淺談檔案管理信息化建設的必要性

文/湯曉明，洮南市勞動保障事務所

關鍵字：檔案管理信息化建設；特征；必要性；策略

1 檔案管理信息化建設的主要特征

檔案管理信息化主要是利用信息化技術以及網絡的管理模式和方法對檔案實體進行管理。檔案管理信息化建設的特征主要體現在：（1）便捷特征。檔案管理信息化具有便捷化特征。檔案管理信息化就是基于信息化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源形式，其有利于提高管理工作的效率和準確性，在查詢和整理環節也提供了巨大的便捷。（2）網絡化特征。檔案管理信息化建設的一大特性就是網絡化。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業。基于網絡化基礎上進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大優勢。

2 檔案管理信息化建設的必要性

檔案管理信息化建設的必要性主要表現為：（1）滿足檔案使用要求的需要。檔案信息數據庫、信息查詢、檢索、統計分析，可以在短時間內生成各種不一樣的表格。要想合理開發出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎工作；在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變為數據，確保資料信息化；建立完善的檔案數據庫系統，有利用檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統計等工作。保護實體檔案全文數據庫建設的實效性、真實性和正確性是非常重要的，建立全文數據庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。（2）提高檔案利用效率的需要。檔案管理信息化目的是借助信息技術，積極利用檔案，充分發揮檔案作用，將死板檔案變為靈活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現個人特性以及專業水平的內容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和職工流動速率保持一致。檔案管理應該對檔案信息實行動態化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現代化手段建立相關跟蹤系統，不斷提升檔案的價值。（3）實現檔案資源共享的需要。實施檔案現代化管理，首先是在管理機構中設置信息中心，履行管理信息化的指導和技術支持職能。建立規章，規范信息流動渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發布者。檔案管理工作的基礎是對信息資料的依賴，現代管理的信息資料信息量大，動態變化頻繁、信息發布交流面廣，建立科學合理的信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術工作者，而那些既了解資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現信息化建設，首先也是必須要做的就是合理的使用網絡技術，解決好信息共享問題。要想體現出網絡的優勢，就必須將信息中心當成樞紐，將權限授予信息使用人，確保信息服務能夠持續循環。

3 加強檔案管理信息化建設的策略

3.1 加強檔案管理信息化設備建設。先進的信息管理設備是檔案進行信息化建設的物質基礎，為了提高檔案管理信息化水平，事業單位一定要加大對檔案管理的經費投入力度，為檔案管理部門購買先進的管理設備，改善、優化網絡環境，形成一個設備齊全，且能滿足檔案管理信息化要求的管理設備系統，有了優越的環境基礎和技術支持，檔案管理的工作效率將會大大提高，檔案管理信息化進程的步伐也會加快。

3.2 嚴格檔案管理信息化制度建設。主要表現為：（1）檔案管理信息化有別于傳統的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案管理信息化建設的規章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案管理信息化有制度的保障，實現檔案管理信息化建設的規范化與標準化。（2）樹立安全保密意識。檔案管理信息化中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案管理信息化過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數據的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

3.3 規范檔案管理信息化標準化建設。檔案管理信息化并不是一項容易的工作，其涉及的環節較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體的信息化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環節，盡量減少疏漏。信息管理系統建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的措施，按照行業化的標準對檔案管理信息化系統進行科學合理的構建。

3.4 強化檔案管理信息化人才建設。具體體現在：（1）加強檔案管理人員的培訓。現有的檔案部門工作人員是檔案管理信息化建設的中堅力量。因此，在檔案管理信息化建設的過程中，要注重保障現有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發他們的積極性。加強對現有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。（2）引進檔案管理信息化建設的技術人才。檔案管理信息化過程中，系統的開發、軟件的維護等都需要高素質的信息專業人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發與管理方面的專業技術人才，以解決檔案管理信息化過程中的各種技術難題。

4 結束語

綜上所述，隨著科技的進步發展，使得檔案記錄方式也出現了多樣化趨勢，并且越來越多的社會活動記錄不再采用傳統紙質方式，因此為了加強檔案管理，對檔案管理信息化建設的必要性進行分析具有重要意義。