機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性分析

文/劉美鈴，重慶市礦業(yè)工程學(xué)校

1 導(dǎo)言

檔案工作是保持黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，也是黨和國(guó)家建設(shè)不可缺少的一環(huán)。學(xué)校檔案工作是學(xué)校日常事務(wù)的原始記錄。它反映了學(xué)校成立后各個(gè)歷史時(shí)期的實(shí)際情況，為學(xué)校編纂大事記、澄清組織歷史、編纂書籍和記錄提供了寶貴的真實(shí)材料和證據(jù)。同時(shí)，它也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要指標(biāo)。

2 學(xué)校檔案管理與保護(hù)工作的基本內(nèi)容

檔案管理是指用科學(xué)的原則和方法為黨和國(guó)家的事業(yè)服務(wù)的檔案管理工作。其基本內(nèi)容包括:接收和收集文件、整理、識(shí)別、保存、編目和搜索、編輯和研究、統(tǒng)計(jì)和使用服務(wù)。檔案管理是一種普遍而深刻的社會(huì)現(xiàn)象，在人類社會(huì)的生存、發(fā)展和歷史文化遺產(chǎn)中發(fā)揮著重要作用。沒(méi)有檔案和檔案管理，人類社會(huì)的統(tǒng)一和連續(xù)性就無(wú)法維持。

3 學(xué)校檔案管理的重要性

學(xué)校檔案可以真實(shí)地反映學(xué)校的教研水平，也可連續(xù)的記錄學(xué)校的歷史，校領(lǐng)導(dǎo)也可利用檔案材料對(duì)學(xué)校建設(shè)發(fā)展做出正確規(guī)劃和決策。

3.1 建立真實(shí)可靠檔案，促進(jìn)教育客觀評(píng)估

學(xué)校教學(xué)評(píng)價(jià)是根據(jù)一定的教育目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)系統(tǒng)收集學(xué)校教學(xué)的主要信息，對(duì)學(xué)校的辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行客觀、全面的評(píng)價(jià)。開(kāi)展教學(xué)評(píng)估是提高學(xué)校教育質(zhì)量的重要措施，檔案是監(jiān)督、評(píng)估和指導(dǎo)學(xué)校工作的可靠依據(jù)。實(shí)施檔案管理可以提高學(xué)校檢查和評(píng)估的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。利用豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準(zhǔn)確的檔案信息，來(lái)評(píng)估教育工作的日常安排是否適宜、教育內(nèi)容是否正確、教學(xué)程序是否規(guī)范等，從而對(duì)學(xué)校做出全面準(zhǔn)確的評(píng)估，也可使評(píng)估做到有理有據(jù)，公平公正。

3.2 反映現(xiàn)有教研水平，促進(jìn)教學(xué)改革創(chuàng)新

教學(xué)檔案的研究可以充分了解學(xué)校的硬件和軟件質(zhì)量，充分反映教學(xué)設(shè)備的能力和新舊水平，反映每個(gè)教師的教學(xué)質(zhì)量和資源質(zhì)量。隨著教育體制改革、教學(xué)改革和教師管理改革的深入，學(xué)校可以通過(guò)整理和研究教學(xué)檔案，利用檔案管理信息和檔案數(shù)據(jù)，分析教學(xué)效果，改進(jìn)專業(yè)教師的教學(xué)方法。在總結(jié)早期發(fā)展規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，可以重新整合教師資源，安排教學(xué)計(jì)劃，設(shè)置合理的課程。

4 學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

4.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)。

不斷改變學(xué)校檔案管理模式，使得對(duì)檔案管理人員的要求變得越來(lái)越高。特別是學(xué)校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，要想使檔案管理工作能夠順利開(kāi)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)，在日常工作中對(duì)自身素質(zhì)和能力的提高引起重視。主要體現(xiàn)在:第一，檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)。他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識(shí)，還要在實(shí)際工作中掌握各種管理技能和管理技能，從而有效地提高工作能力。第二，檔案工作者應(yīng)該有能力使用現(xiàn)代信息技術(shù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，新技術(shù)和設(shè)備的使用為檔案管理的創(chuàng)新提供了有力的支持。檔案工作者必須擺脫陳舊的觀念，與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理的新知識(shí)和技能。第三，檔案管理人員應(yīng)具備較高的政治素養(yǎng)。因?yàn)樵趯W(xué)校檔案管理中的所有資料信息都是內(nèi)部資源，不可以泄露出去，若是檔案管理人員的意志不堅(jiān)定、政治素養(yǎng)較低，就有可能做出一些導(dǎo)致學(xué)校利益受到損害的事情。所以，學(xué)校在選聘檔案管理員時(shí)，不僅要考察他們的基本能力，同時(shí)還要對(duì)他們的政治素養(yǎng)進(jìn)行考察。只有這樣，才可以保證師生、學(xué)校的利益不受損害。

4.2 完善學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。

基礎(chǔ)設(shè)施在提高管理者的業(yè)務(wù)水平方面發(fā)揮著重要作用。學(xué)校檔案的管理應(yīng)該改善基礎(chǔ)設(shè)施，可以分為整理、參考和總結(jié)檔案。相關(guān)人員應(yīng)注意檔案的存儲(chǔ)，優(yōu)化辦公環(huán)境，定期組織檔案。對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境相對(duì)干燥的一些地方，應(yīng)該定期通風(fēng)以確保文件的存儲(chǔ)質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)定期培訓(xùn)檔案相關(guān)的管理人員，使其業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能不斷提高，同時(shí)還可以到一些檔案管理工作做得較好的學(xué)校進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，從而提高本校檔案管理工作人員的技能和整體素質(zhì)。

4.3 建立完善的檔案管理體系，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。

針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的缺陷，要想改善檔案管理，就必須完善現(xiàn)有的檔案管理體系。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，學(xué)校應(yīng)該充分重視檔案管理。學(xué)校應(yīng)該更充分地了解檔案管理的重要性，制定有效的管理計(jì)劃，提高學(xué)校檔案管理的重要性，加大檔案管理的力度，改善檔案管理中存在的缺陷。檔案管理制度的完善是以提高檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)為基礎(chǔ)的，從而提高檔案管理人員的管理意識(shí)。和國(guó)外相比，我國(guó)的檔案管理工作起步晚，管理制度缺乏完善性，盡管近年來(lái)也有所進(jìn)步，但卻長(zhǎng)時(shí)間不能出臺(tái)科學(xué)的管理制度。管理制度不但要對(duì)科學(xué)的管理流程進(jìn)行制定，同時(shí)還要規(guī)定獎(jiǎng)懲制度，從而提高檔案管理工作的效率，使管理失誤現(xiàn)象減少，提高學(xué)校的工作效率。

4.4 學(xué)習(xí)檔案保護(hù)技術(shù)知識(shí)，增強(qiáng)檔案工作人員的檔案保護(hù)技術(shù)能力。

對(duì)于具有一定檔案知識(shí)基礎(chǔ)的檔案工作者來(lái)說(shuō)，他們需要通過(guò)進(jìn)一步的研究來(lái)加強(qiáng)他們的專業(yè)和技術(shù)能力，特別是檔案保護(hù)技術(shù)中的檔案修復(fù)技術(shù)，因?yàn)樵跈n案的儲(chǔ)存和利用過(guò)程中，由檔案制成的材料由于物理和化學(xué)因素以及有害生物而受到不同程度的損壞。為了延長(zhǎng)檔案的壽命，受損的檔案必須修復(fù)。

4.5 管控、備份檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案計(jì)算機(jī)管理安全性。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性與使用人數(shù)和設(shè)備連接數(shù)的平方成反比。絕對(duì)安全的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是不存在的，絕對(duì)安全的網(wǎng)絡(luò)也是不可能實(shí)現(xiàn)的。我們當(dāng)前所能改善的檔案計(jì)算機(jī)管理安全問(wèn)題主要有三個(gè)部分:檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)物理安全、檔案數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全。

5 結(jié)束語(yǔ)

學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分。如果檔案管理要在學(xué)校管理中顯示出自己的價(jià)值，學(xué)校應(yīng)該更加重視檔案管理，不斷完善檔案管理體系，加強(qiáng)檔案工作者的培訓(xùn)，不斷提高科技管理效率。從檔案管理工作入手，不斷提高學(xué)校管理水平，提高辦學(xué)質(zhì)量，提高學(xué)校核心競(jìng)爭(zhēng)力。