大數據時代企業檔案信息資源建設的思考

劉婷婷

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—193—01

摘要 本文首先從缺乏完善化建設體系、相關人員重視不足、信息資源安全能力薄弱三個方面入手，簡要分析了大數據時代下企業檔案信息資源建設中存在的問題；其后，圍繞做好體系優化工作、提高人員專業素養、強化信息管理安全性三個角度，重點研究了大數據時代企業檔案信息資源建設的可行發展策略。

關鍵詞 大數據時代 信息化建設 企業檔案信息資源

隨著社會水平和科技水平的不斷發展，企業檔案信息資源的閱讀方式和管理方式在數量、速度、空間等多個方面均發生了巨大變化，并仍呈現出不斷完善、成熟的積極趨勢。在這樣的形勢之下，我們有必要對大數據時代下的企業檔案信息資源建設進行分析研究。

一、大數據時代企業檔案信息資源建設中存在的問題

第一，缺乏完善化的建設體系相支持。從當前來看，雖然大部分企業已經進行了一定程度上的信息化檔案管理建設，但仍在體系上存在些許的缺陷問題，使得最終的建設效果并不盡如人意。其主要體現在兩個方面上：首先，信息化檔案的館藏門類較為單一、片面，企業現有的檔案無法全面、立體地反映出某一資料內容；其次，信息化檔案服務的實際性和時代性不強。當前人們查閱檔案的方式仍以檔案室手動查閱為主，與當前網絡化、線上化、交互化的時代發展和應用需求有所背離；第二，檔案信息資源的安全能力較為薄弱。在當前大多數已經采取數據化、信息化發展措施的企業檔案管理工作當中，相關人員更加傾向于檔案的采集、整理和保存，而并未對數字化檔案信息的網絡保護加以重視，這在無形中增添了很大的信息泄露和損壞風險。

二、大數據時代企業檔案信息資源建設的可行發展策略

（一）做好企業檔案信息資源建設的體系優化工作

第一，從檔案信息資源的數量和質量入手實現優化。為了解決企業信息化檔案館中館藏門類少、檔案“含金量”低的問題，相關人員首先要將檔案信息資源體系建設建立在大數據技術的基礎之上，對企業整體經營發展中產生的所有信息進行分類化、細致化的集約管理。例如，在某采油廠的信息化檔案建設工作中，人員首先對當前的企業館藏情況進行了核實清查，并建立起專門的檔案采集團隊，對廠內18個基層單位、6個檔案門類進行了集約整理，最終獲取到52萬件、10萬卷圖片、文字、視頻等多種形式的檔案資料，并據此應用了云數據庫上傳、異地備份等大數據信息管理技術，在很大程度上消除了檔案資源時效性低、涉及范圍狹窄的劣勢情況；其次，在保證企業原有館藏資源完整全面的前提下，相關人員還應加大面向社會的檔案征集力度，借助網絡上可用的大數據資源和信息化資源交流平臺，進一步豐富檔案信息的采集渠道，并提高企業檔案信息資源建設的社會影響力。

第二，從檔案信息資源服務的先進性人手實現優化。檔案信息資源體系建設具有較強的綜合性和全面性，企業不僅需要構架出基本的數字化檔案信息管理系統，還應實現辦公、通信、資源計劃等多種配套系統以及手機APP、云端數據庫等多種網絡工具相支持。同時，在當前大數據技術蓬勃發展的時代背景下，數字化、電子化檔案信息已經成為了企業檔案管理工作的必要發展方向，相關人員在工作過程中必須要積極、實時地了解分析現代人們的信息瀏覽方式，及時發現傳統檔案管理工作與信息時代發展之間存在的沖突問題，從而創新化地推出微信公眾號、QQ部落、官方微博平臺等人們常用的檔案查看和利用方式，實現檔案信息資源建設的創新化發展。

（二）積極提高相關人員的綜合專業素養

首先，相關人員的工作意識、服務思維、專業素養將直接影響到檔案信息資源建設與利用的整體水平。所以，作為大數據背景下的信息服務工作者，檔案信息資源管理人員在積極提升檔案管理知識儲備、調查檔案市場整體情況的前提下，要積極融入到“信息時代”當中，對計算機系統操作、網絡安全風險防護等崗位相關技術實施靈活有效的學習和掌握，進而保證自身工作素質與現代化檔案信息資源建設之間的匹配性。此外，企業管理者還應重視到當前檔案管理團隊中存在的老齡化問題，加快引入或培養檔案學、情報學、信息管理學等專業出身的年輕工作人員，使其成為團隊發展的骨干型后備力量，以保障信息服務團隊的活力。

（三）切實強化檔案信息資源的管理安全性

與檔案信息資源數據化相伴而來的，便是相應的網絡風險和設備風險。對此，相關人員應建立起“軟硬兼施”的檔案安全保障體系，具體來講：首先，應加強對硬件設備的保護，定期進行設備及其線路的檢查維修工作，及時更換存在故障、老化、卡頓等問題的設備設施，為檔案信息數據化管理的運行穩定性做出保障；其后，為了防止重要檔案的損壞或泄露，企業還應建立起先進的網絡安保團隊，并采取出檔案中心網關加密、啟用防火墻模塊等措施，以此提高網絡系統的安全等級，從而有效抵御黑客攻擊、木馬病毒等外部侵害。

三、結語

總而言之，在大數據技術的時代背景下，企業檔案信息資源管理工作只有積極做好現代化的創新優化，才能更好地實現穩步發展。由本文分析可知，數字化、電子化的檔案信息資源在為企業帶來新機遇的同時，也存在一定的網絡安全風險和管理體系需求。對此，加強企業檔案管理團隊的專業性，完善檔案信息資源體系建設的系統支持，能有效使企業的檔案信息資源管理建設與大數據時代實現高水平契合。