如何加強朔黃鐵路公司物資集中采購工作

蘭碧青

【摘要】近些年來，隨著物資集中采購方式的廣泛應用，不少國企不僅實現了采購成本的大幅度降低，而且保障了采購物資的質量，降低了企業生產及運營的風險，同時杜絕了傳統采購方式可能存在的“暗箱操作”，推動物資采購逐漸標準化、規范化。加強物資集中采購，實現了企業的全過程管理與監督，有效規避了物資采購過程中可能存在的風險，為企業物資管理提升及經濟效益的提高莫定了有力的基礎。

【關鍵詞】關健詞 集中采購 優缺點

一、鐵路物資集中采購背景與意義

鐵路建設在國民經濟發展過程中的重要意義毋庸置疑，作為國民經濟的“大動脈”，鐵路運輸在我國交通體系中處于骨干地位。鐵路交通運輸能給國內貿易，物流運輸以及當地經濟發展帶來巨大的推動作用，無論從經濟層面還是國家戰略層面都是百利而無一害，因此，國家的鐵路建設一直持續穩定進行中。

物資采購供應質量是鐵路建設質量的重要保障。一方面，材料、設備是鐵路建設不可或缺的一部分，如果材料、設備不能滿足建設的需求，將很大程度上影響實體質量；另一方面，采購供應的規劃、組織、控制的質量高低，對鐵路建設質量水平也將有一定程度的影響。所以，無論是工程物資的質量還是采購供應的整體質量都決定著鐵路建設的質量。

二、物資采購管理概述

1.物資采購管理

物資采購管理是現代物流管理的重要內容之一。有效的物資采購工作極大地推動了企業的競爭優勢。采購一般分為分散采購，集中采購，分散采購和集中采購。隨著經濟的不斷發展，在鐵路企業中，集中采購模式也得到了廣泛的推廣和應用，效果顯著。

2.物資集中采購

物資集中采購與即時、零星采購方式不同，該方式根據集中不同單元工作的需求情況，開展大批量、大額度的物資采購，有效降低傳統分散采購的風險和時間成本，實現企業物資采購管理的統一與集中，從而縮減企業生產經營成本，提升企業經濟效益和市場競爭力。以朔黃鐵路公司為例，2017年公司自采物資集中采購金額14093.32萬元，較2017年預算金額18114.43萬元，節約了4021.11萬元，同時物資庫存總量同比降低17.15%，公司單位完全成本同比下降5%。

三、集中采購的優點

1.有利于采購資源的整合，對外形成一股繩，形成采購規模，吸引更多的供應商加入到公司供應商的隊伍中來從戰略上或更高的層面上調整企業的供應商結構，從更廣泛的市場范圍內調控資源渠道，提高資源的保障度，從而有效地控制采購質量，將采購集中到品牌過硬、實力過硬的供應商，有效規避采購物資的質量風險。

2.供應鏈管理作為全新的管理思路，是企業管理領域近年來最重要的發展之一。供應鏈管理就是用系統化、集中化的思想來統籌整個供應鏈，對供應鏈中的物流、信息流、資金流加以統一集成，從而實現供應鏈整體效益的最大化。集中采購就是貫徹了這種系統化、集成化的思想，去整合企業內外部資源，它既能有效配置資源，更能實現供應鏈的全過程管理。推行集中采購有利于企業沿供應鏈管理的方向進行商業模式的調整，適應企業競爭環境的變化。

3.降本增效作用巨大。現代市場環境下，規模優勢常常意味著價格優勢。通過集中采購可以將分散的采購需求匯集成巨大的采購量，便于企業在采購過程中增加籌碼從而降低采購成本。

四、現階段朔黃鐵路公司物資采購存在的問題

1.制度、流程不夠完善

目前，公司在物資管理制度上已有《朔黃鐵路公司招投標管理辦法》、《物資采購管理辦法》、《緊急物資采購管理辦法》等文件，標志著公司在物資管理上逐步趨于完善，但是僅有這些還遠遠不夠，公司對于物資集中采購細節控制力還有待加強，例如具體的操作不夠詳細，使許多管理規定在工作并沒有實際作用，在計劃管理、采購管理、合同簽訂、驗收等缺乏統一操作的流程，容易造成在執行制度的時候出現隨意性。

雖然目前的采購流程可以滿足公司各項采購活動的需要，但是也暴露出以下問題：

（1）由于對采購流程不夠完善，使得公司各部門間職責分工混亂，生產部門與采購部門在出現問題的情況下很容易互相推卸責任。除此之外因為生產部門對采購部門的采購環節不熟悉，會對采購部門提出的有建設性意義的問題予以忽略，采購部門也漸漸會缺乏解決問題的熱情。

（2）雖然公司現有工作流程中在一定程度上地表明了公開透明的原則，但是由于公司采購物資種類較多，且涉及的范圍比較廣，在下決定的時候會涉及各部門人員，各人員間缺乏及時溝通與交流，而傳統的會議由于各部門間距離較大又增加了集合難度，將會花費大量時間用來召集人力，商討事宜。

2.集采目錄不夠明確，采購部門分散化

目前公司集中采購目錄極不規范，導致公司各部室和各分公司跨過公司的規定，紛紛去采購，導致采購成本增加，采購價格不能透明化，使得這種局面對公司建立統一的集中采購制度是非常不好的，甚至從一定程度上講，這就是一種越權行為。因此，有必要建立集中采購目錄和限額標準的頒布權限。

3.供應商管理有待進一步提高

雖然朔黃公司制定了供應商管理辦法，定期考核和及時維護合格供應商信息，每年對相關物資供應商進行綜合評價。但是評價的條件沒有較大的實際意義且不夠靈活，沒有將實際與供應市場的變化相結合，例如對于供應商的服務、價格、交付、質量等數據沒有進行合理的評估與歸納整理，更沒有對結果加以有效使用，同時也沒有對供應方的管理進行明晰的分類，通常理論上可以采用最為便捷的ABC分類方法以及其他相應的方式方法，因此可以清晰明了地找出哪些供應商屬于重點對象，哪些供應商可以直接忽略。對關鍵的供應商沒有一個合理科學的管理，同時也不能夠建立更為長遠更為高效的戰略合作關系，也就不能同關鍵的供應方建立更為廣泛深入的合作，對于突發情況例如固定供應商更換沒有一個應對方案。從供應鏈管理理論中了解到，從而無法建立雙贏機制。

五、如何做好朔黃鐵路公司物資集中采購工作

1.不斷完善朔黃公司的系統框架

設立分工明確的集中采購管理部門還只是第一步，對于采購應該從兩個方面來展開。一個維度是基于項目的立項、提交項目采購計劃報告、確定是否進行招標并采取相應程序、進行項目合同的簽訂、進行項目合同履約、最終進行項目結算；另一個維度是對供應商進行準入預審管理、準入評審管理以及供應商的績效考評管理。根據集中采購所包含的任務，集中采購管理整個體系可以從采購、供應方、合同、物資編碼、系統、物資需求量分析等維度進行模塊化管理。具體來說進行物資采購管理需要從確定采購計劃審核開始、進行采購立項環節進而尋求貨源管理；進行供應商管理需要從供應商準入、對供應商進行具體考核分析、進行檔案管理、進行對供應商協同管理等維度分析；進行系統管理可以從供應商組織機構管理、供應商涉及用戶管理、相應的職責權限管理、建立工作流程管理等維度進行人手分析；建立物資分析以及決策平臺主要是關注市場價格的查詢、進行相應的采購分析、物資需求計劃分析、庫存管理、品類分析等。

2.建立和健全公司的采購管理制度

（1）物資采購實施細則。在采購實施細則中應明確標明集中采購的負責部門。在集中采購管理體系中，可以設置專門的管理部門，管理企業物資集中采購工作，該管理部門可以列為一級管理機構，它的主要任務是組織并且按照相應流程分析公司層方面如何進行集中合理的采購工作；在整個體系中，子分公司二級管理維度的機構，主要任務是實施物資集中采購工作，執行公司集中采購的任務。

（2）集中采購目錄。首先，要將“應采盡采”和“集中采購”作為目錄的主要內容”。其次，制定集采目錄要體現“抓大放小、批量歸集”的原則，將關系到運輸生產的運營維護物資、儀器儀表、工程甲供物資等、服務器、電腦、打印機等、家具等、廢舊物資等全部納入到集采目錄中，對目錄內的物資加強計劃管理，可以進行大規模的歸集采購，這樣可以避免歸屬集中采購的項目部門化、分散化，那樣就可以真正發揮集中采購的優勢。最后建立集中采購目錄要達到精細化和可操作目標。一是建立的集采目錄中的物資要根據實際生產需求，適當的委托分公司或部室自行采購；二是統籌規范公司集中采購目錄與集團發布的集采目錄的清單關系，集團管控項目的關系，方便采購人操作。

（3）供應商管理細則。集中采購管理財整個供應鏈也有控制，主要表現為對供應商的控制，供應商的企業信譽、產品質量、產品價格等對采購成本和物資質量有很大的影響。制定了供應商管理細則，就可以在根源上選擇更好的供應商、更好的物資質量、控制相應物資成本、進一步減少采購方面的風險、有效合理集中進行采購方面的具體實施。進行供應商管理需要按照“公開、公平、公正選擇”、“動態管理、擇優汰劣”的原則，及時對供應商進行考核評估，定期對供應商的信息進行歸納整理，實現全方位的信息化管理。

3.切實把握好物資集中采購應遵循的原則

（1）適度規模原則。集中采購的主要優勢就是集中資源，形成規模優勢。在當前復雜多變的形勢下，物資采購要保持高度的政策敏感性，要根據項目的實際建設進度、資金狀況、項目預期等多方面因素制定與其相適應的采購規模，不能盲目采購，造成物資積壓和資金占用。

（2）保證供應原則。對于朔黃公司來說，運輸生產、工程進度與物資供應是否及時密切相關，只有做好供需之間的銜接，保證運輸生產、施工的順利進行，采購工作才是真正地做到了實處。

（3）價格適當原則。越是在資金緊張時期，對采購項目各項成本的考核越應該嚴格，越要保證在采購中選擇合適價格的物資。但是，也不能盲目地為了降低成本而購買低價物資，忽略了質量，而是要使所采購的物資達到性價比最優。

（4）優選合格供應商原則。采購中，要確保在合格的供應商名錄內選擇供應商，并根據采購當期的具體市場環境對供應商的履約能力等進行評價，從而確定最終供應商。

（5）相互協作原則。集中采購強調的是對優勢資源的集中整合，而并非是采購權利的集中。在采購過程中，有多個單位、部門共同參與，要加強部門間的相互協作和配合，發揮各目的優勢，為企業提供滿意的產品和服務。

（6）雙贏原則。采購單位應與供應商保持密切的聯系，對彼此的工作相互評價和改進，營造出公平的競爭環境，必要時也可以考慮采取價格折扣等形式，實現雙方互惠共贏，使合作更穩定長久。

4.合理安排采購流程，保證采購工作有序可控

為了確保物資的集中化供應，應加強計劃管理，確保計劃的及時有效性，避免盲目。一方面，應避免用時無備，導致企業生產停工待料，但也必須避免備卻無用，造成嚴重的物資積壓現象。各分子公司應以生產作計劃為依據，對企業年度、季度或每月物資需求量進行科學核算，并上報到采購部門，該部門結合物資需求及庫存情況，進行采購計劃的編制。采購計劃編制過程中應考慮儲備一定數量的物資，以防生產計劃變更導致物資需求量出現波動。采購部門應根據項目的輕重緩急，針對不同計劃的物資，采取相應的集中采購方案。建立了可行方案后，各職能部門之間應分工協作，各負其責，相互監督，從進行合格供應商評價、梳理出合格供方，到組織采購招標、確定具體的供應商，到制定詳細的采購方案、精心組織相關物資的集中采購，再到向使用單位提供滿足需求的物資，各環節緊密銜接，保證采購工作質量的同時，順利地完成采購工作。

5.規范化操作，確保招標質量

要對招標進行規范化的操作，從而更好地保證招標的質量。招標是一個綜合性比較強的系統，因而無論是招標文件的草擬編制，還是招標相關信息的發布，乃至整個招標結束時期的定標與簽約過程都是環環相扣的，哪一個環節出現了稍微的紕漏都可能對整個招標項目造成一定的影響。招標工作涉及價格、技術參數等一定的內部信息，無論是技術還是商務方面，必須要求現場工作人員嚴守，這樣做不僅有利于招標工作的順利開展，有利于單位機密不外泄，更有利于整個招標過程的持續性與嚴謹性。

6.充分利用現代信息技術，規范采購管理

隨著信息技術的不斷發展，幾乎所有的國有企業或央企都建立了自己相應的物資管理系統（例如ERP系統、SRM系統、MDM系統等）。充分利用對這些物資管理系統，不僅有利于規范采購行為，增加采購的透明度，還可以減少腐敗行為的發生。同時，利用網上構建的電商平臺，可以更好地實現信息共享，從而更加合理有效地利用資源，更好地為生產提供保障。

結語：綜上所述，物資集中采購雖然有節約成本、整合資源等諸多優點，但在具體的業務活動中仍有諸多環節、事項有待改進。對此，朔黃鐵路公司必須綜合考慮自身的實際情況、業務需求，針對復雜多變的市場環境，及時采取應對策略和措施，及時調整采購模式、以充分發揮集中采購的優勢，促進企業的發展。

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