淺析在施工企業中如何開展物資管理專項審計工作

聶 磊

（中鐵二十四局集團有限公司路橋分公司，上海 200333）

近年來，隨著國家反腐力度的不斷加大，民眾對建筑工程經濟效益、社會效益的關注度不斷提高。物資管理作為施工企業項目管理中重要一環，它關系到工程項目建造速度、安全質量、工程造價等方面。近期發生的由于物資采購驗收環節不嚴格而引發的“西安地鐵電纜”事件，隨著調查的不斷推進，逐步衍化為全國性的對工程質量及其背后的腐敗現象的輿論危機。所以，作為施工企業的內部審計部門，應加強對工程項目物資管理工作的監督，切實防范企業運行風險和提高企業綜合效益。

對物資管理專項審計的標準主要依據財政部印發的《內部會計控制規范——采購與付款（試行）》，其中第13條、第17條、第18條規定。施工企業應該根據上述規定，建立關于物資管理的使用預算管理（責任成本控制）、招標采購管理辦法、物資進場驗收標準等相關內部控制制度，是施工企業日常管理控制標準，也是審計人員進行專項審計依據。本文結合施工企業物資管理內部審計工作實踐，對物資采購、點收保管、領用發放等若干關鍵控制點進行分析和探討。

一、施工企業物資管理中的主要風險點

1.采購環節。市場經濟其實就是買賣經濟，市場規律其實就是供求規律，市場存在的主要形式是采購和銷售業務兩種形式，并且作用于同一個標的，實現所有權、占有權或者經營權等權利的交換。在施工企業管理中涉及到供應商及勞務作業隊選擇權、貨物或勞務驗收權、計價權、資金撥付權、人事管理權、獎金分配權等等。在對腐敗案例違紀違法統計中，發生在供應商及勞務隊選擇上的腐敗比例超過了半數。

采購階段包括采購計劃、招標采購、合同管理三個環節，問題主要表現在：一是未按規定依據施工進度、圖紙要求合理編制物資需求計劃，在施工現場發生變化時相關計劃調整不及時，導致物資采購控制缺少依據；未按規定編制物資采購計劃，或者物資采購計劃未經審批，以及未按批復方式進行采購，導致材料積壓或者停工待料的問題。二是在物資采購過程中應該招標項目采用化整為零、瞞報遲報計劃等手段規避招標，在評定標階段未能做到公平公正，人為改變招標結果等；采購環節存在價高質低、利益輸送等問題。三是不使用規范合同文本，未經逐級合同評審擅自對外簽訂采購合同，未嚴格履行合同付款條款，超比例付款。未按合同約定擅自調整材料單價和支付款項等關鍵條款；合同條款存在延期支付高息、違約金，損害企業利益現象；在供應商未能嚴格履行采購合同發生供應及質量問題時，未能及時引用有關違約條款維護企業正當權益。

2.驗收環節。審計人員應關注了解企業材料入場或入庫的數量驗收與質量檢驗的規定和程序，重點審查相關責任部門的驗收和質量檢驗記錄，并審核其抽查和檢驗的程序，確認是否有漏驗漏檢問題。尤其要關注企業是否建立問責制度并落實到位，在驗收和質量檢驗中發現問題的處理情況，有些單位在驗收和質量檢驗中發現了問題，企業內部或供應廠家可能也進行了處理和補救，但在后續原因分析和追責方面做得不到位，尤其涉及本企業責任部門或有關責任人時，可能就不了了之了。

在最近網絡流傳的《西安地鐵你們還敢坐嗎》文章中暴露的電纜質量問題，引發了社會輿論對城市軌道交通質量安全的顧慮。接到舉報后，西安當地有關權威部門對相關電纜進行了隨機抽檢，檢查的結果為由西安奧凱生產的95平方毫米電纜5個抽樣品均為不合格，生產單位偷工減料采用了70平方毫米的電纜冒充95平方毫米電纜，留下了嚴重的安全隱患。施工單位現場驗收人員在電纜進場時疏于檢查，按照相關專家意見，物資管理部門只要及時抽檢，使用普通的游標卡尺就能得出結論，發現不合格產品及時退場并追究供應單位違約責任即可避免此類事情發生。

3.發放環節。對于企業物資材料的領用發料環節，審計人員應關注物資管理部門是否有相應的控制制度和辦法，更重要的是審查其執行情況。應重點關注以下情況：不按規定執行有關工程物資限額發料制度，導致現場材料超耗；因工序作業不到位，或者偷工減料造成物資超耗；因現場保管不善，導致有關材料銹蝕損壞、勞務作業隊偷賣材料；材料處置未按照規定程序，處置收入不入賬或者未全額入賬，私設“賬外賬”“小金庫”等問題。

在實際審計工作中，材料管理部門為了避免承擔影響生產進度，只要有經生產部門確認的提料單，物資管理部門就辦理采購和發料手續，而不過多了解和掌握實際生產需要。他們認為領料單是經過有關部門領導審批并簽字的，都應該是生產的需要。有的單位會將進度計劃包括物資需求計劃及時交給物資管理部門；有的企業物資管理部門只有項目的總體需求計劃，或工程生產部門提出臨時采購需求，而沒有生產計劃；有的項目只重視工程進度需要，很少考慮生產過程中物資積壓造成有關材料銹蝕報廢；有的單位只將物資管理部門視作供應單位，對其管理職能不予重視。因此，審計人員應了解和掌握企業的生產情況，關注采購計劃執行并落實計劃變動原因，了解生產部門和物資管理部門的信息溝通，同時要關注物資管理部門的管理職能是否得到了發揮。審計人員只有掌握全面情況，才能發現企業物資材料管理中存在的問題，并提出切實可行的審計建議。

二、加強物資管理的主要對策

1.加強對物料需求和物資采購計劃的審計。在審計過程中應重點關注物資需求計劃編制是否及時合理，有關采購計劃是否按照規定權限逐級審批，采購前期調查是否準確充分，采購方案是否進行科學策劃，有關調查報告是否詳實準確。重點檢查采購計劃是否依據施工安排、供應周期、現場庫存、資金情況和市場價格編制。

2.對物資采購招標和簽約審計進行監督。招標采購和定標簽約工作是物資管理中的重要環節，在審計過程中應重點審查是否按照批復的采購方式組織了公開招標、競爭性談判、詢比價工作。是否定期對供應商的供貨速度、產品質量、服務態度等方面進行了評價，在評標過程中是否能夠嚴格按照評標辦法執行選定中標單位，中標單位選定后能否及時進行公示，公示期滿后根據招標文件要求能否在采購合同中體現中標單位的各種承諾。按照招標結果及時訂立采購合同，是降低經濟風險、筑牢合規管理的基礎。

3.對物資采購合同管理進行審查。合同是經濟業務中重要的經濟憑證，以在對物資管理中重點關注合同擬定、合同評審、合同簽訂及合同執行四個階段的風險控制。在合同擬定階段，重點檢查是否按照招標文件及合同范本結合項目實際擬定。重點關注合同中規定的品種、規格、數量、質量要求、交貨時間、運輸方式、結算方式等各項內容。在合同評審階段，關注是否由企業業務部門、法務部門及有關公司高管共同參與評審。在合同簽訂階段，關注合同方主體資格、資信情況、履約能力、授權代理人是否符合要求。合同簽訂后是否建立合同臺賬，跟蹤合同履約情況，對來往函電文件是否妥善保管。對貨物進貨、入庫、發放過程是否嚴格控制，對試驗不合格產品是否及時發現并退場，造成影響的是否依合同扣除違約金并提出索賠，或者終止合同并書面警示不嚴格履行合同的供應商，并納入供應商評價管理系統。在合同執行過程中，應重點審核采購單價調整情況，分以下三種情況進行檢查：（1）在通過招標采購的物資，在合同中應制定價格調整機制，如果沒有體現，理解為價格為固定單價不予調整。（2）由于市場原因無法執行合同價格的，或執行合同價格對項目造成明顯損失的，應終止合同并啟動重新招標程序。（3）受制于不可控因素確實需要調整的項目，應由供應商提供價格上調的書面報告及依據，項目部對市場價格進行調查，經項目領導和相關部門研究確定價格上調幅度，并由與會人員簽字確認，報上級單位審核批準后與供應商簽訂補充協議，嚴禁任何人未經程序擅自調高合同價格；對于物資價格的下浮由項目物資部充分調查市場后與供應商協商并通過相關程序進行調整。

4.對物資使用節超情況進行審計。項目部在物資管理中按月做好主要材料的節超分析，是其經濟管理中的重要一環。主要材料控制在預算定額以內，說明物資管理工作各方面基本到位，如果經過計算分析出現材料超耗情況，要盡快從各個環節分析原因，查找漏洞，挽回損失。材料的實耗量不超過工程預算成本的應耗量，是項目盈利的保證。在歷次虧損項目整治審計檢查中發現，對預計虧損或已虧損項目中不同程度地出現主材的超耗情況，可見加強項目材料節超分析對項目經營成果的重要性。項目部應做好材料使用的過程控制，定期進行節超分析，及時找出超用原因，兌現獎懲，上級單位應定期進行此項工作進行檢查。

5.對物資管理制度執行情況進行審計。在檢查中應注重施工企業與項目的各種管理辦法與資料，重點加強對物資管理的績效管理工作。審查是否把關鍵風險控制點轉化為定性與定量指標，是否與個人績效掛鉤，是否考核兌現。重點關注管理工作是否閉環管理。

企業管理是以創造效益為最終目標，內部審計工作在企業防范風險和提高效益方面發揮著重要作用。尤其在國有特大型建筑施工企業中，物資成本占工程總成本的約六成，做好物資管理工作，關系到工程項目的安全、質量、效益等各個方面，所以應建立健全各環節的管理制度與辦法，將精細化管理貫穿到整個建筑工程生產的全過程，這樣才能夠有效提升工程項目的綜合效益，為企業發展不斷注入新的動力。

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