淺談水電公司經法系統物資合同管理

文/周小娟，國網湖南省電力有限公司水電分公司

1 水電公司物資合同管理概述

合同管理指的是合同的審批、簽訂、履行、變更和終止。對于水電企業而言，物資主要是服務于水電廠安全生產的材料、設備、配件等。物資采購合同管理工作涉及面廣，需要項目管理部門和各相關部門的互相支持、密切配合、通力合作，才能確保物資采購合同管理工作的有序開展，因此認真研究物資合同的簽訂、履約、變更等管理變得越來越重要。

隨著近年來電力企業的迅猛發展以及水電企業的不斷改革，對于合同管理工作提出了更高的要求。一旦出現違約行為，就會導致物資供應不及時，影響企業安全生產的順利進行。由此可見，針對物資合同的簽約、履約加強管理，才能保證企業安全穩定運行。

2 水電公司物資合同管理流程詳述

水電公司經法系統物資合同管理從通過招投標等方式確定合同對方當事人開始，包括物資合同起草與談判、合同審核與簽署、合同履行、合同文檔歸檔整個過程的所有環節。下面對各管理環節依次進行論述。

2.1 合同起草與談判

合同文本由承辦部門根據中標（成交）通知書、招標（采購）文件負責起草后，再由承辦人在經法系統中發起會簽流轉。承辦部門起草合同時，出現標的額較大、影響重大、涉及專業技術或法律關系復雜等情形的，合同承辦部門應當組織財務、法律、技術等人員參與合同起草或談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。技術開發、轉讓、服務、咨詢等合同涉及商標、專利、作品、其他技術成果、商業秘密等知識產權對象的，應按國家法律法規規定及公司有關規定約定知識產權條款。合同涉及國家或公司保密信息、公司專有技術、重要商業資料等，應按國家法律法規及公司規定約定保密條款或簽訂保密協議。合同應約定違約責任條款。違約責任承擔方式應根據相關法律規定，并考慮合同權利義務、合同事項性質、對方當事人償債能力等因素確定。

2.2 合同審核與簽署

合同審核應由承辦部門在經法系統發起，根據合同涉及事項送相關業務管理部門、財務資產部、發策部、物資部、監審部審核，辦公室審核會簽。辦公室為合同的必經審核會簽部門。合同審核部門與審核人員，應按照《國家電網公司合同審核管理細則》的規定審核合同，并出具審核意見。未經經法系統流轉的合同不得簽署。合同完成審核流轉后，由辦公室按照《國家電網公司合同編號規則》的規定在經法系統進行編號。合同文本在經法系統審核流轉后形成電子標識和合同審批單。電子標識作為合同簽署用印的依據。合同承辦部門負責辦理合同裝訂、送簽和用印，并應確保簽訂文本和審定文本一致。合同用印統一使用合同專用章。

2.3 合同履行

合同生效前，不得實際履行合同，涉及財務支出的不得付款。公司各級單位作為合同當事人應全面履行合同，并督促其他合同當事人全面履行合同。合同承辦部門負責組織合同的履行，并在經法系統中及時維護合同履行信息，財務資產部、辦公室、監審部應開展財務監督、法律監督、審計監督和監察。已生效的合同發生變更、轉讓、解除事宜時，原合同承辦部門應與合同對方協商并達成一致。變更、轉讓、解除事項須經合同承辦部門、相關業務主管部門、物資部、財務資產部、辦公室審核，并按有關規定報本單位相關領導審批。需要上級單位審批的，應報上級單位審批。合同變更、轉讓、解除原則上須簽訂書面協議，并由原合同承辦部門承辦。發生合同爭議的，應先行采用協商方式解決。協商能夠達成一致且對合同進行修改的，應按規定的程序訂立書面協議。協商不成的，可按合同約定采取調解、仲裁或訴訟方式解決爭議；合同未約定爭議解決方式的，按有關法律法規執行。

2.4 合同文檔歸檔

合同承辦部門負責合同文本等相關資料的收集、整理，并按公司檔案管理相關規定交由辦公室歸檔保管。辦公室作為合同歸口管理部門對承辦部門的合同歸檔工作進行督促，并提供咨詢。合同歸檔內容應當包括：合同簽訂依據等背景材料；合同談判、簽訂、履行等往來過程中形成的會議紀要、備忘錄、擔保文件等具有法律效力的文件；合同對方的營業執照、證明文件等資料；合同審批流程記錄；合同文本；簽約各方授權委托書原件或復印件；合同爭議解決的有關資料；其他需要歸檔的資料等。

3 結語

綜上所述，相比于普通企業的物資合同，水電企業的物資合同管理工作比較特殊，體現在物資數量大、涉及項目多、履約時間跨度長，因此對合同管理提出了更高要求。文中主要介紹了水電公司經法系統物資合同管理流程，對于電力企業而言，簽約時應該做好準備工作，加強紙質合同管理；履約時明確履約內容和責任，加強履約分析和監控，增強基層履約力量，做好資金結算工作，以此保障水電公司安全生產工作的順利進行。