高校基建檔案管理存在的問題及對策研究

文/山西大學檔案館 艾欽

隨著國家對高等教育投入的不斷加大，我國一大批高校經歷了擴張規模、建設新校區的發展階段。在此過程中，大量的基建項目工程檔案形成。這些基建檔案既是工程竣工驗收的必需文本，也是日后工程維護、改擴建的重要依據，因此，對各高校基建檔案管理工作提出了更高的要求。

一、高校基建檔案的特點

高校的基建檔案除了普通檔案具有的職能性、原始性、價值性等特點之外，還具有以下幾個特點：一是檔案的管理周期長，它主要體現在一項工作從計劃審批到竣工驗收甚至維修所需要的一個時間段，檔案從內容到數量都相當龐大。二是專業性強，因為基建項目是一項專業技術性很強的作業，有著嚴苛的標準體系，所以在檔案的管理方面對其科學性有較高的要求。三是成套性，基建檔案涉及從開始到建成的所有相關資料，會形成一套完整的文件。四是復雜性，基建檔案不僅數量龐大，而且涉及部門廣、環節多；檔案的管理過程必須注重統一管理。五是可利用性強。

二、高校基建檔案管理普遍存在的問題

從目前各高校基建檔案管理工作的總體情況來看，普遍存在有關部門重視程度不夠、管理制度不完善、管理人員缺乏專門的業務技能培訓等突出問題，也由此造成了基建檔案材料不齊全、利用不合理等現象。具體來說，主要存在以下幾方面問題：

（一）基建檔案管理人員配備不足。一般而言，高校的基建工作都是在學校領導、基建部門以及建設人員的直接參與下完成的，整個過程都沒有配備檔案部門專業管理人員，缺乏主動介入，導致了檔案管理人員對項目缺乏了解。而現有檔案管理人員對基建檔案歸檔意識薄弱，存在對基建檔案歸檔指導不夠、管理工作效率不高的突出問題。尤其是近年來，伴隨著各高校新建分校區、基建項目全面鋪開，更是加大了檔案部門的工作量。如果檔案管理人員的積極性不高、認識不足，就會影響檔案的歸檔時間，甚至會導致基建檔案的遺失。

（二）基建檔案管理運行機制不暢。由于新校區建設項目龐大，往往都是向多個單位發包完成，大量基建檔案生成于各個單位和環節當中，因此，極易造成檔案歸檔工作脫節的問題。從職責分工來看，各分承包單位應負責基建檔案的收集、整理和匯總工作，或者由建設單位委托一個承包單位對基建檔案匯總整理。但是由于檔案管理人員沒有加入到基建項目的建設中，不能與施工部門進行交流，各部門又缺乏統一規范的運行機制，達不到統一的歸檔標準，所以無法實現檔案匯總整理。即使個別單位發現了這種問題，也無法及時去更正這些問題。

（三）基建檔案管理制度不夠完善。很多高校的檔案管理部門對基建檔案的工作規范和管理水平不足，缺乏詳細科學的歸檔標準，甚至對基建檔案的歸檔范圍、歸檔流程都沒有切實可行的辦法，導致學校基建檔案管理成為紙上談兵，無法指導具體工作。同時，檔案部門資金不足，沒有足夠的資金購買專業設備對圖文進行處理或復制，這樣就會導致基建資料不夠完善。特別是隨著互聯網技術的發展，原有的檔案保存技術、方法已經遠遠不能滿足檔案管理工作的需求。

三、高校基建檔案管理的原則和方法

如何采取有效措施，保證高校建設中各項基建項目檔案的齊全、完整和合理開發利用，為國家建設和學校的建設發展服務，是每一個建設者和管理者的重要任務和職責，檔案工作者更是責無旁貸。我們認為，提高高校基建檔案管理水平應當堅持以下原則和方法：

（一）統一性。高校基建檔案統一領導,統一管理，責任明確，責任到人，以確保檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

（二）完整性。基建檔案應全面反映基建項目從申請立項到竣工驗收的整個過程，建立切實可行的歸檔進度表，加快歸檔工作進程，保證檔案的完整性。具體來說，可以實行“工程竣工檔案保證金制度”，將工程款的5%作為押金，利用經濟手段治理來保證檔案的完整性。

（三）準確性。在基建項目的各個階段都重視文件材料的價值，如文字材料要有主要負責人簽字，以單位名義形成的文件要加蓋公章，圖紙標簽欄不得有漏簽等，基建檔案歸檔前應認真審核，保證基建檔案的準確。

（四）系統性。基建檔案應制定詳細的歸檔范圍，按不同類目及時收集、整理，在建設項目各個階段生成的的文件材料原件，如工程前期的文件材料和工程竣工驗收合格后的的各種文件都要及時歸檔，便于管理和使用。

（五）安全性。基建檔案必須妥善保管，有完整的查閱與借閱制度，以確保檔案的安全。

高校的基建檔案內容復雜多樣，因此對基建檔案管理工作有著很高的要求。我們認為，通過以上舉措，可以理順高校基建檔案工作的運行機制，有效提高基建檔案管理工作的科學化水平，從而為我國高等教育事業的全面發展提供有力保障。