會計信息化后醫院財務檔案管理辦法探究

李寧

[摘 要] 醫院財務檔案管理作為醫院經營建設重要研究內容，提高財務檔案管理成為當務之急，有助于醫院經濟效益最大化。由此，會計信息化財務檔案管理得到了重視，制定信息化管理方法還應立足于多方面、全過程。文章結合實踐研究，對會計信息化后醫院財務檔案管理進行簡要分析。

[關鍵詞] 會計信息化；醫院財務；檔案管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.33.152

會計檔案作為會計賬簿、憑證、報告等會計核算專業材料，綜合反映了醫院經濟業務證據、史料。而醫院采取會計信息化的檔案管理方法，實現了信息化管理，完成會計核算、會計分析、會計預測。加之，醫院傳統的檔案管理方法已經無法滿足現代會計信息化要求，還應抓住新問題、新狀況展開財務檔案管理從而適應醫院經營發展。

1 醫院財務檔案管理概述與現狀

1.1 醫院財務檔案管理

財務檔案是企業經濟支出的記錄與真實反映，是單位重要檔案之一。醫院財務檔案和企業財務檔案有著相通之處，通常包含會計憑證、會計賬簿、報表等相關內容。其中，會計憑證又包含自制原始憑證、初始憑證匯總表、記賬憑證、銀行存款等。會計賬簿指的是根據會計賬目設計的總分分類賬、不同類明細分類賬、先進日記賬、銀行存款日記賬等。會計報表包含損益表、財務狀態、資產負債表等。其余會計核算資料是經濟業務防范，與會計監督、會計核心有著密切聯系，會計部門主要管理相關信息材料。會計電算化企業存貯在磁性介質上的會計信息、程序文件等應視同會計檔案共同控制。

1.2 醫院會計檔案管理現狀

現如今，會計電算化已經實現全面應用，不過會計電算化也僅是把部門財務人才由龐大的會計核算解脫出來，實現財務人員崗位科學分配。但是，會計檔案管理工作任務更加繁重，工作范圍越來越廣泛，管理困難。第一，會計檔案儲存時間。根據相關規定，會計檔案重視度有著明顯差別，儲存時間也有明顯差別，通常在3～25年的永久儲存與定期儲存。第二，會計檔案歸檔。醫院生成的會計檔案應安排專業人員進行整理歸檔、裝訂成冊。但是，現階段大部分醫院會計檔案管理多為紙質管理，人力資源投入較大且占用空間較大。第三，會計檔案銷毀。當檔案超過儲存時間后，向醫院管理部門申請，登記造冊審核后才可銷毀。審批流程較為煩瑣，如果無法及時銷毀將占用較大空間面積。第四，會計檔案成本節約。傳統紙質會計檔案需要依靠計算機打印，浪費較多紙張與人力資源。加之，相關運輸、倉儲、裝訂等環節消耗，不符合可持續建設理念。

2 醫院會計信息化后財務檔案特征

醫院采取會計信息化后，數據庫發揮了重要作用，形成了大量依附計算機磁性介質的數據和文件，凸顯了財務檔案各個特征。紙質檔案管理已經無法適應現代檔案管理，實行信息化檔案儲存于計算機系統內，依附于財務軟件才能發揮作用。信息化技術的財務檔案能夠打印輸出，由信息系統搜集數據資料，應用便利。另外，信息化系統檔案便于整改、復制、傳輸，內外審核較為便捷。信息技術下財務檔案實現了數據搜集，節約了更多時間，提高工作質量與效果，便于檔案信息材料整合控制。

2.1 檔案信息化節約較多空間

會計檔案信息化后，會計檔案被保存在計算機中，原始憑證數量逐漸降低，有效節約了大量空間。

2.2 便于會計檔案查找

會計檔案信息化后，要想查找某些資料信息或統計分析，即可借助電腦快速搜索，達到了資源信息分享，提升了財務管理質量，防止傳統紙質會計檔案容易損失或缺失。關于需要銷毀的檔案可以先刪除計算機內資料，便于財務人員制定會計檔案銷毀清冊，節約較多人力資源及時間。

3 會計信息化后財務檔案管理辦法分析

3.1 財務檔案整理、備份

醫院財務檔案定期更新備份，每月把會計憑證的打印出紙質檔案裝訂保存，一年一次把各報表打印出紙質檔案裝訂保存，便于后續查找利用。備份的軟盤和檔案管理人員辦理存檔手續，備份軟盤做好儲存管理。同時貼上保護標簽，包裝盒內，保存在整潔、干凈、安全的環境下，雙備份2套備份軟盤保存于不同地點儲存。

3.2 完善計算機軟硬件設施

計算機軟硬件建設關系著會計信息化技術與應用，財務管理需要依靠軟硬件設施。軟硬件設施作為檔案信息資源應用與信息技術前提條件，結合信息化技術建立信息網絡。另外，引進財務系統，制定保密與授權方法，防止財務檔案資料擅自變更。伴隨著業務范圍的擴大，軟件開發人員應注意系統維護升級，保證財務軟件利用持續性。只有這樣，才能更好地提升財務數據存貯方式的相通性、有序性。

3.3 完善財務檔案管理體制

醫院財務檔案標準化應列入檔案管理工作整體，編制檔案管理目標，優化分工，完善財務檔案管理體制。例如：《財務檔案保管體制》《單立卷歸檔體制》《財務檔案查閱體制》，做好檔案材料搜集、歸檔、儲存、使用，財務檔案管理有法可依、提高管理效率。

3.4 管理人員增強信息化技術水平

管理人員信息化素質、專業水平是實現財務檔案管理信息化的人力保障，財務檔案管理信息化也是不斷優化的過程，一直依靠于檔案人員專業水平。因此，建立一批高水平、高素養的檔案干部團隊尤為重要。對此，醫院財務部門對管理人員展開信息技術培訓，提高計算機水平，順應信息化技術需求，增強信息技術與信息方法重要性認知、技能。另外，醫院財務檔案人員也要主動參與各項活動、培訓，提升業務水平與信息技術利用水平，了解醫院財務檔案工作客觀規律，從而更好地為醫院財務檔案管理信息提供技術支持。將醫院會計檔案根據標準要求上交至醫院管理單位，確保財務檔案完整。采取激勵制度，調動管理人員工作積極性，對于表現好的、工作效率高的人員進行物質精神獎勵、對于工作態度消極等員工進行適當懲罰。

3.5 領導人員加強財務檔案管理關注

醫院規范管理是財務檔案管理的前提條件，是醫院規范控制管理的核心，醫院領導人員加強財務檔案管理、優化管理體制，保證財務檔案精準、高效地展開檔案管理。因為醫院財務檔案完整性、真實性關系著其經營發展，領導正確決策有著重要作用。現實管理過程中建立各級領導層次、財務管理人員、財務檔案專管人員，關注財務管理。此外，安排檔案室，安排專業人員進行財務檔案控制，滿足財務檔案控制需求。

3.6 注意會計信息化網絡安全管理

重視內部管理，采取信息資料保密制度，授權管理體制等。在密碼管理與登錄制度管理下進行財務信息讀取，不同人員有著不同的權限。采取內網和和互聯網隔離進行會計信息系統構件，避免計算機中毒或黑客攻擊，確保會計信息化系統網絡安全性。

4 結 論

醫院會計檔案工作具有綜合性、系統性特點，涉及內容較多。因此，會計檔案信息化是加強檔案管理工作的必然條件，有利于提高財務管理效果、財務管理水平。會計檔案信息化后，檔案管理也發揮了重要作用，尤其在領導決策方面，提供重要的信息保障。

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