淺談信息化管理在辦公室管理工作中的作用

摘要：隨著信息技術的不斷發展，各行各業的辦公室管理隨著信息化的改革在工作模式上做出了相應的深化改革，也對辦公室管理工作提出了更高的要求。信息化管理運用于辦公室管理工作中，替代了傳統的辦公室管理模式，為辦公室管理提供了現代化的手段和科學的管理方法，提高了辦公室的工作效率和質量。本文將分析辦公室管理工作的現狀與發展，以及信息化管理在辦公室管理工作中的作用進行探討，以供為中心的管理模式的改革做出參考。

關鍵詞：信息化管理；辦公室管理工作；作用

所謂信息化管理，就是將信息技術及時有效地運用到辦公室管理工作中，如檔案的整理、信息的共享以及各部門之間的交流協調等。在辦公室管理工作中運用信息化管理，是信息時代下辦公室發展的必然要求，對于提高辦公室效率，促進中心辦公安全性的具有重要意義。作為辦公室管理人員應當不斷完善自身的學習能力以及業務水平，以適應中心發展的需要，維護中心的正常運轉，提高中心的經濟效益和社會效益。

一、辦公室管理工作的現狀與發展

在當前信息化時代下，信息技術也成為各單位核心競爭力的重要組成部分，辦公室管理盡管位于中心發展的“后方”，卻直接影響到整個中心的整體運行。

（一）傳統的辦公室管理工作

辦公室管理工作主要是圍繞中心的各項業務的正常運行和高效開展的，決策層、執行層以及全體工作人員進行傳達和執行各項任務并且進行督促落實的綜合性信息處理工作。傳統的辦公室工作特點是忙、雜、繁，文件都是以手工錄入以及文本形式進行傳遞，信息大多是以口頭形式傳授，這種工作模式容易對文件信息的傳遞造成遺漏和誤差，從根本上制約了中心的長遠發展。辦公管理人員基本上是有規律的重復性工作，這種傳統的辦公方式使得工作人員忙于應付日常工作，沒有足夠的時間及時、準確、全面、專業的對中心各方面的信息進行綜合、高效的分析，降低了工作效率，不能為領導層的決策提供科學依據。因此，隨著社會經濟發展的不斷進步，傳統的辦公管理模式已無法適應現代信息化社會發展的要求。

（二）辦公室信息化管理發展

由于上述原因，傳統的辦公室管理模式存在許多弊病并容易導致決策失誤，所以辦公室信息化管理勢在必行，為辦公室管理工作提供先進的管理手段。

（1）辦公室管理方式現代化

以往中心下發文件或發布通告都必須打印大量紙張材料，安排專門的人員進行各個部門的發放，浪費了大量人力、物力。通過辦公室信息化管理建設，實現各部門之間的信息交流和共享，及時協調各部門之間的工作安排，對中心的日常行政管理起到了積極的輔助作用。利用信息化管理可以快速提取各部門的信息，如財務收支狀況、后勤管理等重要信息數據，實時掌握中心的工作效益和狀況，提高行政管理工作的科學性，有效促進中心的現代化管理和綜合管理水平的提高。

（2）職業要求的提高

辦公室信息化管理不僅要求管理人員需要有愛崗敬業、吃苦耐勞的精神，還要求工作人員要熟練掌握和運用各種辦公軟件和工具。在日常的工作中，要不斷提高自身的職業道德修養和業務能力，強化自我工作意識，提高工作效率，以適應現代化信息社會的發展需要。

二、信息化管理在辦公室管理工作中的作用

辦公室信息化管理，不僅能在日常的行政管理工作中減少無謂的人力和物力的消耗，更能提高工作效率，極大的發揮信息化管理在辦公室管理工作中的重要作用。

（一）提高辦公室工作效率

信息化是當今時代的發展趨勢，辦公信息化是信息化社會的重要標志。辦公室管理信息化通過深入開發和廣泛利用信息資源，不斷提高中心的生產、經營、決策的效率和水平，提高中心的工作效率和管理效益。信息技術的運用，能夠簡化工作流程，避免了傳統公文流轉時由于手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時間的浪費，保障了工作的快捷和準確。辦公管理信息化促進了信息的有效流通和共享，消除了中心內部信息不暢的問題，還能為日后的查找提供便利的服務，在降低辦公開支管理成本的同時，增強了中心的凝聚力，減少了差錯率，提高了整體的工作效率。

（二）促進中心向正規化發展

辦公管理信息化能有效明確工作崗位與工作職責，增強工作人員的責任感，減少工作中的推托、扯皮現象，促進中心向正規化、專業化方向發展。從中心外部來看，經濟全球化和全球信息化成加速發展的趨勢，市場范圍不斷擴大，競爭對手層出不窮，科技、人才、市場的競爭日益激烈，這對中心形成了強大的競爭壓力。從中心內部來看，為適應外部信息化環境，內部結構、管理方式、業務流程都應進行不斷地調整和變革，以提高中心的應變能力和競爭力，推動整個辦公機制的正常、規范性運行。

（三）增強中心整體的經濟效益

在辦公室管理工作中，利用信息化管理促使中心的各項工作趨于標準化，符合現代化信息社會發展的需要。首先，辦公管理信息化可以使管理者實時把握市場經濟發展的信息資源，促進信息資源的有效整合，及時做出相應的反應和決策，促進中心整體經濟效益的提高。其次，信息化管理創新了中心的辦公室管理工作模式，促使中心發展順應時代潮流，在一定程度上增強了中心的綜合競爭力。

結束語：

信息化管理為辦公室管理工作提供了有效地方法和手段，加強辦公室管理信息化能有效提高整體辦公效率，是辦公室管理工作模式改革創新中不可忽視的重要部分。

參考文獻：

[1]李成；論信息時代檔案管理工作的創新與實踐 [J]；電腦知識與技術；2013

[2]蘇立群；對信息時代檔案管理工作創新的探析[J]；考試周刊；2014

作者簡介：

馬欣蓓（1980.8- ），女，本科，天津河西，漢族，職稱：助理經濟師，研究方向：經濟、信息化