芻議檔案信息化建設(shè)管理問題研究

文/孟曉華，河北省邯鄲市邯山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題

1.1 缺乏正確的認(rèn)識

當(dāng)前檔案管理工作中存在一系列障礙因素，首當(dāng)其沖的就是思想意識落后。很多單位從負(fù)責(zé)人到管理人都缺乏對檔案管理工作的改革意識，檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性嚴(yán)重缺乏，管理人員固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進(jìn)，導(dǎo)致了管理水平長時(shí)間難以提高。檔案管理工作的改革發(fā)展不僅僅是工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)所能實(shí)現(xiàn)的，還需要與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建一套科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理效率。只有首先認(rèn)識到檔案管理信息化的定位及重要性，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化全面轉(zhuǎn)型。

1.2 缺乏投入的力度

檔案管理工作的信息化建設(shè)意味著檔案管理系統(tǒng)，包括管理設(shè)備、管理技術(shù)、管理人才等都需要全面的優(yōu)化改革，并與信息技術(shù)接軌，實(shí)現(xiàn)信息化管理。檔案管理設(shè)備要更新，技術(shù)要改進(jìn)，人才要培養(yǎng)，而每一項(xiàng)工作的優(yōu)化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作信息化的實(shí)現(xiàn)。但是，從目前的情況來看，檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)程過于緩慢，很大程度上與資金投入量過小、經(jīng)費(fèi)支持不足有關(guān)，相關(guān)機(jī)構(gòu)的供給能力有限，檔案管理部門的融資情況不好，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)失力。

2 信息技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用策略

在檔案管理應(yīng)用中，大量地應(yīng)用信息技術(shù)具有明顯的優(yōu)勢，也為現(xiàn)代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術(shù)支持，因此為了采用更好的技術(shù)發(fā)展手段來確保檔案管理工作的高效性，就應(yīng)該設(shè)計(jì)能夠滿足現(xiàn)代化檔案電子管理要求的技術(shù)體系，使用行之有效的信息技術(shù)手段，為企業(yè)和單位創(chuàng)造出更加高效和準(zhǔn)確的檔案管理保障。

2.1 檔案管理工作的硬件準(zhǔn)備

信息化技術(shù)必須依托于完善的硬件和局域網(wǎng)，只有完善局域網(wǎng)和信息儲(chǔ)存手段，才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位的專業(yè)性的信息分類整理、利用和收集的過程，提供必要的硬件基礎(chǔ)。強(qiáng)大的信息支持系統(tǒng)，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過程準(zhǔn)確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的快速信息反饋和共享機(jī)制，為企業(yè)的現(xiàn)代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎(chǔ)。

2.2 對檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)

信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結(jié)技術(shù)，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員的技術(shù)手段和信息技術(shù)水平，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國有企業(yè)或大型集團(tuán)性企業(yè)的檔案管理工作，本身是一個(gè)需要檔案管理復(fù)合型人才進(jìn)行綜合服務(wù)的體系化過程。這就需要檔案管理工作和信息技術(shù)體系的快速完善和發(fā)展能夠同步進(jìn)行，因此，企事業(yè)單位必須要保證各管理人員在技術(shù)水平上，能夠與檔案電子化管理技術(shù)保持同步。定期對于當(dāng)管理人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎(chǔ)性需求，并且在不斷的工作過程中提升自身的檔案管理素質(zhì)。

3 案管理科學(xué)化水平的提高對于檔案建設(shè)管理意義

3.1 適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代要求

提高當(dāng)前檔案管理的科學(xué)化水平，能夠幫助當(dāng)前的檔案管理工作更好的適應(yīng)時(shí)代的需求。當(dāng)然，需要注意的是，在提高檔案管理科學(xué)化水平的工作當(dāng)中，主要是需要依靠科學(xué)理論來進(jìn)行，需要通過科學(xué)化的管理方法、理念，并且建立一套完善的科學(xué)化管理制度，這樣才能更好的促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化的發(fā)展，以此來提高檔案信息的利用價(jià)值，使其為社會(huì)的發(fā)展建設(shè)提供更大的幫助。而檔案管理工作之所以這么重要是因?yàn)樵跈n案信息中包含了豐富的信息，包括政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多個(gè)方面的信息。而這些信息，在將來制定重要決策時(shí)能夠提供巨大的幫助。然而，從目前的情況來看，在如此巨量的信息數(shù)據(jù)面前，如果依然采取傳統(tǒng)的檔案管理方法是無法完全發(fā)揮信息作用的，而科學(xué)化的水平正好可以解決這一問題。

3.2 推動(dòng)信息化的建設(shè)

自從進(jìn)入21世紀(jì)以來，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都得到了飛速的發(fā)展，在當(dāng)前已經(jīng)是一個(gè)信息化的社會(huì)。而在信息化社會(huì)當(dāng)中，各行各業(yè)都爭先開始計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的利用，通過這些技術(shù)的引用，能夠幫助企業(yè)更好的提高工作效率，創(chuàng)造更多的收益。而對檔案管理工作，采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠有效的提高檔案管理工作的效率，并且擴(kuò)展檔案管理的渠道與載體，使得檔案在進(jìn)行管理時(shí)能夠更加的安全和高效。

3.3 推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展

自從改革開放以來，我國的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的越來越迅速。而市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不僅讓檔案信息變得更加具有價(jià)值，同時(shí)所收集和管理的檔案信息的種類也越來越多。而在這樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理首先是很難適應(yīng)這樣的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也無法高效的處理大量檔案信息，這樣一來，勢必會(huì)對當(dāng)前的檔案信息管理產(chǎn)生不良影響。

3.4 改善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

很多單位只是認(rèn)識到信息化對檔案管理工作的促進(jìn)作用，卻沒有認(rèn)識到信息化技術(shù)的成本要求，依然采用較為落后的管理設(shè)備，檔案的管理環(huán)境也存在諸多弊端，給檔案信息化管理工作造成一定阻力，檔案始終管理不善正是由于信息化設(shè)備不足導(dǎo)致的。很多單位的計(jì)算機(jī)硬件標(biāo)準(zhǔn)不過關(guān)，或者根本沒有為檔案管理工作者配備信息化辦公設(shè)備。檔案信息化管理軟件也需要定期更新，不斷優(yōu)化升級，才能使檔案信息化管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)工作。因此，必須在軟件和硬件兩個(gè)方面不斷加強(qiáng)技術(shù)維護(hù)，促進(jìn)檔案信息化管理水平的提升[3]。

4 結(jié)語

檔案信息化管理還需要不斷提升對管理人員的技術(shù)要求，不斷提升檔案管理工作者的職業(yè)技能，大批量錄用信息化管理專業(yè)人才，對于在崗員工也要不斷加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，從而提升檔案信息化管理工作的質(zhì)。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為建設(shè)具有國際競爭力的技術(shù)服務(wù)公司服務(wù)。