新形勢(shì)下企業(yè)辦公室管理效能的研究

李文惠

摘要在我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，企業(yè)的發(fā)展正處于改革的新環(huán)境下，企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展道路上面臨的問題還很多，這就需要企業(yè)做好自身的建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)企業(yè)辦公室管理工作的重視，從而更好地減輕企業(yè)在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的壓力。

關(guān)鍵詞企業(yè) 辦公室管理 效能

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要性

（一）促進(jìn)企業(yè)管理上的統(tǒng)一

辦公室管理，其實(shí)質(zhì)是對(duì)企業(yè)的綜合管理，對(duì)公司的整體發(fā)展及其決策方面采取相應(yīng)的監(jiān)督管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)高效發(fā)展。因?yàn)椋髽I(yè)是比較綜合性的一類企業(yè)，該企業(yè)的部門多，分工也比較冗雜，各部門之間、各領(lǐng)導(dǎo)層之間在業(yè)務(wù)上各方面的溝通缺乏有效性。所以，需要通過(guò)辦公室的管理，通過(guò)管理部門能夠最大限度實(shí)現(xiàn)各部門之間的合作，有利于決策的傳達(dá)，在保證各部門和諧發(fā)展的同時(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

（二）有利于企業(yè)文化建設(shè)

任何公司企業(yè)，其發(fā)展的靈魂就是其所建設(shè)起來(lái)的文化。不同的企業(yè)，雖然企業(yè)文化各不相同，但是都能憑借自身獨(dú)特的企業(yè)文化，最大限度的使得企業(yè)上下團(tuán)結(jié)一心，促進(jìn)本企業(yè)的發(fā)展壯大。企業(yè)辦公室管理，就能夠在一定程度上，使該部門員工根據(jù)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和前景，制定能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的文化措施，滿足員工精神需求，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的問題

（一）管理制度不健全

企業(yè)的發(fā)展，不僅僅要從生產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)量上著手，比這兩點(diǎn)更重要的應(yīng)該是生產(chǎn)的效率。可是，當(dāng)前的部分的企業(yè)在其管理上存有問題，在某種程度上限制了企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。因?yàn)楣芾碇贫炔唤∪瑹o(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)職工的有效管理，出現(xiàn)工作效率不夠高。因?yàn)檗k公室管理制度的不完善，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)有限資源的優(yōu)化配置，造成企業(yè)人力物力財(cái)力的浪費(fèi)。

（二）管理人員素質(zhì)不夠高

管理人員自身素質(zhì)和管理效果有直接聯(lián)系。當(dāng)前部門的管理者，在職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能上都有待提高，部分管理中沒有學(xué)過(guò)相應(yīng)的管理知識(shí)，認(rèn)識(shí)不到管理所具有的作用，無(wú)法發(fā)揮管理直有作用。更不能對(duì)存在的問題進(jìn)行及時(shí)解決，影響接下來(lái)的工作進(jìn)程。

（三）沒有建立企業(yè)職工隊(duì)伍

現(xiàn)如今，我國(guó)企業(yè)職工老齡化是企業(yè)面臨的最重要的一個(gè)問題，在企業(yè)辦公室管理中也存在這個(gè)問題，隨著我國(guó)近幾年經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展。能在這樣的變化中適應(yīng)的職工相對(duì)還是比較少的，很多中老年職工對(duì)這種現(xiàn)代化辦公室手段不了解，對(duì)自動(dòng)化的辦公業(yè)務(wù)也不了解，更為主要的就是，從事這份工作的部分職工工作的積極性、上進(jìn)心都比較差，沒有良好的創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)精神，種種因素致使企業(yè)辦公室的職能發(fā)揮不到位，給其他部門員工的工作帶來(lái)一些壓力。

三、增強(qiáng)企業(yè)辦公室管理工作的有效措施

為了能夠讓企業(yè)辦公室管理工作的有效性得到提升，為辦公室職能充分發(fā)揮做好保障，我們應(yīng)該對(duì)企業(yè)辦公室管理中存在的問題積極進(jìn)行解決，從而使得企業(yè)可以持續(xù)發(fā)展。

（一）創(chuàng)新辦公室的服務(wù)方式

企業(yè)的辦公室服務(wù)職能，是一項(xiàng)多方位的工作，不但要對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還是積極協(xié)調(diào)好其他部門的關(guān)系，聽取意見。在這個(gè)服務(wù)過(guò)程中，最重要的是要積極對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行服務(wù)，所以，企業(yè)辦公室服務(wù)職能工作一定要有積極性，要慢慢轉(zhuǎn)向深層次的主動(dòng)服務(wù)，要根據(jù)上級(jí)的指示、想法、思路等方面來(lái)進(jìn)行參謀，要充分抓住對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的管理、決策進(jìn)行服務(wù)，在工作過(guò)程中創(chuàng)新服務(wù)方式，從而更好地減少上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力。

（二）積極拓展職工崗位空間

企業(yè)拓展崗位空間需要通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制才得以實(shí)現(xiàn)，需要效仿我國(guó)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，做到優(yōu)勝劣汰，這樣不但能激發(fā)出員工的主動(dòng)性、積極性和工作的危機(jī)感，還可以提高企業(yè)職工的業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)可以運(yùn)用一些業(yè)務(wù)考試、業(yè)務(wù)評(píng)測(cè)、業(yè)績(jī)考核等方式，來(lái)讓那些敢于創(chuàng)新、了解業(yè)務(wù)、掌握技術(shù)、有效管理的企業(yè)員工得到他們需求的崗位和待遇，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)崗位的公平競(jìng)爭(zhēng)。

（三）建立完善的規(guī)范性管理

新環(huán)境下，強(qiáng)化企業(yè)辦公室的管理工作，首選要做的就是完善企業(yè)辦公室的管理制度，對(duì)工作流程進(jìn)行細(xì)化，努力建立出一個(gè)科學(xué)、規(guī)范勝的制度，并在實(shí)際的工作過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，堅(jiān)持用完善的管理制度來(lái)管人、管事，對(duì)各項(xiàng)辦公室工作循序漸進(jìn)地進(jìn)行，只有通過(guò)完善管理制度才能規(guī)范企業(yè)的辦公室管理，才能切實(shí)提高辦公室員工的工作責(zé)任感、使命感和積極性。

（四）提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)

由于管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到管理工作應(yīng)有效果，這就需要提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘過(guò)程中，嚴(yán)格招聘制度，要嚴(yán)格篩選各類人員。考察應(yīng)聘者綜合素質(zhì)，重點(diǎn)考察應(yīng)聘者專業(yè)素質(zhì)。在這個(gè)信息化的時(shí)代背景下，更要注意應(yīng)聘人員對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)技能的掌握，比如在使用計(jì)算機(jī)上，能不能熟練使用各類力公軟件。

其次，也要注重對(duì)老員工的培訓(xùn)。老員工可能由于各種各樣的原因，在某些方面的能力跟不上時(shí)代的發(fā)展，這就需要電力企業(yè)對(duì)這部分員工進(jìn)行培訓(xùn)。注重員工的培訓(xùn)教育，增強(qiáng)其專業(yè)能力和其它綜合能力，才能更好的促使該類企業(yè)科學(xué)發(fā)展。最后，要注意增強(qiáng)員工的協(xié)調(diào)能力。管理人員的協(xié)調(diào)能力主要體現(xiàn)在管理部門中的協(xié)調(diào)管理，也包括對(duì)其它部門人員的一個(gè)協(xié)調(diào)和管理。辦公室管理^、員，需要加強(qiáng)和其它員工的交流溝通，對(duì)可能出現(xiàn)的內(nèi)部矛盾及時(shí)溝通化解，所以，要增強(qiáng)管理人員對(duì)各類資料的收集，更要能夠從基層員工和領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，并善于聽取其他員工的建議。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的辦公室在一個(gè)企業(yè)中起著服務(wù)保障以及綜合協(xié)調(diào)的重要作用，當(dāng)下辦公室的行政管理工作有的對(duì)企業(yè)的運(yùn)行效率產(chǎn)生阻礙作用，因此如何去做好企業(yè)的辦公室管理逐漸成為當(dāng)前我國(guó)企業(yè)發(fā)展中的一個(gè)重要方面。