推進會計檔案管理工作電算化的有效路徑

文/公主嶺市畜牧獸醫(yī)局 張玉紅

會計檔案管理工作是管理學科的一個重要組成部分，隨著計算機在會計檔案管理領域的普及和應用，企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機取代，會計電算化與檔案管理之間是相輔相成的關系，會計電算化拓寬了會計檔案的范圍，提高了檔案管理的效率與水平。

一、強化業(yè)務能力，提高電算化素質

由于會計檔案電算化管理，不僅僅是實現(xiàn)傳統(tǒng)會計檔案管理的功能，更有利用計算機高速計算、分析的功能，同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，所以必須相應提高會計檔案管理人員的電算化專業(yè)水平，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息，維護日常工作，開發(fā)更合理、高效的軟件打好基礎。會計檔案管理電算化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案管理人員素質的提高。建設一支高素質的會計檔案人員隊伍，是會計檔案管理電算化的重要基礎。會計檔案部門要配備具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務人員隊伍專業(yè)結構單一的狀況，滿足電算化建設工作的需要，加強會計檔案管理人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務需要進行培訓為原則，著重加強會計檔案管理人員的電算化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高他們掌握和運用電算化技術和手段的意識和技能。建立合理的會計檔案管理人員的績效考核評價機制，對會計檔案管理電算化能力強、業(yè)務好的人員要及時進行鼓勵，激勵相關人員盡快學懂、弄通電算化管理業(yè)務。另外，對計算機電算化技術人員要進行一定的檔案工作、會計管理工作知識和技能的介紹，使其了解會計檔案工作的客觀規(guī)律，更好地為會計檔案管理電算化提供技術支持。

二、強化設施建設，為軟硬件建設提供保障

軟硬件基礎設施建設是檔案管理電算化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。對此，部門領導要擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，認識到計算機和網(wǎng)絡技術應用于會計檔案工作的真正意義。投入大量的精力關心支持這一事業(yè)，在資金、設備、人才等方面予以充分投入，把會計檔案管理電算化納入工作計劃和考核范圍，主管領導要經(jīng)常過問此項工作，了解會計檔案管理工作的情況，提出要求，下達任務，指導會計檔案管理人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。為搞好會計檔案電算化管理，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光打印機；選用功能符合本部門實際業(yè)務的電算化會計軟件；加強系統(tǒng)的安全防護功能。從而使會計檔案電算化管理工作在軟硬件上得到保障，不斷適應現(xiàn)代管理的工作需要。

三、強化制度建設，使管理工作規(guī)范化、程序化

為了進一步加強會計檔案管理制度，規(guī)范會計檔案管理程序，要按照《檔案法》的要求，從管理入手，建章立制，完善電算化會計檔案管理工作的各項制度。

一是建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

二是建立電算化會計檔案的保管制度。依據(jù)國家檔案局的標準建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序對數(shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

三是建立嚴格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案需經(jīng)財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領導、財務部門負責人批準。

四是建立電算化檔案定期備份制度。電算化會計檔案要定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；由于磁性介質的特殊性，檔案管理人員對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

五是建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的多項內容要規(guī)定不同的使用權限。普通數(shù)據(jù)可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而涉及原程序文件、數(shù)據(jù)結構文件等，只有主管人員或程序開發(fā)人方能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。