電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施

文/王曉雪，安達市地方志辦公室

1 概述

隨著現代計算機技術、信息技術的蓬勃發展，在促進我國經濟增長的同時，推動了現代檔案電子化的建設，從而適應現代社會發展的需求。信息檔案的建設是以現有檔案為依據，在保證檔案內容不變的基礎上，對檔案進行信息化轉變，從而實現檔案資料的共享。在信息時代，科學技術的高速發展給人們的生產、生活方式以及思維習慣等都產生了一定的影響，科學技術在人類發展的過程中占據著越來越重要的地位，尤其是基于計算機的電子信息技術在社會各行各業都得到了廣泛的應用。

2 電子檔案泄露的途徑

隨著現代信息技術的不斷發展，越來越多的企業通過電子文檔進行檔案儲存。檔案信息化雖然提升了辦公的效率，但是在互聯網環境中，存在著泄密的隱患，這主要是由于互聯網的開發性造成的。如何避免電子檔案的泄露，是現階段電子檔案管理有待解決的問題。在互聯網環境中，電子文件在使用、傳輸和管理過程中是能夠被竊取和篡改的，也就意味著電子檔案存在著較大的泄露風險。常見的泄露渠道有：①通過計算機各種端口進行復制，例如USB、藍牙等；②通過網絡傳輸進行復制；③電腦病毒能夠完成對文檔的復制和破壞，例如生活中常見的木馬病毒。電子檔案的泄露對企業和單位的發展造成了嚴重影響，因此要做好電子檔案的保護工作。

3 檔案管理中電子信息技術的應用

3.1 應用電子信息技術進行檔案整理

要利用電子信息技術進行檔案整理，首先需要對檔案進行搜集。利用電子信息技術，可以通過統一的檔案管理平臺，由工作人員向檔案的相關內容錄入檔案管理平臺，由檔案管理平臺對檔案信息進行自動的分類，如通過檔案內容類型、檔案錄入時間、檔案重要程度等，建立多個交叉管理的數據庫，實現多種分類。

3.2 應用電子信息技術進行檔案查閱

檔案整理的最終目的是為了方便以后進行查閱與了解，通過電子信息技術，可以十分迅速地實現檔案的查閱。

通過對檔案進行分類，在進行查閱時，可以通過檔案管理平臺，實現分類查閱、關鍵詞查閱、內容查閱等方式，不同方式都可以查閱到需要的內容，實現了查閱效率的提高，也有利于工作人員對檔案進行后期的管理與維護。此外，還可以引入智能化查閱系統，通過對容易用戶的查閱記錄，為其推薦其可能有興趣的相關內容，實現智能化管理。

3.3 應用電子信息技術進行檔案的后期維護

檔案在進行保管的過程中，由于數量較多，需要占據大量的空間，而檔案的儲存空間有限，不可能把所有的檔案原件都進行儲存，在后期進行維護時面臨著保管的難題。根據檔案的重要性程度進行分類，重要程度較低的則直接保存電子版，重要程度較高的則需要同時保存檔案的電子版與原件，并對電子版進行多次的備份，防止出現檔案的遺失。

4 電子信息檔案管理在事業單位工作中應用及風險控制措施

4.1 建立一套科學完善的電子信息檔案管理工作模式

在事業單位的檔案管理工作中，重要的目標就是發揮檔案作用，實現檔案資源的利用與流通。要想提升電子信息檔案管理水平，就要構建一體化的檔案管理模式，在傳統的事業單位檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理的電子信息化建設，可以通過現代信息技術實現檔案資源的共享，節約大量的人力、物力、財力，在需要信息和資源的時候，可以通過調閱檔案的方式，有效整合工作資源。

4.2 合理利用電子信息檔案管理資源，提升風險防控質量

在事業單位的檔案管理中開展電子信息建設，既要優化工作流程，發揮現代信息技術的快捷性和便利性，還要實現檔案資源的充分利用。通過大數據分析和大數據檢索等方式，發現檔案之間的有機聯系，找到共性和有指導性的問題，分析檔案管理工作的主要形式，通過得出有效數字，指導具體的工作過程，為下一步工作的開展提供有針對性的指導意見。

4.3 及時填補事業單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性

在事業單位的檔案管理工作中，應該隨時注意電子信息檔案管理的漏洞，因為檔案中涉及許多隱私性的個人資料。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風險，保證檔案的安全性，一方面應該及時的采取有效措施，填補電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數據被不法分子利用和盜取，另一方面應該加強對檔案管理人員的培訓力度，提升他們抵御檔案風險的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風險抵御能力。

4.4 提升事業單位檔案管理工作人員的整體素質

傳統的檔案管理工作較為機械，重復性很強，不需要很高的技術水平，對檔案管理工作人員的素質要求并不高，但是隨著現代信息技術與傳統檔案管理工作的融合，越來越需要專業化的檔案管理人才。在現代高等教育體系下，很多學校都開設了檔案管理專業，事業單位在引進人才的時候，除了需要引進專業人才外，還要注重引進檔案管理人才和計算機專業人才，提升電子信息檔案管理的水平。

5 結束語

總之，在當前各種條件下，電子信息檔案管理風險控制工作中依舊存在著多方面的問題，我們應該從這些問題的實際情況出發，深刻分析其產生的多方面原因，統籌并進，多措并舉，克服該項工作中的諸多難點問題，進而獲得最為優化可行的實施策略與效果。

【參考文獻】

[1]付冰.電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施[J].黑龍江科技信息.2016（21）：186.

[2]王毅敏.論現代事業單位檔案管理的電子信息技術化[J].中國信息化.2017（01）：115-116.