基于“互聯網+”背景下人事檔案管理工作探討

文/河南省濮陽市范縣人力資源和社會保障局 辛慧莉

人事檔案管理工作關系著企業的運行效率、居民個人生活的便捷性，在“互聯網+”背景下，人事檔案管理工作應當融入更多信息化、現代化的內容，人事檔案管理模式也應當有較大改變，只有使得人事檔案管理工作與時代發展相適應，檔案管理工作才能真正體現其價值，并在社會中發揮其應有的作用。

一、“互聯網+”背景下傳統人事檔案管理模式的弊端

（一）信息存儲效率低且資源浪費嚴重。傳統人事檔案管理以實體檔案為媒介，在信息錄入階段需要調用大量的人力物力，信息錄入的成本很高，且由于人力資源自身特點限制，檔案錄入的效率往往較低。以實體檔案為儲存媒介還會造成紙張資源的浪費，對環境產生負面影響，這與我國綠色經濟、可持續發展的理念不相符。

（二）信息調用難度大且安全性低。在傳統的人事檔案管理工作中，調用信息往往要耗費較長時間，這是因為紙質檔案的移動必須以交通工具為載體，將檔案從某一地點調至另一地點所要耗費的時間、物力成本遠遠高于調用信息化檔案的成本，且在運輸紙質檔案的途中，運輸者必須充分考慮天氣等外在因素，保證檔案不受外部因素的影響，這實際上凸顯了傳統人事檔案管理工作安全性低的特點。

二、“互聯網+”背景下改進人事檔案管理工作的意義

“互聯網+”背景下，人事檔案管理工作的發展趨勢是無紙化、信息化，對人事檔案管理工作進行無紙化、信息化改革將有利于節約企業檔案管理的物力成本，且利用互聯網技術進行檔案管理，企業調用各種人事檔案的效率將會極大提升，檔案的安全性也有了更多保障。除此之外，各種檔案信息對個人、企業的決策有著重要影響，對人事檔案進行信息化處理，個人、企業獲得人事檔案信息的速度大大提升，日常生活、工作的便捷性極大提升，決策的準確性也有了更大保障。

三、“互聯網+”背景下改進人事檔案管理工作的措施

（一）加大人事檔案管理領域的科研投入并促進企業與高校的合作。“互聯網+”背景下我國人事檔案管理的信息化進程不斷加快，但在發展的過程中，管理技術仍然是一大難題。由于我國人事檔案管理工作在很長一段時間內并未受到社會各界的足夠重視，我國人事檔案管理技術的發展不盡人意，盡管近年來我國政府正逐漸提升科研經費的投入，但實際應用到人事檔案管理人員培養領域的經費依然不足。為改變技術發展遲緩、科研經費不足的狀況，企業應當加強與高校的合作，利用優質的科研資源加快技術開發的進程，并通過信息共享的方式降低科研成本，從而促進人事檔案管理工作技術水平進一步提升。除此之外，國內企業應當加強與外企的合作，在合作的過程中，我國企業不應當照搬外企的人事檔案管理模式，而應當探究外企人事檔案管理模式的科學性，并對該模式進行進一步研究和改造，使之與我國人事檔案管理工作的實際情況相適應，為我國的人事檔案管理工作服務。

（二）加強對工作人員的技術培訓。人事檔案管理工作的信息化改革需要高素質的工作人員與之配合，然而，由于各種因素的限制，我國大部分企業的人事檔案管理人員的素質并不高，且在進入企業后也很少進行繼續學習，這在一定程度上降低了我國人事檔案管理的效率，也阻礙了檔案管理信息化的進一步發展。要解決人員素質不高這一難題，企業必須重視對人事檔案管理人員的資質審核并提升錄用標準。對已經上崗的工作人員，企業應當定期組織專業技能培訓活動，并在培訓期內向在崗人員介紹各種先進的人事檔案管理模式，使工作人員擁有國際化視角，并在自身工作中積極實踐各種創新、高效的人事檔案管理方法。企業還可以舉辦職業技能交流會，邀請工作于一線的優秀人事檔案管理工作者與本企業員工進行親切交流，相互討論并解決工作中存在的問題，并為企業人事管理工作的進一步發展擬定切實可行的方案。

（三）建立更加有效的檔案安全機制。人事檔案信息化可以有效避免氣候等自然因素對檔案的影響，但無法避免各種網絡潛在威脅的影響。將人事檔案儲存于網絡之中將極大節省儲存文章的空間并提升調用文檔的效率，但將數量龐大的信息儲存在同一個網絡之中本身就有巨大的潛在危險。將所有信息放在一處，不法分子只需攻克一處網絡便可以獲得企業所有員工的信息，且網絡不法分子的行動難以追蹤，一旦信息丟失，追回信息的可能性微乎其微。因此，企業必須重視人事檔案信息化過程中的安全機制建設，企業應當聚集更多網絡信息人才為企業的網絡信息安全保駕護航，并要求相關員工嚴格按照工作要求進行檔案登記、調用工作，切實保證人事檔案信息的安全。

四、結語

隨著互聯網技術的不斷發展，對人事檔案進行信息化處理是各個企業提升競爭優勢的必然趨勢，但利用互聯網進行人事檔案管理也存在許多安全隱患，企業應當客觀看待信息化人事檔案的優缺點，發揚其優點、規避其缺點，使之更好地為提升企業運行效率服務。