦公室秘書的工作職能已經從傳統的“辦文、辦事、辦會”發展為服務領導、輔助決策、溝通協調、中介樞紐、督促檢查和信息反饋等高度復雜的綜合性職能。

一、辦公室秘書應該具備的綜合素質

秘書的綜合素質是指秘書人員的知識水平、道德修養以及各種能力等方面的綜合素養。

（一）現代辦公室秘書必須要有扎實的理論功底

一是基礎理論知識要扎實。辦公室秘書一定要懂政治、識經濟、知管理、善思考，才能有良好的洞察力和分析能力，才能把握宏觀政策，看清發展趨勢，工作才能有預見性、超前性和創造性。因此，要掌握黨的基本理論和方針政策，要掌握現代市場經濟、現代企業管理的基本理論，還要掌握科學的世界觀和方法論。二是專業知識要扎實。辦公室秘書必須通曉本企業的主要業務、熟悉本企業的經營活動規律和發展戰略，了解與本企業生產經營活動密切相關的法律知識。只有成為生產、經營和管理的行家里手，才能把握企業發展的階段性重點，抓住解決問題的主要矛盾和主要方面。三是知識面要寬廣。辦公室秘書工作涉及面廣，不論哪個方面的知識都要懂一些，這樣在工作中才能才思泉涌，游刃有余。

（二）現代辦公室秘書必須有較強的綜合工作能力

現代辦公室秘書除了要具備基本的文秘專業技能外，還要善于調查研究，善于了解實情，能夠抓住真情，這是對辦公室秘書的基本要求；還要求有改革意識和創新創造能力，在輔助決策時能夠啟發思路、諫言獻策，在綜合服務時，能夠創新創造，提高效率；還要有較高的綜合協調能力，善于抓住關鍵，能夠堅持原則，靈活高效完成任務。

（三）現代辦公室秘書必須具備嚴苛的職業道德修養

現代辦公室秘書雖然站在幕后，干的是服務性質的工作，但卻身居中樞要害部門，選拔任用秘書必須“德才兼備，以德為先”。如果沒有嚴苛的道德修養，縱有經天緯地之才，對企業、對個人也只能是有害而無益。現代企業對秘書的職業道德修養主要包括忠于職守、廉潔奉公；服從領導、任勞任怨；嚴守機密、誠信做人；謙虛謹慎、和以待人；熱情服務、辦事公道；勇于創新，勤于學習。

二、現代辦公室秘書職業素質存在的主要問題

現代企業對秘書的理想要求是全能型和創新型。但是，無論秘書是出身專業科班，還是來自生產經營一線，由于知識結構的缺陷，在秘書職業素質的方面都可能存在不足。

（一）理論功底不厚實

辦公室是集文秘、服務、文化、接待等職能于一體的綜合性部門，秘書整日埋頭于繁瑣復雜的日常事務，往往疏于理論知識的學習。沒有厚實的理論積淀，就難以在實際工作中從理論層面上思考問題，分析問題缺乏深度，擬定文件缺乏思路，工作上分不清主次，理不出頭緒，忙不到關鍵，難以發揮領導的助手和參謀的作用。

（二）知識體系不健全，工作能力有欠缺

首先是專業知識欠缺。有些企業的秘書人員是半路出身，沒有系統學習過文秘專業知識；有的秘書是科班出身，直接從學校分配上崗，沒有經過基層工作的鍛煉，沒有系統學習過企業業務知識、管理知識，知識體系不夠完善，不能滿足實際的工作需要。其次，有些秘書學習積極性不高，不能主動去學習新知識和新技能，來滿足社會和企業發展對人才的越來越高的要求。另外，秘書外出學習培訓機會少，視野不開闊，知識更新慢，綜合素質下降，工作水平和質量不能滿足企業發展的需要。

（三）對秘書工作的服務性質、參謀性質認識不足

受社會不良風氣的影響，有些辦公室秘書人員管理觀念強烈，服務意識淡薄，嚴重影響著辦公室工作的效率。實際上，在辦公室工作當中，服務和管理是不可分割的，但一些辦公室秘書缺乏服務意識，認為辦公室是機關部門，是領導部門，對下級態度差，不能起到很好的橋梁作用，導致上下級之間溝通出現問題。

三、怎樣提高秘書的職業素質

從企業層面來說，提高秘書的職業素質是人力資源的管理問題。秘書的職業特殊勝和現代企業對秘書職業素質的高要求，決定了秘書的來源必須主要立足企業的內部培養。因此，組織人事部門必須建立秘書人才的培養、選拔、任用和考核機制。要著眼秘書的個人基本素質和道德品質，發現優秀的秘書潛質，建立人才庫。要有意識地制定培養計劃，在不同崗位的歷練中，培養秘書的綜合素質。要加強秘書的業務交流和業務培訓，接受新的觀念、新知識、新理論，擴充秘書的知識面，提高其工作水平。要從正反兩個方面加強人生觀和價值觀的正確引導，建立制度化的秘書工作機制，防止秘書出現職業道德風險。全才、通才實際上是可遇不可求的，因此秘書職務也要進行分工，做到量才使用，在知識和能力的互補中，發揮最大的效用。