藝術特色學校檔案編研的實踐與思考

文/江蘇省蘇州藝術高級中學校 陳利

學校檔案編研工作是以學校檔案館藏檔案為主要對象，在研究檔案內容的基礎上，按照一定的題目為線索，通過對學校相關檔案信息進行分析研究、編輯出版，以滿足學校和社會各方面工作需求為目的的一項專門的業務工作。檔案編研工作是撰寫史料、真實記錄歷史必不可少的一項基礎性工作，也是開發與利用檔案直接為學校和社會服務的重要手段。

檔案既是歷史文化資源，又是重要的信息資源。學校檔案編研工作作為檔案信息資源開發利用的一種重要形式，體現了一個學校檔案館的管理水平。江蘇省藝術高級中學校自1940年創辦以來，已有78年的歷史。校綜合檔案館自1941年建檔累計已有2千余卷檔案,全面系統地記錄了學校由教會學校發展為具有藝術特色的江蘇省四星級普通高中學校。檔案編研工作從無到有，取得了較快的發展。檔案編研在檔案服務于學校的教育教學工作中發揮了積極的作用。如何在實踐中將檔案編研工作更好地服務于學校工作是作者在開展檔案管理工作中一直思考的問題。

一、做好常規編研工作，全面反映學校綜合情況

檔案事業的發展已進入了檔案信息管理和檔案信息服務的新時代。為學校、社會提供有價值的服務是學校檔案工作的根本宗旨，也是檔案工作在新時代的集中體現。

學校編寫的《大事記》《組織機構沿革》《基礎數字匯編》《發文匯集》等續編類的編研材料，是具有連續性的信息資料。根據材料積累的規律，確定恰當的編制周期，強調做好相關信息的及時收集，在鞏固原有編研成果的基礎上，高質量地做好續編工作。這類專題匯編能比較全面地反映學校的基本情況，為學校提供學生人數、教職工信息、教育經費預決算數、校園面積、基建情況、科研成果、圖書館藏數等資料，為學校領導總結工作、制定計劃、編史修志以及探索學校的發展規律等提供依據。從實用的角度來完成的匯編，成為利用者最需要的數據。

二、突出藝術類檔案材料編研，體現學校特色

我校是一所藝術特色學校，在檔案編研方面應重點突出藝術特色。如《藝術教育集錦》《師生美術作品匯編》《藝術教師優秀教案匯編》《藝術節專題匯編》《藝術班高考及錄取院校匯編》等，這些編研成果真正體現了學校的藝術教學特色。我校在江蘇省首批藝術特色學校驗收工作中，通過查閱這類特色編研材料，使驗收組的領導從不同角度更全面地了解學校藝術教育水平，相比從大量的原始檔案中調取相關信息，可以更科學、系統、集中地提供檔案資料。既節省時間提高工作效率，又有力地證明了學校各項工作的真實性、客觀性，并為我校成為江蘇省首批藝術特色學校發揮了巨大的作用。實踐證明，編研材料作為學校特殊的信息資源在開發利用中實現了它應有的價值。

三、以多媒體編研藝術檔案，使編研成果豐富多彩

隨著信息化的發展、網絡技術的不斷完善，檔案信息除了單純的文字信息外，越來越多地出現了由文字、圖像和聲音等多媒體組成的綜合信息。檔案編研工作也需要用信息化的手段達到開發檔案信息資源、提供檔案信息利用、實現檔案社會化服務的目的。藝術特色學校的藝術特點為學校檔案編研工作指明了新方向。因此，必須改變單一利用文書檔案編研的現狀，充分利用學校各種門類的檔案，運用多媒體技術開展工作。

（一）首先將不同載體的檔案信息數字化。數字化是實現檔案多媒體編研的基礎。不同載體的檔案信息，如紙質文件、照片、錄像帶、錄音帶等進行數字化，是實現檔案多媒體編研的前提。將聲音、錄像等檔案轉化為數字化形式，如采用精密掃描儀對照片進行掃描，保存為圖像格式；采用專用設備和軟件如MP3 SoundRecorder將錄音帶的聲音轉成mp3文件格式；采用視頻捕捉卡（視頻編輯卡）將錄像帶轉成MPEG4格式。計算機等現代化設備和先進手段為學校檔案多媒體編研提供了技術上的支持與可能。藝術特色學校的名教師講課，學生的聲樂、器樂作品，獲獎作品，學校藝術節匯演均需要進行檔案的數字化處理。

（二）在檔案材料數字化的基礎上利用多媒體技術進行檔案編研。多媒體技術運用于檔案編研，是指根據客觀需要，對檔案內容進行分析研究，按照一定的題目，將文字、圖形、影響、聲音等各種相關檔案信息加以有機組合加工，編輯成各種形式的電子檔案編研成品的業務工作。多媒體技術的應用有助于在同一部編研功能成品中集成多種類型的信息。如《藝術教師優秀教案匯編》與《藝術節專題匯編》便是以多媒體展現的檔案編研成果。

在實踐中，運用多媒體技術進行檔案編研具有明顯的優點：圖文并茂、生動形象；多種信息匯聚，編研效果突出；色彩鮮明，豐富多樣；聲音、視頻融合，有聲有色；文字、聲音、圖像結合，傳達信息量豐富；信息數字化，易于儲存、復制、重組和修改；具有良好的復用性。從而使編研成果在載體上更加豐富多彩，在形式上更讓廣大教職員工、學生喜聞樂見。

在充分認識檔案編研工作的重要性的同時，應用數字化多媒體技術，在常規編研的基礎上，緊扣藝術學校的藝術特色，形成多種類、多載體的檔案編研成果，走出一條檔案信息編研工作的新路，才能真正為藝術特色學校的發展提供服務。