試論基層檔案管理的信息化建設

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理信息化建設不僅能提高檔案管理效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率，基于此，以下就基層檔案管理的信息化建設進行了探討分析。

1 檔案信息化管理的主要特征

檔案信息化管理的特征主要表現在：（1）便捷特征。檔案管理信息化建設具有便捷化特征。檔案管理信息化建設就是基于信息化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源形式。電子資源的最大優勢就是能最大限度的節省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環節，也提供了巨大的便捷。（2）網絡化特征。檔案管理信息化建設的一大特性就是網絡化。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業?；诰W絡化基礎上進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大優勢。

2 基層檔案管理信息化建設的重要性

檔案管理作為基層單位的重要組成部分，不僅反映了基層單位工作的重要性，而且還保證了檔案的安全性，對提高檔案管理的質量和工作效率是非常有必要的。然而傳統的檔案管理工作需要耗費較多的人力和物力，對檔案的維護和利用都非常不方便，大大降低了檔案管理的工作效率。隨著現代化信息技術的不斷發展，檔案管理信息化建設應運而生，檔案管理信息化建設就是通過將傳統檔案信息化，以電子檔案的形式為社會服務。通過對檔案的信息資源進行分類、整理，能夠提高檔案的利用效率。此外，電子檔案更有利于保存，便于查詢，可以通過網絡適時查閱，大大提高了檔案的利用效率，降低了檔案管理成本，有利于提高基層檔案管理水平，對推進基層檔案管理工作非常重要。

3 基層檔案管理信息化建設存在的主要問題及其措施

3.1 基層檔案管理信息化建設存在的問題分析。主要表現為：（1）檔案管理意識問題。基層單位對檔案工作不夠重視，在確定檔案人員時有較大的隨意性。檔案人員責任心不強，工作兼職又多，有時心有余而力不足，面對大量的材料，只能進行簡單的收集、整理和保存，沒有時間和精力挖掘更豐富的檔案信息資源，導致檔案資源浪費現象嚴重，收集不齊全或未整理或整理不規范，檔案的服務功能和作用不能充分發揮出來。（2）檔案管理人員問題。基層檔案管理人員接受系統性、專業性的培訓機會少，業務不精，素質不高，導致在歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，發生檔案不按時立卷歸檔和未及時移交等情況；對現代化的計算機網絡技術了解不夠，沒有掌握熟練的操作技能，直接影響了基層檔案管理的信息化進程。（3）檔案管理手段問題?；鶎訖n案室條件簡陋，設備老化，甚至檔案柜都不統一，更別提現代化的檔案管理設備。即使配備了計算機，在實際的操作過程中，利用率很低，其它相關的管理設備配置很少。電子文件只是簡單歸類和保存，管理有待規范化、系統化和科學化。檔案主要是以紙質載體作為實體，以手工操作為主。遇到檔案的查找、編輯、分析等時，工作量巨大，步驟也繁瑣。

3.2 加強基層檔案管理信息化建設的措施。具體體現在：（1）樹立檔案現代化管理理念。信息化社會需要樹立檔案現代化管理的觀念。要逐步實現基層檔案管理的網絡信息化，首先就要樹立網絡信息化的檔案管理觀念，轉變傳統的利用人工對檔案實體進行收集、整理、保管和利用為主的管理模式，加強計算機網絡技術對檔案管理的應用，提高網絡技術對檔案管理的責任意識，促進檔案管理逐漸實現網絡化、信息化。（2）提高檔案管理人員素質。基層檔案管理人員不僅要具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質，還應具備信息化工作所需要的智力、知識結構及現代化管理能力?；鶎訖n案室的上級部門和主管業務部門應定期對檔案管理人員進行教育培訓，提高他們的檔案管理專業知識，熟悉計算機網絡技術的使用，更新、引進、消化、適應信息技術成果，把檔案管理人員培育成既是檔案專業業務又是計算機網絡技術的行家里手。（3）完善檔案管理的網絡化建設。全面推進基層檔案室計算機和網絡普及應用，提高計算機管理檔案的普及率，實現計算機及相關配套設施逐步統一；逐步實現基層檔案室與本部門、本系統的辦公網絡鏈接；加快不同行業的檔案管理部門與市檔案局之間的局域網建設，與政府辦公網絡平臺聯通，力爭實現一、二級檔案單位專網聯通，逐步建成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案室體系。（4）加強檔案管理資源數字化建設。利用計算機網絡技術對檔案資源進行收集、加工、處理、利用，對傳統載體檔案全部數字化，逐步建立起全文數據庫和多媒體數據庫；根據相關標準和規范，加強電子文件的歸檔和整理，做好電子檔案的容災備份工作，提升電子檔案管理水平，實現電子檔案長期保存和安全利用；實現檔案信息檢索方式向智能化、網絡化發展，促進基層檔案管理信息化。

4 結束語

綜上所述，基于各種因素的影響，使得基層檔案管理工作還不能完全適應現代社會發展的需求，因此需要通過加強檔案管理設施網絡化建設與檔案管理資源數字化建設等措施，以提高基層檔案管理信息化建設水平，使基層檔案管理更好地服務于經濟、服務于社會、服務于民生。