不動產(chǎn)登記檔案利用服務的優(yōu)化策略分析

陳 卿

（哈爾濱市不動產(chǎn)登記交易檔案中心，黑龍江 哈爾濱 150028）

不動產(chǎn)登記檔案具體包括不動產(chǎn)登記簿和登記時的原始資料，是物權(quán)的重要憑證。近年來不動產(chǎn)市場交易頻繁，不動產(chǎn)檔案發(fā)揮著越來越重要的效能。隨著不動產(chǎn)登記檔案利用率的增長，不動產(chǎn)登記部門需要重視不動產(chǎn)登記檔案利用服務水平的提升，為不動產(chǎn)檔案價值的實現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。

1 不動產(chǎn)登記檔案的性質(zhì)

1.1 法定性

不動產(chǎn)檔案是在不動產(chǎn)權(quán)屬登記過程中形成的重要信息和資料，在不動產(chǎn)物權(quán)的重要證明材料，具有較強的法定性。而且借助于不動產(chǎn)登記檔案也能夠從法律上保護不動產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益。

1.2 唯一性

在不動產(chǎn)登記工作中，其包括的內(nèi)容較多，但不動產(chǎn)自身即具有唯一性，因此在登記過程中是針對不動產(chǎn)的具體情況進行詳細記錄，這也決定了不動產(chǎn)登記檔案的唯一性特點。

1.3 憑證性

不動產(chǎn)登記檔案與不動產(chǎn)一一對應，是針對不動產(chǎn)信息的詳細記錄，具有原始性特點，能夠?qū)Σ粍赢a(chǎn)權(quán)屬進行準確反映，這也使不動產(chǎn)登記檔案體現(xiàn)出重要的憑證性特點。

2 不動產(chǎn)登記檔案利用服務現(xiàn)狀

2.1 查詢利用需求的變化

近年來不動產(chǎn)市場蓬勃發(fā)展，隨著不動產(chǎn)交易數(shù)量的增加，檔案查詢和利用率也隨之增加。但由于相關(guān)工作人員數(shù)量較少，這必然會對服務效率和質(zhì)量帶來較大的影響。另外，當前在不動產(chǎn)檔案查詢利用過程中，具體需求發(fā)生較大的變化，查詢利用的目的更加多元化，而且查詢利用主體之間在權(quán)限方面還存在較大的差異，這也迫切需要優(yōu)化不動產(chǎn)檔案利用服務，更好地滿足查詢利用需求。

2.2 數(shù)字化管理滯后

不動產(chǎn)登記檔案涉及的內(nèi)容較多，而且分屬于不同部門。近年來雖然成立了不動產(chǎn)管理機構(gòu)地不動產(chǎn)進行統(tǒng)一管理，并對檔案進行了合并，但由于時間較短，紙質(zhì)還沒有完全實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化，數(shù)字化管理滯后。同時系統(tǒng)合并擔，各部門的數(shù)據(jù)整合和共享還不完善，存在條塊分割的情況，檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，這也對檔案利用帶來了較大的難度。

2.3 存在信息安全隱患

由于不動產(chǎn)登記檔案中記錄了一些隱私信息，在實際檔案管理工作仍存在部分工作人員利用職務之便泄露個人信息的情況，也有違規(guī)查詢信息的情況。甚至存在部分工作人員調(diào)離崗位后查檔權(quán)限沒有及時關(guān)閉，從而導致泄密風險。另外，在不動產(chǎn)登記檔案查詢和管理工作中，一些先進技術(shù)的應用雖然為檔案查詢和管理工作帶來了諸多的便利，但同時埋下了信息安全隱患。

3 不動產(chǎn)登記檔案利用服務水平的優(yōu)化策略

3.1 創(chuàng)新利用服務方式

不動產(chǎn)登記檔案利用服務工作的開展，需要以不動產(chǎn)登記信息管理平臺為依據(jù)，充分的運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并借助于自動查詢終端，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案信息的有效查詢。具體可以啟用自動查詢機，從而為不動產(chǎn)檔案利用者提供更便捷的信息查詢服務。同時還要重視自動機查詢服務的不斷改進，在保證查詢服務效率的基礎(chǔ)上，進一步保證檔案信息利用安全。并根據(jù)實際工作需要，增加查詢業(yè)務種類，從而由自動查詢機分擔部分窗口業(yè)務量，并合理對自動查詢終端進行布局，從而實現(xiàn)全天候的查詢服務，這不僅能夠為公眾節(jié)省查詢等待時間，并能夠進一步促進檔案利用服務質(zhì)量和水平的提升。而且在實際工作開展過程中，還可以借助于微信公眾號、網(wǎng)站及APP等平臺設(shè)置不動產(chǎn)登記信息查詢端口，保證服務的便捷性，更好地滿足群眾的實際需求。另外，還要重視不動產(chǎn)利用服務方式的創(chuàng)新，努力提高查詢和利用的現(xiàn)代化水平。并運用人臉識別技術(shù)綁定身份，開展個人不動產(chǎn)網(wǎng)上查詢業(yè)務，具體查詢結(jié)果可以以證明照片的形式發(fā)送給查詢?nèi)恕?/p>

3.2 加快推進不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化

不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后，由于兩證合一，而公眾利用中利用率最高的即是房屋登記檔案和地籍檔案，這兩種檔案的分散保管給公眾查詢利用事定數(shù)諸多的不便。因此兩證合一推進過程中，不動產(chǎn)登記檔案和土地檔案實現(xiàn)統(tǒng)一管理，這就要求不動產(chǎn)登記機構(gòu)要對接收的檔案信息實現(xiàn)全部數(shù)字化掃描，實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化，這無論是對于日后查檔利用還是異地調(diào)取檔案信息都具有極為重要的意義。

3.3 完善相關(guān)的制度

隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，在當前不動產(chǎn)檔案利用服務工作開展過程中，需要將“讓群眾少跑路”作為工作的重點。因此不動產(chǎn)登記工作開展過程中，需要重視部門協(xié)作，實現(xiàn)信息的共享集成，針對不動產(chǎn)登記辦理流程進行優(yōu)化，盡可能地壓縮辦理時間，提高工作效率。在實際工作中，需要對檔案利用工作進行規(guī)范和優(yōu)化，并對不動產(chǎn)登記利用服務相關(guān)法律法規(guī)進行梳理，積極結(jié)合自身的具體情況，構(gòu)建完善的制度體系，并針對公眾各式各樣的查檔問題，制定具體的工作指南，全面提高不動產(chǎn)登記檔案的查詢和利用率。在實際利用服務工作實施過程中，還需要制定窗口服務行為規(guī)范準則，嚴格規(guī)范窗口服務人員的行為，并做好責任落實工作。定期針對窗口服務人員開展業(yè)務培訓和業(yè)務技能考核，構(gòu)建多層次的人員培訓機制，確保服務人員整體素質(zhì)的提升，并通過打造一支專業(yè)技能過硬及素質(zhì)強的檔案管理隊伍，促進不動產(chǎn)登記檔案利用服務的轉(zhuǎn)型升級。

3.4 保證不動產(chǎn)登記檔案信息安全

在不動產(chǎn)登記檔案中，由于涉及較多的隱私信息，特別是不動產(chǎn)權(quán)利人的個人信息需要加大保護力度，避免出現(xiàn)信息泄露的呾。這就需要在實際利用服務工作中，需要以保證檔案信息的安全作為前提和基礎(chǔ)。嚴格遵循具體的法律法規(guī)，同時不動產(chǎn)登記檔案管理機構(gòu)也需要制定具體的保密機制，特別要強調(diào)計算機系統(tǒng)使用和信息管理中的安全問題。針對員工開展不動產(chǎn)檔案信息安全保密教育，對于入職和離職人員需要簽訂保密承諾書。另外，還要做好檔案信息系統(tǒng)的安全防范工作，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的風險。

4 結(jié)束語

在社會快速發(fā)展過程中，不動產(chǎn)登記檔案的重要性越發(fā)凸顯出來，為了能夠更好地滿足公眾對不動產(chǎn)登記檔案查詢和利用的需求，需要做好不動產(chǎn)登記檔案利用服務工作。在實際工作中，要求檔案管理人員要增強自身的服務意識，并在實際工作中創(chuàng)新檔案服務模式，全面提高服務的工作的效率和質(zhì)量，更好地滿足公眾的利用需求，實現(xiàn)對公眾切身利益的有效維護。