大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)單位檔案管理的思考

文/浙江省嘉興市婦幼保健院 姚靜靜

近些年來，大數(shù)據(jù)一詞越來越多地被提及，人們用它來描述和定義信息爆炸時(shí)代產(chǎn)生的信息量巨大的數(shù)據(jù)。哈佛大學(xué)社會(huì)學(xué)教授加里·金說：“這是一場(chǎng)革命，龐大的數(shù)據(jù)資源使得各個(gè)領(lǐng)域開始了量化進(jìn)程，無論學(xué)術(shù)界、商界還是政府，所有領(lǐng)域都將開始這種進(jìn)程。”在大數(shù)據(jù)背景下，國(guó)家檔案局“十三五”規(guī)劃中已經(jīng)將檔案信息化工作列入工作要點(diǎn)；在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案的數(shù)量將成倍增長(zhǎng)，檔案管理工作載體、儲(chǔ)存方法均發(fā)生了巨大變化；在大數(shù)據(jù)背景下，企事業(yè)單位長(zhǎng)期的發(fā)展過程中，積累了大量以紙質(zhì)載體為主的檔案資料，查找利用非常不方便；大數(shù)據(jù)背景下，也打破了原有信息傳播的局限性，信息打破時(shí)間空間的局限性快速傳播……

大數(shù)據(jù)背景下，要積極清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化發(fā)展的重要性，利用好大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，積極創(chuàng)新思路，創(chuàng)新檔案工作手段，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與大數(shù)據(jù)的融合，從理論到實(shí)踐，從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)到檔案利用服務(wù)再到檔案資源開發(fā)利用的全面創(chuàng)新，使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，成為擺在我們面前的重要課題。

檔案管理信息化最重要的是數(shù)字檔案資源建設(shè)。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件收集、檔案信息資源的數(shù)字化整合。相對(duì)而言，傳統(tǒng)載體的數(shù)字化是這三塊內(nèi)容中各企事業(yè)單位做得相對(duì)較好的一塊，對(duì)于紙質(zhì)版本檔案的數(shù)字化，可以方便利用并有效降低查檔時(shí)間，檔案人員和企事業(yè)管理者相對(duì)有更多的動(dòng)力投入到這塊工作。現(xiàn)有情況下，電子文件收集整合相對(duì)欠缺。企事業(yè)單位越來越多地把信息放到各種新媒體上，網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)量激增而且雜亂分散，要做到對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的快捷有效利用，必須將信息進(jìn)行有效的分類整合。面對(duì)成倍增長(zhǎng)的大量電子文件，我們傳統(tǒng)的逐份閱讀直接鑒定法將遇到嚴(yán)峻的考驗(yàn)，如何對(duì)這些文件進(jìn)行快速分類，鑒定歸檔內(nèi)容和期限，我們或許更需要大數(shù)據(jù)從技術(shù)上來解決。

而對(duì)檔案信息資源的數(shù)字化整合必須借助于軟件系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，軟件系統(tǒng)處于檔案管理模式的中心，成為優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，發(fā)揮檔案信息有效利用的重要實(shí)現(xiàn)媒介。專業(yè)的整合工具，一站式的檢索，利用者在界面輸入檢索關(guān)鍵詞即可一次性檢索到信息。利用軟件，基于利用者的偏好和實(shí)際情況，將分散無序的檔案信息匯聚、集成、關(guān)聯(lián)、整合到統(tǒng)一界面中，有效提供利用服務(wù)。檔案信息資源建設(shè)是當(dāng)前檔案信息化的核心和關(guān)鍵，是搞好檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，是檔案信息化取得實(shí)效的必要前提條件。

檔案保管工作的最終目的在于利用，檔案在使用中才能體現(xiàn)其價(jià)值所在。傳統(tǒng)的“重保管、輕利用”觀念根深蒂固，對(duì)各項(xiàng)工作的支持較少，更多的是保管記錄。努力抓住這個(gè)機(jī)遇，關(guān)注云計(jì)算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，不斷深入研究，努力發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。強(qiáng)化檔案資料的開發(fā)挖掘，不僅局限于硬件方面的更新，更要加快檔案資源加工工作的進(jìn)展，對(duì)零散的檔案信息資料整合分類處理。根據(jù)實(shí)際需求抓住編研的重點(diǎn)，對(duì)檔案的深度加工，提供系統(tǒng)的、全面的專題編研材料，主動(dòng)提供服務(wù)。檔案信息資源應(yīng)轉(zhuǎn)向以人為本，以需求為導(dǎo)向，滿足利用者的查檔需求。以用戶的調(diào)檔傾向、頻次等方面的特征數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，也可以在新媒體的平臺(tái)設(shè)置反饋信息，使檔案管理人員即使是身居于檔案室內(nèi)也可以暢通地與信息受眾進(jìn)行交流，了解需求和意見，激發(fā)其不斷創(chuàng)新完善的動(dòng)力，更好地提供人性化服務(wù)，利用服務(wù)水平得以提高。

檔案信息資源也要緊抓大數(shù)據(jù)時(shí)代這個(gè)機(jī)遇，建立起新的傳播方式。不同企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，有利于相互間交流學(xué)習(xí)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企事業(yè)單位更應(yīng)對(duì)自己原有的檔案信息資源結(jié)合現(xiàn)實(shí)的情況，將更具有價(jià)值的檔案進(jìn)行共享，將不具備價(jià)值的檔案進(jìn)行剔除，實(shí)現(xiàn)檔案資源效用的最大化。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，企事業(yè)檔案工作者需要緊跟時(shí)代步伐學(xué)習(xí)新技術(shù)、新思維，全面提升工作效率及服務(wù)質(zhì)量。工作范式的轉(zhuǎn)向不是一蹴而就的事情，努力有效整合檔案信息，讓信息“活起來”，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。