在Excel中如何保證記錄數據的唯一性

張安慶(太谷縣職工學校 山西 太谷 030800)

在實際使用中主要分兩種情況，一種是在空白表錄入數據之前進行設置，防止錄入重復數據;另一種情況是從表里清除已有的重復數據。下面就結合實例進行敘述:

1 在錄入數據之前，對需要防止重復的字段列進行設置

1．1運用數據“有效性”功能。如下圖一，選中姓名一列，打開菜單:數據→有效性→設置→允許→自定義→公式:輸入公式:=COUNTIF($A:$A，A1)＜2(有的excel版本不能防止身份證號或者銀行卡號重復，就改用下面公式:=MATCH(A1，A:A，0)=ROW(A1)，單擊確定按鈕，提示公式出錯，繼續單擊確定，可以正常使用)。

輸入重復時的警示:數據→有效性→出錯警告:⑴中止:不允許錄入重復的數據;⑵警告:允許錄入重復數據;⑶信息:只是提醒，并且可以錄入重復數據。上述情況均可自定義警示信息。

實際結果如圖一所示。

注意:在設置了防止重復的列中，只能輸入數據，不可以使用粘貼。

1．2運用“條件格式”功能。如圖二，選中身份證號一列，選擇菜單:格式→條件格式→新建規則→僅對唯一值或重復值設置格式→重復→格式→填充→橙色→確定→條件格式管理器→如果為真則停止(設置警示方式:勾選則為禁止重復，不勾選則為警告)→確定。結果如圖二。

在Excel2007中，“條件格式管理器”被單獨列出，菜單位置:格式→條件格式管理器。

2 清除現有數據表中的重復記錄

2．1使用“高級篩選”功能。如下圖三，首先選擇需要去除重復數據的列，可以是任意個，這里選中A列和C列。然后打開菜單:數據→篩選→高級篩選:“列表區域”為A1:D6，“條件區域”空著，勾選“選擇不重復的記錄”。如圖三所示:

上表中A列和C列均重復的有第5行與第3行，單擊確定按鈕以后，第5行被隱藏，將此清單復制到別處即可得到無重復記錄的數據清單。

如果選擇了全部字段列，即是要刪除完全相同的記錄行，這時也可以勾選“將篩選結果復制到其它位置”，將在指定位置得到無重復的數據清單。

注:此法只保留重復記錄行中的第一行。

2．2使用“刪除重復項”功能。將活動單元格定位在數據清單中，打開菜單:數據→刪除重復項，如圖四。

可以勾選任意個字段，圖四中姓名和錄取專業均重復的有第3行和第5行，單擊確定按鈕以后，將刪除第5行，就得到刪除重復行之后的數據清單。

注:此法只保留重復記錄行中的第一行;本功能適用于Excel2007及其以后版本。

2．3使用“統計函數”功能。首先將需要去重的字段合并為一個(如果只對一列去重，就不需要合并，直接對此列運算即可)，例如:將A1B1C1三格合并至D1，在D1單元格中輸入公式:=A1＆B1＆C1，然后向下復制填充，將每條記錄中三個字段內容合并在各自相應的單元格中。然后在E2單元格中輸入函數:=COUNTIF(D2:D$7，D2)，在此特別強調函數中絕對引用符號$的使用位置。將公式向下復制填充，得到圖五所示的結果:

請注意上面公式中的D$7，在向下復制公式時，它是固定不變的，它定義了COUNTIF函數的查找區域為本單元格及其以下的各個單元格。因此在第3行，會找到3條與“白琪女工商管理”相同的記錄，而在第5行只找到2條與之重的記錄，在第7行的重復數為1。這樣在E列的運算結果中大于等于2的記錄都是重復行，用E列排序，即可將重復行刪除。

3 結語

由于Excel版本的不同，其菜單的多少有所不同，個別菜單的形式也略有變化。但這并不影響使用，我們只需選擇其中一種適合自己的方法即可實現目標。