淺談物資履約的信息化管理

黃建平

（廣東電網有限責任公司物流服務中心，廣州 510630）

1 前言

隨著市場經濟活動形式的多樣化，物資履約時常會受到市場環境的多樣化影響，導致項目施工與物資供應之間的矛盾日益突出。如何在錯綜復雜的環境中及時發現物資供應的隱患？如何在錯綜復雜的環境中保持物資供需雙方之間的平衡？這成為當前物資履約人員所面臨的難題。

履約人員通過人工方式實現物資履約信息交互時，需頻繁地對物資信息進行合同或項目維度轉換，而在一份合同或一個項目對應多條物資信息時，意味著履約人員需花大量的時間和精力處理到貨要求及收貨人信息，在信息流通過程中面臨合同物資或項目物資信息轉換易出錯，信息傳遞鏈條長易斷裂、易失真，履約管理機制反應延遲等缺點。

隨著移動終端的大規模應用，個人移動社交平臺（如微信、QQ等）的高頻率使用，物資履約信息以個人移動社交平臺為媒介進行點對點、個人對個人進行即時性傳遞成為可能。信息化管控平臺可實現合同或項目維度物資信息歸集和進度跟蹤，依托信息化管控實現履約管理機制扁平化、快速反應。

2 物資履約信息庫

物資履約過程中，供應商以合同為維度安排生產及供貨，而一份合同涉及多個項目是物資供應的常態化形式，因此供應商對每個項目物資制定合理化供貨計劃；施工單位按照項目進度提出物資到貨要求，而一個項目涉及多個供應商進行物資供應。而履約人員在執行物資履約時，面對供應商及施工單位，需人工重復式將物資以合同或項目為維度進行轉換，當出現大批量物資及分批次到貨時，履約人員需消耗大量的精力，導致轉換工作易出錯，履約信息易失真。

建立物資履約信息庫（下稱“信息庫”），信息庫對物資信息進行細化，以最小單項項目為統計單元，而每條物資信息進行合同維度分類，在物資履約過程中，履約人員可直接通過系統進行合同或項目查詢或篩選，系統的即時性，確保了物資信息的真實性，減少了人工統計的工作量。

3 信息溝通層級扁平化

施工單位提出項目物資到貨要求時，需通過履約人員向供應商聯系人發出生產信息，供應商聯系人則需向公司溝通確認最終發貨計劃，信息反饋通過履約人員向施工單位相關人員傳遞。

履約人員了解物資的到貨進度時，需同時向供應商及施工單位聯系人進行問詢，供應商及施工單位分別向公司相關人員聯系后才能最終確認物資狀態。整個物資信息溝通過程中，信息傳遞為單鏈條傳遞過長，信息溝通不順暢，易失真。

以信息庫為物資信息交互的數據端，以移動終端為信息交互媒介，供應商與施工單位實現電子信息化直接溝通，減少雙方之間溝通層級及信息傳遞滯后。施工單位通過移動終端發出物資到貨要求信息，供應商在移動終端接收信息后，確認是否滿足到貨要求，如滿足則反饋發貨信息；如不滿足，雙方重新確認新的到貨時間。雙方確認的到貨要求信息自動保存至信息庫中，履約人員根據信息庫中雙方確認的到貨時間以及是否按計劃發貨、收貨進行履約過程管理及履約問題協調。

4 物資履約的信息化管理模式

物資履約人員將從信息傳遞中間環節脫離成為物資履約過程的管理職能，具體業務層級分為決策管理、執行管理兩個層級，決策管理層對供應商、施工單位之間形成的信息進行綜合分析，并對物資管理執行決策管理；執行管理層對供應商、施工單位之間具體物資信息交互過程進行監控及物資履約問題協調。供應商、施工單位通過移動終端確認的到貨要求信息進行共享，雙方將以到貨要求為目標，分別進行排產計劃及施工計劃模塊化管理。

5 模塊化管理

利用信息化管理模式實現模塊化管理：統籌管理模塊、施工計劃模塊、排產計劃模塊。統籌管理模塊作為整個物資履約的核心管理模塊，負責物資履約信息的流轉、履約問題協調、信息分析等。施工單位模塊、供應商模塊作為整個物資需求及供應的實施模塊，負責對自身區域內的業務模塊進行管理與實施。

5.1 統籌管理模塊

統籌管理模塊作為核心管理角色，負責整個環節的物資及信息流轉的管理及實施決策、執行功能。統籌管理模塊分為決策管理及執行管理兩個層級。執行管理層負責監控物資履約過程管控及履約問題協調，決策管理層負責物資履約重點及難點進行決策判斷，并對各模塊之間信息傳遞過程中反饋的起到決定作用的微弱信息進行捕捉及分析判斷，并提前制訂相應對策。

5.2 施工單位模塊

施工單位根據施工進度提出物資需求申請及到貨要求，并根據供應商提供的發貨及到貨計劃辦理物資到貨驗收，反饋物資供應過程中出現的異常情況。

5.3 供應商模塊

根據施工單位提出的物資需求及到貨要求，合理安排物資排產及到貨計劃。

施工單位模塊與供應商模塊進行物資供需計劃及信息在線交互及業務辦理。統籌管理模塊對物資流轉過程進行監控及履約問題協調，對物資履約過程數據分析匯總，并對物資域工作如何開展進行決策。

6 結論

6.1 模塊化協作

項目物資履約工作進行模塊化管理，改變了以往施工單位、供應商、履約人員之間工作職責界面劃分不清導致物資信息滯后、流轉閉塞，最終導致各方專注于處理各自問題，三方缺乏全局物資履約管理的狀況。

供應商、施工單位、物流中心之間角色定位及相應關系清晰后，各方將對工作分工及職責范圍有更清晰的認識，履約人員對物資履約過程進行動態管控，實現信息可視化、透明化。

供應商、施工單位、履約人員之間通過信息層級簡化、管理模式精簡將有利于提高各方之間的協同能力，各方將為達到統一目標而不斷進行配合，增強了供需雙方之間的信任程度，簡化了物資履約風險。

6.2 集權與分權

供應商、施工單位、履約人員進行合理分工，信息層級簡化，實現各模塊集權和分權有效共存。集權和分權，就如大腦與肢體的區別，強化神經末梢的觸覺，同時縮減了神經末梢及大腦之間傳輸層級。集權，通過信息庫可促使統籌管理模塊通過物資履約信息監控施工計劃模塊及排產計劃模塊物資履約活動，增強了層級之間信息溝通的及時性和有效性，提高了物資履約的管理力度，減少信息傳遞所需的時間和失真度。分權，統籌管理模塊的執行管理層具有業務范圍的自主管理權，確保物資履約信息及時處理及數據匯集；施工單位、供應商在各自業務模塊中享有充分的自主管理權，在擅長的領域中發揮各自的知識技能，提高了工作效率。

對于施工單位需求量大、時間急迫的物資，供應商可合理安排進行批量生產，減少了物資轉產的頻率。統籌管理模塊的業務管理層可根據以往供貨波動周期引導施工單位合理安排施工計劃及指導供應商在物資供應過程中實現削峰填谷，提高物資與項目匹配度。

6.3 信息互動機制

供應商、施工單位及履約人員三者之間實時進行信息互動，增加了對業務的動態管控，強化了各模塊之間業務范圍的清晰度及工作職能的透明度。

主要參考文獻

［1］常博逸，劉文波，李瑤光.輕足跡管理：變革時代的領導力［M］.北京：中信出版社，2014.