醫院基建檔案的重要性及管理策略淺析

文/湛江市代建項目管理局 熊婧文

工程項目建設，檔案資料管理對整個工程順利完成有著極為重要的作用。而醫院的基建檔案又作為醫院工程基本建設工作的真實記錄和歷史憑證，是醫院發展、評估、改擴建的重要依據，是醫院的寶貴財富。加強醫院基建工程項目檔案資料管理，強化檔案資料監控，對醫院基建工程項目順利展開具有無可替代的作用。

一、醫院基建檔案的重要性

基建工程項目建設的所有環節，詳細記錄工程建設的過程就是整個項目的檔案資料。通過檔案資料，可了解項目建設的實際情況。同時，依據檔案資料記載，有助于各類設備安裝調試，且項目建設完成后的竣工驗收、投入使用與修改等，都需依照檔案資料記載的內容。基建工程項目檔案貫穿于項目的所有過程，其中包含的單位、部門與人員非常多。因此，一個完整的項目實施完成需要經過較長的時間，并且每個基建項目都要經過從立項到竣工的過程，因此基建檔案具有較長的周期性。而通過分析檔案資料內容，能夠了解項目施工中的詳細情況，實現有據可查。唯有如此，才有助于工程建設期間與完成后各項工作的展開。

基建檔案的信息化管理，不但避免了基建圖紙泛黃、磨損、不易裝盒保存的弊端，而且實現了檔案部門與基建部門的網絡溝通，在無條件配備專職基建檔案員的前提下，也可以通過計算機網絡解決檔案人員在整理基建檔案時的困惑，或在基建部門的遠程協助下更好地完成檔案的歸類整理。醫院基建檔案的信息化管理，可以逐步減輕檔案工作者的工作量，提高檔案工作者的工作積極性。檔案的管理是一項繁瑣又繁重的工作，就目前實體檔案的管理情況看，從檔案材料的收集、整理、歸檔到檔案的查閱等，都需要檔案工作者付出極大的體力和腦力。而基建檔案一旦實現信息化管理，可以有效提高檔案工作者的工作效率。

二、醫院基建檔案管理策略

（一）建立健全統一的數據平臺。“互聯網+”背景下進行基建檔案管理工作的創新，建立健全統一的數據平臺十分必要。統一的數據平臺使檔案管理更加標準和統一，在此基礎上可以為管理人員配置專業軟件，讓管理人員通過互聯網技術進行檔案數據的管理、維護、修改等工作，提升檔案管理的效率。基建檔案的數據平臺應該具備自動檢索和編排功能，能夠快速識別以及轉換信息數據，從而使檔案管理實現數字一體化。

（二）強化立項中的資料監控。所有項目成立、勘察、審批前，并沒有成立與之相對應的部門。而對于各部門的資料管理人員也沒有形成。但是整個工程的材料在前期是處于分散狀的，有的文件遺留在其他部門，有的文件放在規劃部，并沒有對文件進行必要的處理工作。同時，工程招標和勘察的文件仍然放在管理部。如果資料過于分散，沒有及時收集，時間一久，就會加大收集的難度，且還有丟失文件的可能性。因此，工程立項的前期，應注意檔案收集的及時性，并整理好，有專人負責。在此過程中，還應加強對設備的監控。保證設備符合要求，確保設備工作的質量。

（三）建立統一平臺，加強對管理人員的培訓。基建檔案工作的創新離不開管理人員的努力，管理人員的專業能力以及業務素養對管理工作的質量有著重要的影響，因此應該建立統一的平臺，加強對管理人員的培訓。互聯網的改變是日新月異的，因此管理人員有必要對有關知識和變化進行專門的學習，從而能夠讓管理工作適應互聯網的變化。基建檔案的管理首先要將管理責任落實到個人，并定期對管理人員進行培訓和教育，不斷提高管理人員的專業能力和業務素養。只有當基建檔案管理人員順應時代發展要求，了解最新和高端的管理方式，才能最大限度地提升基建檔案管理工作的質量，讓基建檔案管理工作緊跟時代的發展。

（四）做好基建實體檔案的收集、整理、歸檔工作。對基建檔案按照建筑名稱進行分類，如1號病房樓基建檔案、2號病房樓基建檔案等，并對每棟建筑的檔案，以工程的進度為標準進行分級管理，如工程準備文件、工程施工文件、工程竣工文件等，初步實現基建檔案的分類別分層級管理。

（五）做好基建檔案驗收工作。國防科工局頒布了《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》，旨在加強基建檔案管理工作，規范執行基建檔案工作檢查、預驗收制度。抓住檔案驗收前的自檢環節，從基建檔案工作管理體制，文件材料收集的完整性、內容的規范性、整理的系統性等方面進行系統的內部檢查。工程竣工驗收3個月內做好基建檔案移交工作，通過基建檔案驗收工作提高基建工程管理和基建檔案管理水平。

三、結論

醫院基建檔案是醫院工程建設的真實記錄，也是維護醫院檔案完整性和系統性的關鍵所在。檔案管理人員應根據不同基建工程項目的特點，及時總結基建檔案管理中出現的問題，有針對性地加以解決，促進醫院基建檔案的規范化、安全化、科學化、信息化，以高效、快捷的服務更好地促進醫院的現代化建設。