檔案工作目標管理在企事業單位中的應用與思考
——以長江三峽通航管理局為例

李 丹

（長江三峽通航管理局，湖北 宜昌 443000）

0 引 言

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，具有憑證和參考的作用。在開展企事業單位檔案工作目標管理的過程中，國家將有關實施檔案的法律法規和標準規范細化成具體工作目標。一方面，企事業單位能對照標準進行檢查和改進，從而提高檔案管理水平；另一方面，檔案行政管理部門對照這個標準對企事業單位進行監督、檢查和指導，能更好地適應新形勢下檔案工作發展的需要。近年來，筆者通過對檔案工作目標管理的不斷探索與實踐應用，并結合長江三峽通航管理局（以下簡稱三峽局）的實際情況，總結出了一些對檔案目標管理的思考。

1 三峽局概況

三峽局于1998年組建，是交通運輸部設置宜昌對三峽河段（長江干線廟河至中水門水域，全長59公里）航運行使綜合行政管理職能的事業單位，履行三峽河段通航綜合行政管理和通航建筑物運行維護管理兩大職責。三峽局檔案工作致力于服務三峽，在三峽河段安全暢通、三峽局改革發展中發揮了重要的作用。各門類檔案實行集中統一管理，包含了文書、科技、會計、電子、實物和照片等各類檔案，庫藏檔案達3.85萬卷。隨著單位整體事業不斷發展和管理水平的日漸提高，單位內部檔案管理存在的諸多問題日益凸顯。為滿足新形勢下檔案工作的發展要求，三峽局必須從實際出發，按照達標規定的要求，找出問題，解決問題。

2 三峽局檔案工作存在的問題

三峽局檔案工作存在的問題主要包括以下幾個方面。①單位領導和職工對檔案工作不夠重視，不理解檔案工作目標管理的意義，認為達標可有可無。②制度雖然完善但沒有更新，有些制度已經不適應新形勢下檔案工作的開展。③檔案工作相關軟硬件設備設施陳舊，不利于工作開展。④檔案信息化發展緩慢，利用形式以檔案員在檔案系統查詢為主，不夠多樣化。⑤檔案管理組織網絡流于形式，缺乏落實，措施不力，專職檔案員和兼職檔案員的業務能力有待提高。

3 三峽局開展檔案目標管理認定工作的具體做法

3.1 統一思想，夯實責任，為達標認定工作順利開展奠定基礎

三峽局采取多種方式在全單位宣傳檔案目標管理認定工作的意義，如制定主題展板、在單位網站發布信息動態等。在對照新的考評標準逐項、初步梳理本單位檔案工作情況后，工作人員主動向分管局領導和部門領導匯報有關情況、問題和需解決的事項，激發領導的責任心和榮譽感。同時，領導在辦公會議中宣傳和強調檔案目標管理認定工作的必要性，以引起相關部門責任人的重視，為配合檔案目標管理認定工作做好積極準備。此外，領導在成功達標認定后，給予相關人員獎勵，以提高他們的工作主動性和積極性。

在確定務必完成檔案目標管理認定工作后，三峽局立即成立檔案工作目標管理達標工作領導小組，制作檔案工作目標管理認定工作任務分解表和進度表，將整個達標升級工作做到全面細致，明確相關部門的工作任務，具體分工落實到人，做到責任清晰、分工明確。

3.2 修訂制度，規范管理，加強軟硬件設備設施建設

首先，三峽局根據單位檔案工作的實際情況，以近幾年國家、行業出臺的各項規章制度為指導，制定和修訂了適合本單位的檔案管理辦法、檢查考核細則、檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限“三合一制度”，以及電子文件與電子檔案、會計檔案、實物檔案、重大（專題）活動檔案管理實施細則，用制度規范管理，使管理有條不紊。在此基礎上，完善檔案移交、借閱、利用、保密、鑒定、統計、庫房管理和安全檢查制度等10多項制度，包括檔案人員工作職責等，讓管理工作有章可循，使檔案管理能夠更加優質、高效地為各項工作服務。

其次，尋求新方法，探索新形勢，創新規范管理，強化基礎業務工作。三峽局從薄弱環節入手，深入規范電子、實物等特殊檔案管理，創新實物檔案裝具，利于今后更好地保管實物檔案。與此同時，三峽局深化文件材料收集，逐一落實每份文件的處理結果，追溯相關文件、報表等材料，確保辦理后文件材料的完整性。

再次，做好檔案設備記錄，及時向領導匯報檔案設備設施情況。三峽局不僅更換掉了老舊設備設施，還增添了適應新形勢檔案發展要求的設備設施，力爭使檔案軟硬件設備設施完全符合考評標準要求。

3.3 加強檔案信息化建設，注重開發利用，提高服務水平

早在單位信息化起步之初就把檔案信息化納入整體信息化建設之中，并在檔案員和程序開發員的溝通配合下研發了適合本單位現狀的綜合檔案信息系統。系統包含檔案整理、數據轉入、目錄輸入、報表打印、檔案借閱、檔案編研、檔案統計、檔案鑒定和檔案設備設施管理等功能。三峽局對照新的考評標準和檔案信息化的要求，對現有的綜合檔案管理系統進行升級，又新增了音視頻等多媒體數據庫功能，同時對利用檢索、查詢借閱、標簽與統計、數據遷移與備份等功能模塊進行優化升級。檔案系統目錄數據比以往增加目錄數據3.5萬余條，原文數據增加了近1萬頁。此外，三峽局還新增了檔案數據管理專用服務器和存儲器，并配備專用管理終端4臺，分別用于錄入及編輯、數字化及多媒體管理、投影設備查詢瀏覽和檔案系統管理。

為開發更多元利用形式和提高服務水平，三峽局開發了多種規范的檔案檢索工具，包括各類檔案檔案的分類目錄、歸檔文件目錄等其他檔案目錄。在豐富檢索工具的同時，努力開展檔案編研工作，三峽局先后編制了《葛洲壩船閘計劃性大修概況》《船舶檔案信息簡介》《檔案工作規章制度選編》《三峽局重大活動匯編》《2011-2014年職工論文選編》《檔案文獻資料匯編（2011-2014）》等檔案。

3.4 以人為本，注重檔案隊伍建設和人員素質培養

成立檔案管理網絡小組，網絡成員由各基層單位和部門的分管領導和專兼職檔案員組成，主要負責本單位、部門文件材料的登記、收集、整理和歸檔工作，并配合開展檔案工作，提供真實的檔案信息，接受檔案人員的監督、檢查和指導，切實履行好責任。三峽局內部組織開展了有關檔案管理學習活動，如各種形式的展覽、業務技能培訓等，并下發檔案相關理論、政策學習資料，陸續培養專兼職檔案員取得湖北省檔案局頒發的“檔案員證”；定期組織檔案人員參加外地培訓，吸取先進的管理經驗，開闊視野，加深認識。三峽局通過對檔案管理網絡小組成員進行培養，不僅提高了其對檔案管理的認識，也能促進其更快掌握新形勢下檔案事業發展趨向及先進技能。此次達標工作，三峽局選調優秀的專兼職檔案員組成檔案工作目標管理達標工作領導小組，在達標認定工作過程中進行經常性的交流、溝通，及時發現問題并解決問題，有效保障了達標認定工作的順利進行。

4 總結思考

此次檔案目標管理達標認定工作的開展為三峽局檔案工作奠定了堅實的基礎，在此次工作中主要有以下幾點思考和體會。

一是檔案工作的目標管理關鍵在于領導重視。主要領導要親自部署、分管局領導要具體組織，檔案人員崗位要長期穩定、檔案經費要足額撥付、檔案設施要及時更新，切實做到了“要人給人”“要錢給錢”“要物給物”。

二是檔案工作的延續發展關鍵在于持之以恒。企事業單位從領導到檔案工作者，要始終堅持高層次創建、高標準要求、高效率推進。檔案工作從無序到有序，從有序到規范，從規范到示范，以日促月、以月促年、點滴積淀，開創企事業單位檔案工作新局面。

三是檔案工作資源體系關鍵在于精益求精。檔案人員要熟悉和掌握本單位工作的性質和任務，對文件材料的形成做到心中有數。單位要根據不同時期的工作重點，提出不同的歸檔要求，強化歸檔文件材料的完整性，及時修復漏洞。強化各門類檔案整理規范，編制切實可行的分類方案，不斷完善工作程序，形成重收集、抓整理、強檢查的工作模式。

四是檔案工作的全面深入關鍵在于單位全員支持。從單位領導到部門領導，從專職檔案員到普通職工，均要具有較強的檔案意識，在全單位范圍內形成重視收集、定時移交的良好習慣。部門歸檔率、完整率要保持在100%。

5 結 語

檔案目標管理達標認定給單位帶來的榮譽，能使領導充分認識到檔案目標管理的現實意義。企事業單位要在內部進一步更新檔案理念、增強檔案意識、落實檔案責任、夯實檔案基礎和強化檔案管理，讓檔案更好地為企事業單位的各項工作服務。

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