城建聲像檔案管理工作面臨的問題與對(duì)策

楊建林

（中山市城市建設(shè)檔案館，廣東 中山 528400）

0 引言

城建聲像檔案（City building audio and video files）能夠直觀生動(dòng)地反映城市建設(shè)過程，記載城市的建設(shè)和變化，是全面記錄城市建設(shè)發(fā)展軌跡的重要載體。城建聲像檔案管理，是通過聲音、圖像和文字等形式共同展示城市的建設(shè)過程，能夠提升城市的建設(shè)基調(diào)。近年來，隨著城市建設(shè)的發(fā)展，城市檔案館加強(qiáng)城建聲像檔案管理，并且安排專人深入施工現(xiàn)場，拍攝重點(diǎn)工程項(xiàng)目的建設(shè)、城區(qū)實(shí)景及舊貌，讓城建檔案記錄城市發(fā)展的每一個(gè)畫面，留住城市的美麗記憶。

1 城建聲像檔案管理工作面臨的問題

1.1 政府對(duì)城建聲像檔案管理工作缺乏重視

聲像檔案的管理需要專業(yè)的工作人員，但是現(xiàn)階段由于資金有限，導(dǎo)致檔案部門無法花重金去邀請(qǐng)專業(yè)的拍攝人員，這就會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)階段的城建聲像資料的整體水平不高。此外，由于資金的限制，拍攝使用的設(shè)備老化，導(dǎo)致拍攝的質(zhì)量存在問題，甚至拍出的資料沒有實(shí)用性。還有，缺乏專業(yè)的編輯人員對(duì)檔案進(jìn)行文字處理，導(dǎo)致部分檔案破損。究其原因，是因?yàn)檎畬?duì)城建聲像檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致城建聲像檔案的管理存在問題，進(jìn)而使其失去了其本身的價(jià)值。

1.2 檔案的保存隨意性較大

現(xiàn)階段，很多的城建聲像檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的管理形式，但是，仍然存在著保存的問題，由于保存不善導(dǎo)致的檔案丟失或是損壞的情況還是不能避免，這就會(huì)導(dǎo)致城建聲像的檔案收集具有很大的困難。老化的技術(shù)設(shè)備直接影響了檔案收集工作的開展。城建聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，但是現(xiàn)階段只有少數(shù)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，多數(shù)單位還將聲像檔案與其他檔案混存，更無法做到恒濕、恒溫、防磁等保存要求，導(dǎo)致照片資料變黃褪色，磁帶受損消磁等，無法實(shí)現(xiàn)聲像檔案的長久保存和有效利用。

1.3 缺乏監(jiān)管的管理制度和管理措施

現(xiàn)階段，我國的城建聲像檔案管理缺乏完善的管理制度和管理措施。究其原因，在我國的城建工作中，常常由很多部門公共進(jìn)行聲像檔案的管理，管理比較分散，沒有統(tǒng)一的部門進(jìn)行集中管理。缺乏完善的管理制度和管理措施，并且缺乏集中性的管理，這就會(huì)導(dǎo)致無法由統(tǒng)一部門進(jìn)行時(shí)間上的分類管理，造成城建聲像檔案的作用無法有效體現(xiàn)。

1.4 城建聲像檔案資料收集不全面

首先，由于資金的限制導(dǎo)致城建聲像檔案的拍攝不夠全面，這是因?yàn)楹芏嗯臄z工作需要大量的資金支持，但是政府對(duì)城建聲像檔案的預(yù)算有效，就會(huì)導(dǎo)致很多拍攝無法實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致城建聲像檔案收集不全面。

其次，因?yàn)椴糠纸ㄔO(shè)工作單位或城建檔案管理部門在進(jìn)行拍攝工作時(shí)，沒有準(zhǔn)確控制對(duì)城市整體面貌的把握，導(dǎo)致在實(shí)際拍攝中沒有找到適合的位置進(jìn)行拍攝，導(dǎo)致城建聲像拍攝的內(nèi)容不全面。

再次，因?yàn)槌墙n案管理部門沒有深入了解工程的項(xiàng)目進(jìn)度，耽誤項(xiàng)目的工程拍攝，導(dǎo)致拍攝工作缺乏有效性，收集的聲像檔案沒有記錄開發(fā)前的相關(guān)資料，無法體現(xiàn)施工變化過程。

最后，由于建設(shè)單位的個(gè)人問題，導(dǎo)致聲像資料沒有遞交給城建檔案管理部門，由于這些資料缺乏集中的管理方式，導(dǎo)致原始資料丟失或損壞，嚴(yán)重影響城建聲像檔案的收集和管理。

2 城建聲像檔案管理工作面臨的對(duì)策

2.1 提升政府對(duì)城建聲像檔案管理的重視程度

想要提升政府對(duì)城建聲像檔案的管理的重視度，需要強(qiáng)化政府對(duì)聲像資料的宣傳力度。政府需要發(fā)揮其管理職能，具體落實(shí)各管理部門之間的關(guān)系，并且提升對(duì)城建聲像檔案管理的資金投入，只有在資金充足的情況下才能保證城建聲像檔案管理工作的正常進(jìn)行。城建聲像檔案的采集、移交和管理，需要大量的人員和專業(yè)設(shè)備，更是離不開足夠的資金保障。這就要求政府必須保證城建聲像檔案的資金投入。政府需要加大技術(shù)研發(fā)力度，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)收集到的城建聲像檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化處理，并將檔案信息保存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，形成電子檔案，以防檔案信息丟失，并且降低信息收集的工作量，提升資金的利用效率。

此外，加強(qiáng)對(duì)城建聲像檔案管理工作者的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)以及監(jiān)督指導(dǎo)工作，提升城建聲像檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能。城建聲像檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理依然面臨著很多困難，需要各個(gè)項(xiàng)目部門設(shè)立專業(yè)人員、專門制度和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，切實(shí)保障聲像檔案集中采集和管理工作的正常進(jìn)行。當(dāng)城建聲像檔案的資料收集工作完成以后，要對(duì)所收集的資料進(jìn)行系統(tǒng)化和全面化的整理。資料的整理也需要投入大量的人力，因此要對(duì)資料的整理人員進(jìn)行明確分工，將城建聲像檔案資料劃分出區(qū)域，并對(duì)檔案整理的工作人員進(jìn)行分組，然后分區(qū)域整理檔案資料。資料整理完以后，要輸入計(jì)算機(jī)中進(jìn)行備份，以建立完整的大檔案資料庫。由于城市建設(shè)聲像的工作量大，并且要求工作人員具有較高的技術(shù)含量，這就要為檔案部門配備專業(yè)人才，進(jìn)而滿足城市建設(shè)活動(dòng)的需要。這就需要提升聲像檔案編輯的水平和能力，增強(qiáng)聲像檔案的督查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，全面加強(qiáng)對(duì)城建聲像檔案形成單位相關(guān)人員專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)。此外，可以利用社會(huì)資源，做好城建聲像檔案的拍攝工作。在城建檔案部門或城建聲像檔案形成單位人員設(shè)備不足的情況下，可廣泛利用社會(huì)資源，邀請(qǐng)社會(huì)聲像專業(yè)人員，完成拍攝任務(wù)工作。

2.2 改善城建聲像檔案管理的保存條件

由于城建聲像檔案管理存在一定的特殊性，所以需要在進(jìn)行管理工作中，必須遵循城建聲像檔案保存的特殊性要求。對(duì)于城建聲像檔案管理，需要使用聲像柜進(jìn)行單獨(dú)的存放，避免光照和磁場，提升城建聲像檔案的使用壽命。這就需要爭取使用資金，強(qiáng)化聲像檔案的建設(shè)和工作，添置必要的檔案保存的使用工具，需要做好聲像檔案的備份和數(shù)字化處理工作，實(shí)行聲像檔案專柜存放，并創(chuàng)造保存條件，建立專用的檔案保存庫房，定期進(jìn)行檢查，嚴(yán)格控制庫房溫濕度，加強(qiáng)管理工作，盡量延長聲像檔案的壽命。并且，需要配置聲像檔案資料編輯系統(tǒng)，優(yōu)化館藏檔案，提高聲像檔案的利用效果。

2.3 建立健全完善的聲像檔案管理制度

首先，由于城建聲像檔案管理技術(shù)專業(yè)性較強(qiáng)，涉及學(xué)科比較廣泛，這就更要相關(guān)部門不斷地加強(qiáng)規(guī)范化管理工作。城建聲像檔案法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范的制定和完善能夠?yàn)殚_展城建聲像檔案工作提供重要的指導(dǎo)價(jià)值，并且建立健全城建聲像檔案管理制度是開展城建聲像檔案工作的重要保障，完善城建聲像檔案法律法規(guī)是開展城建聲像檔案工作的法律依據(jù)。城建檔案部門應(yīng)根據(jù)國家制定的各種建立健全城建聲像檔案管理制度并完善《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《科技檔案工作條例》等相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格把城建聲像檔案材料的形成、整理、歸檔管理納入城市規(guī)劃、建設(shè)、管理程序之中。完善的規(guī)章制度是城建聲像檔案規(guī)范化管理的理論依據(jù)，使檔案管理工作有法可依、有制度可循，有利于檔案管理工作的順利開展。通過完善法律制度，使聲像檔案管理工作有法可依，避免檔案丟失，將相應(yīng)的規(guī)章制度落到實(shí)處，并制訂相應(yīng)的實(shí)施流程。例如，對(duì)于城建聲像檔案的丟失或者損壞，必須要有處罰措施，檔案管理人員應(yīng)該重視對(duì)電子檔案的建立和管理，重視檔案的保密工作，避免檔案隨意傳播，以利于后期檔案資料的收集和檔案的有序化管理。

其次，必須切實(shí)提升廣大公眾對(duì)于城建聲像檔案集中管理的重要意義的認(rèn)識(shí)程度。政府可以通過廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)等途徑來切實(shí)提升民眾對(duì)城建聲像檔案集中管理的認(rèn)識(shí)。

最后，政府需要建立健全檔案管理的法制建設(shè)。采取一定的措施來保證制度的落實(shí)。對(duì)于分散在不同的業(yè)務(wù)部門的城建聲像檔案，必須通過制度的制約來提升城建聲像檔案管理部門的執(zhí)法權(quán)力，保證檔案部門能夠依法跨部門收集聲像檔案，從而能夠在很短的時(shí)間之內(nèi)有效地集中城建聲像檔案，提升城建聲像檔案的使用效率。對(duì)于現(xiàn)階段城建聲像檔案保存分散的問題，政府必須發(fā)揮其職能，督促各個(gè)保存單位統(tǒng)一建立相應(yīng)的科學(xué)管理制度，保證城建聲像檔案資料的拍攝、收集和保存流程的完整性，保證城建檔案聲像資料的歸檔和科學(xué)管理高效進(jìn)行。

2.4 拓寬城建聲像檔案信息的收集渠道

由于城建聲像檔案能夠直觀生動(dòng)地反映城市建設(shè)過程，記載城市的建設(shè)和變化，是全面記錄城市建設(shè)發(fā)展軌跡的重要載體。所以，想要完整地記錄城市發(fā)展的歷程，單單靠城建檔案管理部門是不夠的。這主要是因?yàn)槲覈鴻n案管理部門的資金、技術(shù)和人員設(shè)備有限，采集資料和管理資料具有一定的局限性。基于此，城建聲像檔案資料的收集應(yīng)該面向社會(huì)大眾，通過各種渠道收集信息。例如，可以向社會(huì)廣泛征集城建聲像資料，動(dòng)員全民進(jìn)行信息的收集。尤其對(duì)于城市的重點(diǎn)工程和重點(diǎn)項(xiàng)目，需要多方位地收集資料，因?yàn)檫@些重點(diǎn)工程將對(duì)社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。此外，城建檔案管理部門必須和重點(diǎn)工程施工單位取得聯(lián)系，并且讓施工單位幫忙收集資料，進(jìn)而確保資料的準(zhǔn)確性。

3 結(jié)語

綜上所述，城建聲像檔案是城建檔案中重要的一部分，聲像檔案與普通的檔案具有差異性，現(xiàn)階段，我國的城建聲像檔案管理體系尚不健全，仍然存在很多的問題，新時(shí)期我們必須積極處理漏洞問題，促進(jìn)城建聲像檔案管理科學(xué)地發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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