信息化背景下如何加強數字檔案管理

柴哲 劉悅捷

摘要雖然數字檔案已經把傳統(tǒng)檔案管理中易損毀、難檢索的問題解決了，但是受目前技術的限制，數字檔案依然存在信息不安全、數字化覆蓋率較低、數據無法共享等難題尚未被徹底解決。因此需進一步加強數字檔案管理可行出措施顯得尤為必要，有助于提高檔案的管理和服務水平。

關鍵詞信息化 數字檔案管理 改善措施

一、數字檔案的內容及關鍵性

數字檔案管理主要是指運用數字技術，將紙質版上的文字用掃描儀掃出來，然后再在電腦上進行處理保存的一個比較科學的過程。利用數字、圖片處理等技術，將將紙質和圖片上的數據轉化為計算機代碼，然后利用電腦程序存人計算機系統(tǒng)內，同時還可對數據進行處理。

二、加強數字檔案管理的重要性

（一）有利于規(guī)范檔案管理工作

數字化檔案管理，為傳統(tǒng)的紙質收藏管理帶來了許多的方便之處，而且還可以從數字化中查詢到紙質檔案的相關信息。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，而且占有空間大，非常不易于管理，容易丟失，看不清，信息不全，數字化的檔案管理為我們開啟了新世界的大門，讓我們的世界上的各個檔案都郵寄可尋，減輕了檔案管理人員的工作。

（二）提高管理效率與經濟效益

在科學技術的不斷發(fā)展下，信息數據也不斷壯大，為了有效的管理，就需要提高技術。在傳統(tǒng)管理的模式下，紙質檔案需要大量的紙張，而紙張需要樹木來制造，這極容易造成環(huán)境污染和資源浪費現象發(fā)生。紙質檔案文件不僅體積大，而且可以記錄的內容很少，處理過程中信息很容易受到損害，所以在對紙質檔案管理的時候也會存在很多不可預料的損害。

三、信息化背景下加強數字檔案管理方式

（一）建立完善且安全的數字檔案管理系統(tǒng)

檔案安全性的不足，是當下數字檔案管理方式應用過程中所存在的主要不足之處之一，容易引發(fā)重要文件的丟失問題。將信息技術中多媒體技術全面應用于數字檔案管理工作，可以實現不同格式的檔案的分類存儲，實現檔案管理安全性的有效提升。同時在建立起來這個系統(tǒng)之后，還需要對系統(tǒng)進行維護，這就需要更加強大的團隊來實現檔案的數據化管理。

（二）加深檔案管理工作的數字化程度

數字化檔案管理也不是完美的，也還是存在一定的缺陷，隨著要求的提高，人們對檔案系統(tǒng)的完善要求也在加強。又因為社會快速發(fā)展，數據越來越多檔案也越來越多，需要加強數字化管理的容量，可容納的需要更多，更細，更精。在這個前提下，建立完善的安全的數字化管理系統(tǒng)對數據的儲存、保存、轉移、查詢等功能的運用以及安全保護資料數據不泄露是非常重要的。

（三）建立完善的信息技術應用模式

完善建立信息技術應用模式，檔案管理人員的工作流程具有的方向，這也促使檔案管理人員必須掌握檔案管理的技術，將檔案管理真真事實的在操作中應用，進而讓數字化檔案信息管理更加系統(tǒng)有規(guī)模，合理有序的進行。

四、信息技術在數字檔案管理中的改進

（一）提高數字檔案信息的安全性

在進行檔案儲存是，要提高檔案的信息的安全性，防止被盜以及病毒的侵入，導致檔案信息無法恢復、損失或者是丟失，這對信息的管理來說是非常重大的損失，所以為了避免這類情況的發(fā)生，可將檔案采用不同的代碼儲存，采用不同的分類，技術人員需要擁有扎實的專業(yè)能力，對數字化檔案管理系統(tǒng)不斷的進行分析，測試，做到在每個環(huán)節(jié)，每一個步驟都不會產生信息的遺漏丟失，嚴格把關。

（二）提高檔案信息數字化的覆蓋率

在信息科學技術的發(fā)展應用環(huán)境下，數字檔案管理對建立數據庫的的豐度越來越重視，對運用數據庫來找檔案的操作方法也越來越感興趣。可是對于只考慮表面的效果的大多數檔案機構內部的紙質檔案，沒有重視根源，即計算機信息數字化覆蓋不全面。這個難題需要被解決。在儲存紙質檔案的地方采用現今先進的管理方法模式，給每一份紙質檔案都貼一下條形碼，沖上磁條，對應數據庫中的信息，這樣既降低了管理難度，也大大提高了精準率和降低了出差錯的概率。

（三）滿足用戶的多元化需求

用戶的科學素養(yǎng)在不斷的提高，對于選擇也越來越提高，比如，提高檔案資源的讀取速度加速讀取檔案的速度，減少資源的浪費等，這些都要求數字化技術不斷地提高，繼續(xù)需要越來越經得起考究，也更加需要研究人員更加非常具有專業(yè)技能和素養(yǎng)，不斷地補充完善數據庫功能。檔案管理員需要有專業(yè)的技能，熟練操作電腦技術而且也需要很強的綜合能力，并具備良好的全面分析能力、數據處理能力以及較好的溝通交流能力。

（四）強化數字檔案管理人員的信息化意識

檔案管理人員的信息化意識對檔案管理來說是很重要的，現在是信息爆發(fā)，大數據時代，只有具有信息化意識，才可能使工作更加順利，素質不斷提高。檔案管理人員在工作中就應該嚴謹認真，不能大意馬虎，在工作中不斷提高自身能力，培養(yǎng)自身的信息化意識。

五、結語

目前，檔案數字化在檔案管理的地位越來越重要，加強數字檔案管理，有利于保存重要檔案，使數據不易丟失更加完整，更有助于檔案機構可向需求者提供全面的服務，所以對如何加強數字檔案管理的研究非常有必要的。提高自己的掌握新科學知識的能力是檔案管理人員必須掌握的，學習新的科學文化知識也是被需要的，為我國檔案管理作出相應的貢獻，出自己的一份力。