企業檔案管理淺析

范智慧

摘要根據國家提出相應的企業檔案管理辦法，為更好地維護檔案的真實性、完整性，確保企業人才流動服務化體系以及促進人才合理變更，對此情況淺談幾點對于檔案管理的認識。增加重視程度，明確管理方式，加強管理工作，有利于促進企業經濟快速發展、大幅度提升企業在現代社會中的競爭力。

關鍵詞檔案管理 企業發展 改革措施

一、檔案管理的重要性及意義

檔案是對過去的經歷情況進行詳細的記錄，用于信息資源的全面整理和匯總，便于以后工作的開展。檔案管理工作本身具備較高的政治性、專業性，因此檔案的管理過程，既要重視檔案管理條例的具體實施，又應保證檔案信息的保密維護。

檔案管理工作在企業制度的建設過程中發揮著重要作用，是企業管理中的一部分，對于促進和提升企業工作質量、工作效率有著一定作用，是保證過去現實的一項十分重要工作。檔案管理工作的完善對于企業有兩方面優勢：1.為企業人力資源有效熟悉企業發展，制定相應發展戰略提供準確依據，維護真實性證據；2.有利于展現企業相應發展成果，為企業發展戰略關系、確定相應有效關系奠定基礎。檔案管理工作對于企業發展經營有重要影響，影響企業資源分配方式，同時也在一定程度上決定著企業發展軌跡與商業范圍藍圖。

對比于社會發展形勢下的檔案工作發展，要根據時代和國家發展的相應要求，進行全面的綜合分析和調節，做到與時俱進、改革創新。并與新形式相適應。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）企業人事檔案內容質量不高

目前企業現有的大部分人事檔案內容質量存在較大問題，實用性價值有限，相應人事檔案出現很多空白，缺損，破舊，模糊，錯誤等現象。不具備相應的應用實際性。檔案內容集中于反應榮譽類、學校履歷、社會經歷、家庭信息等一般情況，但反映個人基本素質、能力水平、專業技術的內容較少；缺乏時效性，偏向于過去時。突出的是一些鑒定性、評審性材料，表述大多內容刻意，意見性語句少；存在缺點描述回避現象；文字可能不真實、模糊等現象，自我評價和組織鑒定多是俗話、套話，沒辦法全面、客觀、公正的評價與具體反映一個人真實的表現情況。

（二）企業人事檔案棄檔增多

棄檔的存在，主要是由于個人不重視，對于檔案不清楚，不過問，不適用。導致檔案流失，個人信息模糊。這種現象出現于企業檔案工作的進程中，造成檔案管理困難，不方便調用，查詢。實際上，人事檔案并不僅僅拘泥于主要領導的檔案，而是與每個人關系密切，企業檔案管理工作的目標范圍不應局限于一小部分，而是單位中的每個人。所有個人的檔案材料，都是企業的檔案整理工作的一部分，都應按照相應規定進行整理。

（三）企業人事檔案整理不規范

整理人事檔案有著專業性強、技術性高，細致勝大等特點。在相應管理條例中具體要求檔案管理工作應“仔細查驗、分析明確、順序合理、目錄清晰、整理工整”并要求整理的檔案達到整潔、真實、簡明、客觀的目的。檔案整理工作需要不斷地細化，完善，專業，整合。從而使人事檔案材料具備更強實用性。做到單獨成本，增強使用性，給企業管理帶來優化。

三、企業人事檔案管理的具體措施

（一）提高對于人事檔案管理的重視

擴大宣傳范圍，開展相應宣傳教育，使企業從根本上認識到檔案工作的重要性。可以采用不同的方式，開展相應的知識宣傳，使企業整體認識到檔案管理的意義，使員工逐漸意識到人事檔案的重要性。

（二）建立完善的人事管理系統

人事檔案管理工作應適應企業規模、制度的改革。人事檔案的管理工作面對這些新的要求應該提高專業性、專業化進程。檔案管理部門應該根據相關的管理理論和方法，提出適合企業的管理制度，使得人事檔案的管理更為制度化。通過一些標準的制定，使得該管理工作給企業帶來一定的效益。

（三）對人事資源進行共享

人事檔案管理工作的本質為實現優秀人力資源共享。對于信息化時代更應符合大數據要求。從而達到信息化，共享化的目的。企業檔案管理工作的推行，應以制度為基礎，并不斷創新，適應社會及企業未來發展。

檔案工作本身就是比較枯燥無味的，在日常的工作中，需要通過不斷地開拓創新，實現檔案現代化管理的要求。確保檔案工作的順利進行，過渡現代化的管理方式，逐漸改變了傳統的檔案管理方式，并確保為檔案資源的借閱者提供良好的借閱方式。