淺談新時期檔案的保密性與共享性

文/陳會友，河北省承德市興隆縣信訪局

一般來講，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是檔案的本質屬性，此外還具有知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，因為歷史再現性是我們公認的檔案的本質屬性，而其它特點則為其一般屬性，因此，從本質上說，檔案就是再現歷史真實面貌的原始文獻。也正是因為如此，無論任何時代、任何形式的檔案都始終具有著比較嚴格的保密性。然而，隨著人類社會文明程度的進步，特別是現代化社會文明、和諧、合作、共享等特點的凸顯，從前比較保密的檔案也要與時俱進，在繼續(xù)強化自身保密性的同時也要主動適應時代發(fā)展，比如在保證個人隱私與國家機密的前提下走共享之路。那么，實際的檔案管理工作中，到底應該怎樣處理二者之間的關系呢？

1 整體上來講，必須嚴格貫徹落實《保密法》以及19 91年國家保密局、國家檔案局聯合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神

在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調的基礎上，嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準，主動接受保密部門對調密工作的監(jiān)督指導，積極配合有關部門搞好檔案涉密文件的清查鑒定。具體工作中，嚴格劃清密與非密的界限，科學確定檔案開放制度、標準、范圍，尤其是嚴格落實崗位負責制與責任追究制度，還要加強各種監(jiān)督體系與制度的建設，確保重要隱私和重大機密的保密性。

2 切實依法依規(guī)建立適應各類檔案保密管理的國家標準，確保保密與解密工作依法依規(guī)進行。

實際工作中，我們對涉密檔案的變化調整，既要立足于當前的實際工作，還要著眼于未來的可持續(xù)發(fā)展。那么，建立健全相關的標準與制度就顯得至關重要了。例如科學建立劃定密期標準與制度，科學建立調密通知單制度，建立涉密檔案接收標準制度等，用制度的籠子管理、約束檔案的管理行為，以遏制一切玩忽職守行為。

3 切實加強新時期檔案的科學管理與高效管理工作。

傳統(tǒng)的檔案管理很神秘，但也容易形成上級或者相關部門監(jiān)管的真空，前些年的人事檔案管理過程中的履歷作假、學歷作假現象就時有發(fā)生。因此，在國家標準的統(tǒng)一領導下，加強檔案的科學管理、有序管理、人性化管理，就不僅是檔案管理工作本身的職業(yè)要求，更是關乎社會的穩(wěn)定與和諧發(fā)展的戰(zhàn)略問題。

1.科學管理，首先是嚴格遵照并認真執(zhí)行國家標準。需要強調指出的是，這樣的標準不僅是檔案管理人員應該非常熟悉的，而且應當加強宣傳，使全社會知道相關標準，在全社會形成尊重標準、執(zhí)行標準的良好風氣。

2.科學管理，就是在標準指導之下嚴格落實標準。盡管不同行業(yè)、不同部門、不同性質的檔案管理起來有著各種實際特點，但是，加強檔案本身真實性進而發(fā)揮檔案歷史再現性作用都是必須堅決強化的。所以說，嚴格落實標準，確保各類各級檔案的真實性，當是檔案科學管理的首要任務。與此同時，加強管理過程的有序性也是科學管理的重要工作。現代社會高速發(fā)展、高度發(fā)達，時間就是效率，時間就是金錢，科學而有序的管理不僅能夠為相關主管部門調閱、審查提供便利，而且能夠為所有需求者第一時間提供高效便捷的服務。

3.科學管理還包括充分利用現代信息技術、網絡技術、云計算技術等技術手段強化檔案的科學管理。與傳統(tǒng)的檔案管理，現代社會要求所有管理手段都必須科學化，因為管理的終極目的是確保被管理者科學發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展，尤其是為人類社會的和諧發(fā)展提供便捷而優(yōu)質的服務。因此說，我們在借鑒傳統(tǒng)的檔案管理經驗同時還要與時俱進，積極主動適應現代社會發(fā)展的需要，加大管理成本的投入，包括管理人員成本、管理硬件成本等，用現代技術管理新時期的檔案。

4 在強化檔案自身的保密性基礎上凸顯檔案的共享性

人所共知，歷史再現性是檔案的生命線，但是，我們人類社會已經進入到了合作共享的時代。盡管現實生活中并非任何東西都是可以用來共享的，但是，作為個體、團隊、單位、國家發(fā)展過程中已經發(fā)生了的事實，其中有相當一部分內容是可以拿出來公開或者是共享的。這不僅是“以人為本”而尊重知情權的需要，更是“制度公開”“政務公開”“管理公開”“主動接受監(jiān)督”等文明社會開放性的體現，或者說是社會進步、民族胸襟的體現。

1.嚴格執(zhí)行檔案管理標準，依據保密級別而共享。可以共享的，在實際管理工作中就不要以保密為借口“神秘”。人事檔案中的履歷、學歷等明示信息，不僅允許個人查閱，還要定期公示、公開，主動接受社會的監(jiān)督，以此杜絕造假現象。社保檔案中，所有用來公示的信息都應該定期地予以公開，主動接受社會的審查與監(jiān)督。所有政務工作中，凡是事關百姓利益而且百姓有權知曉的信息，都應該允許百姓查閱，主動接受百姓的監(jiān)督。

2.積極正視共享時代發(fā)展特點，主動更新管理理念，加強共享技術應用，強化共享手段。在國際統(tǒng)一標準制度之下的檔案管理，除了認真履職負責之外，還要牢固樹立責任意識、監(jiān)督意識，對共享信息認真負責。這里的認真負責包括管理成本的投入、新技術的引用，如為了強化共享信息的共享性，我們不僅要確保這部分信息的真正共享，還要主動拓寬渠道主動接受社會的監(jiān)督，如利用電視廣播、微信公眾號、QQ公眾號，甚至是公報、公示等手段加強宣傳，從而保證檔案信息的公正性、公平性和公開性。

3.堅持共享與監(jiān)督相結合的原則。并非檔案信息可以共享就能夠為所欲為，而是在法律監(jiān)督機制基礎上的共享。任何時代里，人類的物質文明與科學技術在發(fā)展進步的同時都存在著人類的思想道德水準不能配位的現象，當今社會也是如此，因此各種網絡詐騙、電信詐騙而非法使用他人信息的現象時有發(fā)生。但是，隨著我們相應法律與制度的建設與實施，如是現象與行為將會越來少，直至被徹底遏止。因此說，可以共享的檔案信息在提供共享服務的同時還要嚴格執(zhí)行監(jiān)督制度，以切實維護公民的合法權益以及國家利益。