電子文檔對檔案工作的影響及對策

馬叢容

摘要現如今，我國經濟迅速發展。這離不開各個單位之間的共同進步和發展。在大多數單位中，檔案對于單位來說具有重大的作用，而紙質版的檔案對于單位來說也有可能出現丟失的情況，所以說，一旦檔案丟失，將會給單位帶來巨大的損失，而我們生活在網絡信息的時代背景下，互聯網是我們可以信任和依賴的一大媒介。我們可以將數據存入到電子文檔。這樣就怕數據遭到丟失或竊取。這大大的保護了單位的利益，本文將電子文檔對檔案工作的影響及對策進行分析。

關鍵詞電子文檔 檔案工作 影響及對策

隨著科學技術的發展，電子檔案已成為各單位檔案部門所關注的重點。由于單位的發展和變化很快，所以需要記錄的數據很多，那么紙質的檔案文件就顯得力不從心了。所以說電子檔案就彰顯出了它的價值和優勢。所以說，我們為了單位的前途和發展，應思考怎樣做才能使電子檔案發揮出它最大的作用。找出電子文檔現階段使用中存在的問題，并且具有針對性的分析它，找出具體改進的措施。這樣才能使單位良性發展。

一、電子文檔對檔案工作的具體影響

第一點，對檔案原始性質的影響。原始性質主要有兩個方面，第一個方面是在內容上，第二方面是在形式上，當事人的一些簽名、材料都是屬于檔案的原始特征。正是由于這種原始的記錄性，才會區別于其他類型的資料，所以具有法律效力。但是由于可以進行復制和修改等特征，使原本的特征，將不會再存在。第二個影響，檔案的內容是針對研究對象來決定的，傳統的檔案主要是以紙質的檔案為主，而電子版出現以后信息保護的對象就出現了一定的變化。原有的檔案將會受到一定的沖擊，但是也有好的一方面，那就是原有的檔案也將會被完善和充實。大部分資料都將會從電子版的文件開始，電子文件研究中心將如何保護信息的安全，不被其他病毒攻克，這些都屬于檔案學理論中的重要內容。

二、電子文檔對于檔案工作影響的原因

第一點，檔案管理人員的素質不夠專業。電子檔案的管理是一種新的涉及廣泛的并且復雜的工作，相關的管理人員應該具有一定的職業素養和全面的技術，并且隨時對自我進行不斷的完善和提高。但是當前人們對電子檔案的管理知識掌握還不夠，人才比較缺乏，所以說做的還不夠好。第二點，在整理時不夠規范，電子檔案只有經過科學合理的鑒定和分類才會充分發揮快捷的優勢。如果對檔案整理不夠規范，那么將會給閱讀帶來一定的困難。第三點，電子文檔的保密和安全措施不夠健全和完善，一些單位的電子文檔屬于一種高級機密，應該被重點保護，而有時遇到病毒的攻擊，導致信息被泄露，不利于單位的發展。

三、解決這些問題的主要對策

第一點，我們應該注重人才的培養，專門建設出一支針對電子檔案管理的高素質管理人員隊伍。并且定期按照國家檔案局的要求進行一定的知識業務培訓。成立專門的機構，提高檔案人員的文化素質，并且選取一定的人員進行深造，使管理人員慢慢投入到工作當中去。第二點對電子文檔進行規范的整理，首先應該對電子文檔進行一定的信息篩選，將有價值的保留，對于一些時時性的消息，使用完可以刪除。我們可以制定相應的軟件來輔助電子管理的工作，并且我們可以將信息歸類，更好的進行管理。第二點，我們可以采取嚴格的保密措施。首先，我們可以用電子通信網絡中一些加密的方法進行加密，做好對文檔的開放與控制上網的設定工作。對于一些信息的查看，只有輸入密碼后才可以查看，我們可以采取保障文檔的憑證作用，通過一些憑證才可以利用這些有用的信息。第三點，加大對檔案建設投入的資金，我們只有加大投入力度，才會有收獲，電子文檔才會對檔案工作方面有更大的突破和成就。

四、結語

當前，世界經濟呈現全球化和網絡化的發展趨勢，人們的生活越來越離不開網絡信息。在我國綜合國力上升的現階段，電子信息化逐漸進入到各個單位，要想謀求更好的發展，就應該追隨時代的腳步，發展電子網絡化，從表面來看，他能讓我們有著更穩定更準確的數據，從側面來說它對單位采取一些有利的手段，也能推動我們的經濟發展，為人們帶來富裕的生活，一個正確的合理的電子文檔對于檔案和單位的發展來說有著重大的意義，所以我們應該腳踏實地，一步一步的努力發展，根據現有的方式對其進行改進，增加電子檔案信息的準確性、可靠性和科學性，加快單位的發展。