中等職業學校檔案管理信息化建設的對策

摘要：隨著互聯網的發展，信息傳播速度越來越快，中職院校作為人數流動較大的單位，每天每年產生的數據量越來越多，傳統的檔案管理方式已經無法滿足數據增長的需要，而效率更好的信息化檔案管理方式也逐漸占據主流。在數據傳輸和移動速度飛速提高的今天，中職院校也應當進行檔案信息化建設。本文就中等職業學校檔案管理信息化的建設對策展開討論和分析。

關鍵詞：中等職業學校；檔案信息化；建設

引言

檔案信息化是近年來呼聲較高的一種存檔方式。它具有便捷、易找尋、易儲存、易傳播等多方面特點，不同于傳統的檔案保存，它是社會發展下來能夠完全適應互聯網時代的全新的數據保存方式。中等職業院校在盡心教育管理工作時一定會涉及到檔案信息工作，傳統的檔案室無論是查找記錄還是移動記錄都比較麻煩，在新課改不斷發展的今天，將檔案信息化建設作為現代化教育的一環也不失為一樁美事。

1當前中等職業院校檔案信息化建設現狀

雖然隨著互聯網的發展，檔案信息化建設已經在全國范圍內展開，但是很多地方還沒有完全進行改革。中等職業院校之中已經達到檔案信息化建設的學校僅占百分之四十五，這離我們的目標還相差很遠。[1]我們將從幾個角度探討一下中等職業院校檔案信息化建設過程中存在的問題。

1.1校方缺乏重視

實際上檔案信息化的建設一部分取決于學校的重視程度，近年來大多數學校都把重心轉向擴招和升學率，其他的事情常常排在這兩樣時期之后。因此學校的檔案信息化建設常常一拖再拖。另一方面，學校存儲的學生信息和檔案過多，如果要進行信息化處理，那么將要耗費一大部分人力和物力，當前很多中職院校難以負擔這個經濟成本，因此很多學校仍然選擇傳統的檔案存儲辦法。

1.2缺乏正確的管理理念

檔案信息化是一項較為復雜的工作，上文中我們也提到，將傳統的檔案全部信息化處理，需要耗費很大的成本，這個成本除了經濟成本以外，還包括人工成本。學校要建立檔案庫需要招聘專人檔案庫進行建設和管理。但是當前很多對口專業的畢業生在尋找工作時更愿意尋找程序員等工作，因此學校內部的管理機制常常是由非專業的人員進行監管的，沒有專業和科學的指導，想要建成檔案庫實在不易。

1.3檔案管理人員素質較低

加強學校檔案信息化建設，不僅需要完善的信息化設施，還需要專業的信息化人才，能自主進行維護、開發、管理等多種工作。[2]但很多管理人員的素質水平較低，缺少專業的管理能力和信息化水平，導致學校檔案管理信息化建設發展緩慢。

2我國中等職業技術學校檔案信息化建設對策

雖然當前中等職業技術學校的檔案信息化建設仍然任重道遠，但是事實上，已經有很多學校已經完成了這樣的信息化建設，可以說檔案信息化建設的理念和方法是成熟的。我們需要的就是汲取當前已經成功進行信息化建設學校的經驗，研究適用于中等職業院校發展的檔案信息化建設對策。

2.1提高學校的重視程度

檔案信息化建設是一項較為復雜，開展時間和周期都較長的工作。因此在實際的工作中，很多事情都無法順利開展。其實究其主要原因還是校方對這件事情并不重視。我們想要推動學校的檔案信息化建設，就要首先讓學校看到檔案信息化的優點和長處，即便是時間較長，我們也應當堅定不移的推動下去。檔案信息化建設結束之后，學校存儲和提取檔案的效率會直線上升，對學校對學生都有利，這是一件惠及全校人的大事。因此一定要提高學校的重視程度，這樣在建設過程中也能保證效率。信息化建設必然是一項耗費資金的工程，因此學校要明白，拖的時間越長越消耗資金，學校應當把信息化建設歸屬到資金投入中去，確定工程建設的造價和時間，以免拖延時間太長，增大經濟支出。

2.2轉變管理概念

由于很多院校已經習慣了傳統的檔案儲存方式，因此在出現新型的檔案方式以后，常常會出現員工和管理者不適應的狀況。遇到這樣的狀況就應當及時告知檔案建設參與人員，并且做好日常的培訓工作，讓所有的員工盡可能快的適應檔案信息化管理。在管理上也應當采用新的管理方式，以提高辦公效率。以往的管理方式往往造成疏漏，容易使使資料丟失，難以翻找，但是新的檔案管理部門則可以通過計算機實現信息的移動和尋找，簡單方便，工作效率也能大幅提升。更重要的是，新型的檔案管理方式更能夠保證信息的安全。

2.3提高檔案管理人員的素質水平

優秀的檔案管理人員應當具備責任心以及良好的職業道德操守。作為一門專業性較強的工作，檔案管理工作需要從事人員具有較高的職業素質；嚴格遵守檔案管理的各項規章制度是做好檔案信息化管理工作的關鍵。不斷完善檔案管理制度，使得檔案管理的相關工作能夠更好的，更加有效的進行展開，切實做到有規可循、有矩可守、按章辦事。強化檔案管理人員的綜合素質，將對檔案信息化管理工作的質量產生直接的良性影響。提高從業人員的業務水平，做好教育與再教育工作，不斷掌握新方法、新理論，更好的促進檔案事業的發展。

3結束語

檔案的信息化建設實質上是一件利國利民的事情，在互聯網飛速發展的時代，對檔案進行信息化建設是時代的進步和改革。就像從甲骨文到金文到小篆是不斷發展的過程，檔案也有從無到有，從紙質到信息化的過程。無論是學校還是個人在檔案的信息化建設當中都應當秉持同意的態度，只有國民從心底認同檔案紙質化建設，才能推動我國真正進入信息化時代。

參考文獻：

[1]關磊，劉海燕.談新形勢下企業檔案管理[J].理論觀察，2016.

[2]汪錦瑩.關于做好企業檔案管理工作的思考[J].經濟師，2010.

作者簡介：王元卿（1975.02.12）男，籍貫，云南富民，漢族，畢業于昆明學院 本科學歷 現任云南省輕工業技工學校老師。