機關事業單位檔案優化管理的實施策略

孫曉茹

【摘要】機關事業單位的工人檔案管理，是人社部門主要工作之一。對工人檔案的管理，要加強對單位工人的資料信息及時的更新，也是單位對每一個工人進行考核以及評價的重要依據。在我國的一些機關事業單位的工人檔案管理工作中，還存在著較多的問題。本文將對這些存在的問題進行分析，并提出解決機關事業單位工人檔案管理存在問題的對策。

【關鍵詞】機關事業單位 工人檔案 管理 財策

一、機關事業單位工人檔案管理中存在的問題

1.機關事業單位內部檔案管理工作人員專業知識不足、職業素養不高或是工作態度不夠

部分機關事業單位沒有配備合格的工作人員來專門從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數職，或是通過招聘臨時整檔人員來應對檔案管理的工作需要。專業人員不足的現狀，導致這些人員在繁雜而專業的檔案工作面前力不從心，錯誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時，即便是在配備有足夠專職人員的情況，檔案管理工作人員的工作態度也直接影響到檔案管理工作的實效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應付的態度，缺乏責任心和崗位自豪感，導致檔案無法整齊歸類，或是及時更新。又或是，在檔案管理人員變動的時候，沒有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。

2.機關事業單位內部缺乏科學規范的檔案管理和利用制

規章制度和工作流程是機關事業單位工作順利開展的依據。然而，目前部分機關事業單位檔案管理還只是停留在依靠各個部門自己來進行管理的階段，導致檔案分散在各科室，缺乏統一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統的“信袋式”管理的階段，不能做到科學的專業管理，導致對信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質檔案管理方式和設備還存有不足。

3.機關事業單位的檔案信息化管理程度

目前的機關檔案管理雖有一定規模但內部管理與機關單位發展脫節，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封[J].整體上處于零散無序狀態。大部分檔案管理者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。檔案工作缺乏信息科學的支撐。信息技術迅速發展，辦公自動化、電子文檔等新鮮事物就陸續出現了，這些都使得檔案的形成方式有了很大的變化。一個文件從起草到修改再到印發都由電腦完成，具有易復制的特性，這樣使得最能體現檔案原始記錄的形式特征不復存在了。相對于電子檔案的易損壞等缺點，紙質的檔案相對要安全穩定很多。所以，如何通過應用現代信息技術手段，對檔案電子文件原始信息進行有效保存，是亟待解決的問題。

二、機關事業單位檔案優化管理的實施策略

1.提高檔案工作者素質，優化人員結

機關事業單位在聘用檔案工作人員時，應提高門檻，在確保其業務功底扎實的基礎上，還應具備良好的服務意識及管理能力。機關事業單位應建立高效有序的檔案管理團隊，尤其是涵納基層部門檔案員、各個科室檔案負責人及分管領導等層層遞進的管理隊伍。對于檔案工作者，應具備以下素質要求：第一，能夠獨立完成檔案管理收集工作，確保歸檔的完整及時和統一。第二，應適應新事物和新形勢，并創新檔案業務，打破傳統觀念及管理模式的框架，應用新思路、新方法解決問題。而機關單位也應加強對檔案工作者的培訓和再教育，結合新時期下檔案工作內涵及趨勢，通過培訓，使得工作人員迅速熟悉檔案業務，并掌握工作要領及流程，促進其專業知識和配套信息技術知識等的全面發展，優化工作效果。

2.應用創新的管理理念開展檔案工作

檔案工作具備重大意義，保存了大量有價值的資料，能夠為單位發展，甚至國家發展提供一定的依據，因此，創新檔案工作是非常重要的。首先，創新檔案工作理念，以更好地促進檔案工作的開展。其次，應創新檔案工作服務方式及手段，可以通過服務內容的拓展，進行深層次加工，完善服務機構的建設，以更好地服務于社會及群眾。最后，應創新檔案工作考核方式，結合工作人員服務態度、創新能力、對制度的執行度等進行綜合評價，作為考核、獎勵的依據。

3.應用信息科學進行高效檔案工作

第一，檔案部門可創立檔案網站，隨時發布允許公開的電子檔案信息，以方便用戶對檔案信息的獲取及充分地利用，促進檔案自身價值的最大發揮。第二，機關事業單位應將具備存檔價值的檔案信息文件，以網絡的形式整理并發送檔案部門，以便應用電腦程序進行快速高效的統計與核對。為了更好進行檔案工作的信息化建設，機關事業單位需要從以下幾方面進行努力：首先，建立檔案信息的安全保障體系，防止信息數據泄密、遺失或損毀，提高數據安全可靠性。同時，還要健全檔案信息安全體制，全面落實安全責任制，培訓安全管理員，并加強安全應急預案的制訂。其次，應提高檔案信息化管理的標準化及規范化。根據國家檔案局所制訂的各種技術標準、電子文件管理的法制法規進行，切實執行，確保數字檔案資源具備長期的可用性，規范其數據及資源格式，實現檔案資源的共享。最后，應加大資金投入力度和監督力度，逐步推動檔案工作的信息化建設，實現其和辦公自動化、電子政務建設步伐的協調統一。

4.改善檔案管理環境，促進檔案工作規范化

為了促進檔案工作的規范化，消除檔案遺失毀壞等隱患，機關事業單位應進一步改善檔案管理環境。首先，應建立完善的檔案管理制度，嚴格按照《國家檔案法》所提出的標準進行管理環境的改善。并根據“十防”檔案管理標準，一改以往管理雜亂無章、檔案管理不規范的現象。其次，應樹立科學管理觀，堅持剛性、柔性管理相結合的理念，在機關事業單位營造一種良好的檔案工作氛圍。最后，應建立完善的檔案管理網絡，實現高效、科學管理。

結束語：總而言之，隨著社會的發展進步，機關事業單位的檔案管理觀念和制度也急需更新。檔案管理過程中，工作人員的專業素養和工作態度，檔案管理工作的制度和流程，以及檔案管理的信息化水平都是機關事業單位檔案管理工作的難點所在。針對以上問題，需要從提高人員素養、完善制度規定以及加強信息化建設等方面來完善。

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