試談提高企業行政管理工作效率的方法及建議

摘要：隨著我國市場經濟的發展以及企業改制的不斷進行，我國的企業行政管理工作的效率與日俱增，來更好的適合社會的快速發展。不管是國有企業還是民營企業，在市場經濟的浪潮下都要承受著競爭帶來的挑戰，需要通過不斷改進自我的經營模式，以便在同行業中脫穎而出。本文通過對一些大型企業中行政管理工作存在的突出問題來分析，提高行政管理工作效率的方法，以供行業人員參考。

關鍵詞：企業；行政管理； 工作改革

一. 企業行政機構中存在的問題

1. 行政機構過于龐大，人員結構臃腫

有些企業在發展過程中，對于行政機構過于重視，導致行政機構過于龐大。在企業的運營過程中，生產及銷售人員是企業盈利的部分，而行政機構屬于純消耗的部分。因此，要想保證企業利益的最大化，應該盡可能的減少行政管理崗位的人員，而增加生產和銷售一線人員。由于行政管理工作的崗位對于人員的專業性要求不是很嚴格，所以企業在人員招聘的過程中相對來說會比較順利。其次，企業的生產和銷售人員流動性比較大，同時企業也會隨著生產效益程度做一個適當的人員調整。而企業行政管理機構的人員幾乎沒有什么變動，這是因為企業行政管理崗位的人員缺乏競爭機制，沒有建立一個合適的淘汰制度，導致人員機構臃腫，同時，行政管理的效率也在降低。

2. 裙帶關系嚴重，執行力不強

由于行政管理工作接近一個企業的核心決策領域，有些企業的領導總是喜歡將自己的親屬招聘進來參與行政管理工作。這種裙帶關系嚴重擾亂了正常的行政管理工作，不僅使行政管理工作的效率下降，而且還助長了不正之風，影響企業的正常運營，也會使企業管理層拉幫結派，嚴重的話直接引起企業的管理層的權力混亂，導致企業最終走向失敗。因此，對一個企業來說，裙帶關系是非常嚴肅的一個問題，也是企業最忌諱的事情。但是，中國社會常常是一個人情社會，這些現象不可避免的出現在企業中。簡單存在的裙帶關系會影響企業的行政管理的執行力，間接的影響企業的行政管理效率。

3. 行政管理人員素質水平低，影響服務效果

行政管理人員在進行崗位選派時，一部分是通過其他崗位的人員進行調整，來進入行政管理工作崗位的。還有一部分是直接從學校或者社會招聘中直接進行人員的選拔。其中，在前者的人員安排中，由于之前的崗位與行政管理的工作崗位關系不大，專業性不相符，其調整的原因很可能是因為工傷喪失了生產一線工作的能力或者是年紀等原因，這樣就導致了行政管理人員的整體素質水平偏低，工作能力和專業性不強，不僅影響了工作的效率，同時也對行政管理機構的服務形象是一個損壞，增加了企業與基層員工的隔閡，嚴重的話還可能會引起不必要的矛盾或者是勞資糾紛，降低了企業的整體信譽和社會形象。

4. 企業的行政管理機制不夠完善

在目前我國的大多數企業中，尤其是傳統行業的企業，行政管理機制不夠完善。隨著我國信息化技術的提高和互聯網技術的發展，我國一大批互聯網企業如雨后春筍般撲來，有許多互聯網企業借著良好的政策和機遇，發展迅速，短短的幾年時間已經可以甚至超過了傳統的大型國有或者改制企業。這些互聯網企業的發展其中很重要的一點，就是在管理模式上引用了國外先進的企業管理模式，大大提高了企業的效率。而我國的傳統企業在轉型階段，大部分都只是在生產和銷售模式上進行轉變，或者說主要的內容放在了市場上，對于企業自身的運營并沒有多大的改變，因此在后期富人社會轉型中，由于企業自身的行政管理機制的不完善，導致了企業出現了發展的瓶頸或者困局，影響了進一步發展。

二.提高企業行政管理工作效率的方法及建議

1. 轉變思想，提高對行政管理工作的認識

有些個別企業的領導對行政管理工作并沒有一個科學和正確的認識，只是將改革的重點放在生產和銷售的環節，對行政管理工作理解不深。其實行政管理工作對一個企業的生存和發展有非常重要的作用，它不僅使一個企業能夠實現正常運轉，而且良好的行政管理對于企業的改革和發展，可以提供一個源源不斷的動力，使企業始終保持一種旺盛的生命力。因此，企業的負責領導應該從根本上認識到行政管理工作的重要性，必須在社會市場競爭的過程中，加大企業行政管理的改革力度，提高行政管理的工作效率，使每一個員工都能夠對行政管理工作提高重視，增加行政管理人員的責任意識和工作能力，從而提高企業的綜合競爭力。

2. 精減機構，杜絕裙帶關系

企業行政管理的機構過于復雜，部門之間協調困難，嚴重影響行政管理工作的效率，因此，在進行行政機構改革的過程，最重要的是要精減行政機構。首先是人員的調整，在進行人員調整前要做一下全體人員的思想工作，通過精神鼓勵和經濟補貼，動員一部分行政機構人員進入到一線生產崗位上，或者是銷售的環節中。對于一些年紀比較大或者有工傷的員工，鼓勵他們提前退休。要本著人才優先的原則，保留行政管理人員主力人員。其次是機構的調整，將原來的兩個或者多個相似的部門重組合并成一個部門，部門內部指選派一個領導來進行管理，使部門內部的權力盡可能的集中，這樣才能提高部門內部的工作效率。同時，兩個或多個具有相關聯的部門的辦公場所盡量要離得近一些，或者可以選擇一個較大的辦公室，將多個部門整合在一起辦公，這樣員工日常能夠在一起多多交流，拉近了員工之間的關系，使員工之間的配合也越來越默契，同時也是辦公效率得到提高。在公司內部，行政管理工作的各部門負責領導，要多多參加其他工作部門或者公司的會議，這樣才能了解其他部門對行政管理工作的看法和提出的要求，使行政管理工作能夠得到其他員工的認可。

3. 提高用人標準和人員培訓制度

如今社會各方面的競爭，歸根到底都是人才的競爭。行政管理工作對人才的要求也非常高，很多企業和領導沒有正確認識到這一點，導致了企業的行政管理不僅效率低，而且屢屢出現問題。所以，企業在進行行政管理人員的選擇時，要采取一定的策略。首先，在進行企業內部的崗位調整時，要將一些責任心強、有很強的組織能力和先進思想的人員優先考慮，通過一個合理的人員考核評比，來競選上崗。行政管理工作崗位不是養老院，不能一味的只是安排一些“老弱病殘”的員工來進入，這樣既降低了行政管理的工作效率，又使企業有能力的人員沒有施展的機會。其次，在進行社會或者學校招聘過程中，要提高應聘人員的門檻，對學歷和能力有一個適當的要求。盡量選擇一些有相關工作經驗的人員，以便能夠以最快的速度投身到工作崗位上來，省去了畢業生崗位的培訓時間和精力。另外，公司要建立一個合理的培訓和考核制度，對行政管理人員進行定期的培訓，以此來提高員工的業務能力。對行政管理人員進行定期的考核，來增加員工學習動力，提高危機意識，使員工能夠不斷堅持學習，開放思路，將更大的精力用在行政管理工作上，才能最大程度的提高行政管理人員的綜合素質，改善行政管理工作的形象，提高行政管理工作的效率。

4. 建立健全的行政管理機制

一些老牌的企業，在進行現代化企業的轉型過程中，在行政管理方面的轉變并不是很大。一方面原因是并沒有一個有效的方法和手段對行政管理制度進行改進，也沒有相關的經驗可供選擇和參考，都是在摸著石頭過河。而在前期的企業轉型過程中，行政管理機制對企業整體的生產效益影響并不是很大。另一個原因是行政管理涉及到企業的管理層，其中不免存在復雜的個人利益和裙帶關系，改革起來難度較大，而且若是一旦出問題，對整個企業都會產生致命的影響。隨著社會主義市場經濟的不斷發展和完善，一些新型的企業隨著完善的市場已建立起來完善的企業管理制度，而這時候一些老牌的企業由于在轉型過程中留下的問題，已經嚴重制約了企業的發展，失去了市場的競爭力。因此，在企業行政管理過程中，建立和完善行政管理機制，是當下最主要的內容。首先對行政管理人員要加強責任制的落實，使每個員工都要承擔一定的責任，擁有一定的權力，這樣就避免了推諉扯皮，找不到人員處理的現場。同時，減少了辦事的程序，提高了辦事效率。同時，實行科學化民主化的管理，拒絕出現官僚主義和享樂主義的不正之風出現，使每個員工的每個責任都能有理可查，有據可依。這樣對員工的工作成果是一個保障，同時對員工的表現也能夠很清晰真實的掌握。

三.結語

綜上所述，企業在行政管理工作中，要善于學習和把握現代化的管理模式，與企業自身的特點相結合。同時要解放思想，敢于創新，有勇氣有能力解決企業在行政管理中存在的問題，使企業在行政管理中能夠與先進的市場經濟模式相吻合，使企業始終保持一個良好的發展和穩固增長的競爭力。將以人為本、尊重人才的原則深入貫徹到企業的管理模式中，才能使企業更加長遠的發展。

參考文獻：

[1] 段然. 提高企業行政管理效率的方法研究[J]. 中國化工貿易 ， 2015 （12）.

[2] 瓦明達. 淺談合理設置企業行政管理崗位提高企業綜合素質[J]. 企業文化旬刊， 2017 （6）.

[3] 任學峰. 提高國企行政管理工作效率方法[J]. 經濟管理：全文版 ， 2016 （11）.

[4] 孫芳.現代企業行政管理工作及其效率提升的探討[J]. 《城市建設理論研究：電子版》 ， 2014 （19）.

作者簡介：姓名：劉曉霞，對外經濟貿易大學公共管理學院在職人員高級課程研修班；單位：中國城市建設研究院有限公司，職稱：無，職務：綜合管理辦公室主管，學歷：本科，研究方向：行政管理方向